Abhängig von der persönlichen Situation des Mitarbeiters, der Dauer einer Entsendung und dem Bestehen eines Doppelbesteuerungsabkommens, kann es im Gastland (Outbound) bzw. der Schweiz (Inbound) zu einer Besteuerung des Mitarbeiters kommen. Falls dies der Fall ist, steht oft auch der Schweizer Arbeitgeber in der Pflicht.
a) In die Schweiz – Inbound
Ein ausländischer Mitarbeiter untersteht in der Schweiz der Besteuerung an der Quelle. Verantwortlich für die Entrichtung der Quellensteuer ist der inländische Arbeitgeber; die Steuer wird vom Bruttoeinkommen erhoben. Wird der Mitarbeiter aber von der ausländischen Gesellschaft bezahlt, ist vielfach unklar, was die steuerliche Bemessungsgrundlage darstellt. Ist es der Arbeitslohn, mit oder ohne Zulagen? Wie werden Spesenentschädigungen behandelt? Wie sind im Ausland bezahlte Steuern mit einzurechnen? Muss eine Schattenbuchhaltung geführt und ein Schweizer Lohnausweis erstellt werden?
Verantwortlich für die korrekte Abrechnung ist in jedem Fall der Arbeitgeber, diese Verpflichtung kann nicht befreiend auf den Mitarbeiter abgewälzt werden! Die Risiken für den Arbeitgeber sind beträchtlich: Eine Non-Compliance kann den Arbeitgeber schwer treffen. Denn kann die vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers abzuziehende Quellensteuer nicht oder nicht mehr auf den Arbeitnehmer überwälzt werden, muss diese ins Hundert aufgerechnet (sog. Gross-up) werden. Aus einer Steuerbelastung von 35% werden so schnell fast 54%! Die Belastung verbleibt beim Arbeitgeber.
b) Aus der Schweiz – Outbound
Der im Ausland tätige Mitarbeiter kann nach dem dortigen Recht steuerpflichtig werden. Viele ausländische Staaten kennen ähnliche Steuerbezugssysteme wie das schweizerische Quellensteuersystem. Je nach Land müssen die Steuern monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden. Die Besteuerungsgrundlage und die Abrechnungsmodalitäten werden durch das nationale Steuerrecht im jeweiligen Land bestimmt. Die Risiken für den Arbeitgeber sind beträchtlich. Da ausländische Staaten meist höhere Steuersätze kennen als die Schweiz, fällt auch eine allfällige Aufrechnung ins Hundert enorm aus. Die finanzielle Planung und die Budgets für Auslandeinsätze können so völlig aus dem Ruder laufen. Ein nicht gesetzeskonformes Verhalten kann weiter zu Bussen und zum Eintrag in eine schwarze Liste und vorübergehendem Tätigkeitsverbot in einem Land führen.
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