Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland birgt finanzielle Risiken für das entsendende Unternehmen. Die Tätigkeit im Ausland hat nicht nur Auswirkungen auf den Mitarbeiter und seine administrative Situation – die Tätigkeit des Mitarbeiters wirkt direkt auch auf das Unternehmen ein im Bereich Steuern und Sozialversicherungen. Eine Situationsanalyse tut not.

Wenn Unternehmen Mitarbeiter ins Ausland entsenden, stehen hierfür meist betriebliche Motive im Vordergrund. Es gilt eine Führungsvakanz zu füllen, ein technisches Problem zu lösen oder eine Ausbildung zu ermöglichen. Vor diesem Hintergrund wird den steuerlichen und den sozialversicherungsrechtlichen Risiken selten die nötige Aufmerksamkeit gewidmet. Diese Risiken bestehen nicht nur auf Seiten des entsandten Mitarbeiters sondern auch des Unternehmens.

Abhängig von der persönlichen Situation des Mitarbeiters, der Dauer einer Entsendung und dem Bestehen eines Doppelbesteuerungsabkommens, kann es im Gastland (Outbound) bzw. der Schweiz (Inbound) zu einer Besteuerung des Mitarbeiters kommen. Falls dies der Fall ist, steht oft auch der Schweizer Arbeitgeber in der Pflicht.

a) In die Schweiz – Inbound

Ein ausländischer Mitarbeiter untersteht in der Schweiz der Besteuerung an der Quelle. Verantwortlich für die Entrichtung der Quellensteuer ist der inländische Arbeitgeber; die Steuer wird vom Bruttoeinkommen erhoben. Wird der Mitarbeiter aber von der ausländischen Gesellschaft bezahlt, ist vielfach unklar, was die steuerliche Bemessungsgrundlage darstellt. Ist es der Arbeitslohn, mit oder ohne Zulagen? Wie werden Spesenentschädigungen behandelt? Wie sind im Ausland bezahlte Steuern mit einzurechnen? Muss eine Schattenbuchhaltung geführt und ein Schweizer Lohnausweis erstellt werden?

Verantwortlich für die korrekte Abrechnung ist in jedem Fall der Arbeitgeber, diese Verpflichtung kann nicht befreiend auf den Mitarbeiter abgewälzt werden! Die Risiken für den Arbeitgeber sind beträchtlich: Eine Non-Compliance kann den Arbeitgeber schwer treffen. Denn kann die vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers abzuziehende Quellensteuer nicht oder nicht mehr auf den Arbeitnehmer überwälzt werden, muss diese ins Hundert aufgerechnet (sog. Gross-up) werden. Aus einer Steuerbelastung von 35% werden so schnell fast 54%! Die Belastung verbleibt beim Arbeitgeber.

b) Aus der Schweiz – Outbound

Der im Ausland tätige Mitarbeiter kann nach dem dortigen Recht steuerpflichtig werden. Viele ausländische Staaten kennen ähnliche Steuerbezugssysteme wie das schweizerische Quellensteuersystem. Je nach Land müssen die Steuern monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden. Die Besteuerungsgrundlage und die Abrechnungsmodalitäten werden durch das nationale Steuerrecht im jeweiligen Land bestimmt. Die Risiken für den Arbeitgeber sind beträchtlich. Da ausländische Staaten meist höhere Steuersätze kennen als die Schweiz, fällt auch eine allfällige Aufrechnung ins Hundert enorm aus. Die finanzielle Planung und die Budgets für Auslandeinsätze können so völlig aus dem Ruder laufen. Ein nicht gesetzeskonformes Verhalten kann weiter zu Bussen und zum Eintrag in eine schwarze Liste und vorübergehendem Tätigkeitsverbot in einem Land führen.

Die Entsendung ins Ausland beeinflusst auch die Sozialversicherung des Arbeitnehmers. Grundsätzlich stellt sich die Frage, ob der Arbeitnehmer im Ausland korrekt versichert ist.

Innerhalb Europas bestehen Abkommen, welche die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung der entsandten Mitarbeiter regeln und einem Staat exklusiv zuweisen. Die Regeln sind komplex, abhängig von dem Ort der Tätigkeiten, der Ansässigkeit des Mitarbeiters in einem Staat, dem Sitz des Arbeitgebers und auch davon, ob es sich um eine echte Entsendung oder um eine abwechselnde oder gleichzeitige Tätigkeit in mehreren Staaten handelt. Falls eine Sozialversicherungsdeckung gegeben ist, bestätigen die Sozialversicherungsbehörden des Entsendungslandes dies mit dem sogenannten Formular A1.

Mit den Staaten ausserhalb Europas bestehen teilweise bilaterale Abkommen. Der Umfang der abgedeckten Sozialversicherung unterscheidet sich von Abkommen zu Abkommen. Bei Entsendungen kennen diese Abkommen in der Regel die exklusive Zuweisung, bei der gleichzeitigen Tätigkeit in mehreren Ländern die proportionale Aufteilung. Grundsätzlich ist es Aufgabe des Arbeitgebers dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer durch die Sozialversicherung gedeckt ist. Der Arbeitgeber muss für den Arbeitnehmer ein sogenanntes Certificate of Coverage (CoC) beantragen, womit die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung klar geregelt ist. Unterlässt er dies oder wird dies falsch gehandhabt, riskiert der Arbeitgeber in einem Anwendungsfall wie Invalidität zur Verantwortung gezogen und zur Übernahme der Kosten verpflichtet zu werden, was schnell einige hunderttausend Franken ausmachen kann.

Die Tätigkeit eines Mitarbeiters im Ausland für den entsendenden Arbeitgeber kann dazu führen, dass das ganze Unternehmen im Ausland steuerpflichtig wird. Eine Tätigkeit im Ausland aus einer festen Einrichtung heraus über einen bestimmten Zeitraum sowie ein aktiver Marktauftritt mit Handlungs- und Abschlusskompetenz eines Mitarbeiters, werden gemeinhin als Betriebsstätte eines Unternehmens betrachtet. In diesem Fall würde ein Teil des Gesamtgewinns des Unternehmens im Ausland steuerpflichtig.

Zentral ist, dass ein Unternehmen bei Entsendungen die Führung des Mitarbeiters und dessen administrative Pflichten nicht aus der Hand geben darf. Eine Laisser-Faire-Haltung oder Überbindung von Pflichten auf den Mitarbeiter ohne entsprechende Kontrolle wird sich finanziell und hinsichtlich Reputation in jedem Fall negativ auf das Unternehmen auswirken. Nur diejenigen Unternehmen, die ihre internationalen Entsendungen planen und überwachen, haben auch ihre diesbezüglichen finanziellen Risiken im Griff.

Mobile Workforce Health Check: Finden Sie heraus, wo Sie stehen (PDF, auf Englisch)