Unternehmen laufen Gefahr, Geld zu verlieren Unternehmen laufen Gefahr, Geld zu verlieren

Auch wenn die ESG-Berichterstattung nur wenig mit Steuern zu tun hat, geht es im Grunde darum, dass Regierungen Steuern zur Finanzierung von ESG-Initiativen einsetzen möchten. Zudem möchte die Öffentlichkeit sicher sein können, dass Unternehmen das "Richtige" tun. Steuern und Steuertransparenz spielen eine zentrale Rolle bei diesen Themen. Wenn Steuerfunktionen in die ESG- und Nachhaltigkeitsplanung involviert sind, kann Datenanalytik eines der Governance-Tools sein, die zur Einhaltung von Steuertransparenz und Compliance-Anforderungen beitragen.

Obwohl insbesondere die Steuerfunktion stark auf datengestützte Entscheidungsfindung angewiesen ist, haben noch längst nicht alle Unternehmen die Bedeutung von Daten und Technologie erkannt. Jede einzelne Steuerberechnung, ob für direkte oder indirekte Steuern, beruht im Endeffekt auf in Echtzeit generierten Daten. Seit einigen Jahren haben nun auch die nationalen Steuerbehörden begonnen, dies zu ihrem Vorteil zu nutzen. Der digitale Wandel in der Besteuerung hat bereits weltweit begonnen und hat mit der Covid-19-Krise sogar noch an Fahrt gewonnen. Dementsprechend fordern viele Steuerbehörden von den Unternehmen volle Transparenz bei den Transaktionen, wie z. B. im Falle der spanischen oder ungarischen Berichterstattung in Echtzeit, der italienischen und polnischen e-Invoicing oder des rumänischen SAF-T. Zudem gibt es mehrere andere europäische und globale Initiativen zur weiteren Digitalisierung und damit zur Verringerung von MwSt.-Verlusten im Zusammenhang mit der Erhebung der indirekten Steuern (z. B. elektronische Registrierkasse in der Tschechischen Republik 2023, digitales öffentliches Auftragswesen in Dänemark 2023, e-Invoicing in Frankreich 2024, Erweiterung der elektronischen B2G-Anforderungen in Deutschland 2022-2024, SAF-T in Ungarn 2022/2023, e-Invoicing in Serbien 2022/2023, e-Invoicing in der Slowakei). 

Aus diesem Grund sollten Unternehmen die bevorstehenden Herausforderungen als Möglichkeit sehen, ihr Steuerdatenmanagement zu überprüfen und zu optimieren: Damit ist eine Reihe technologiegestützter Verfahren gemeint, mit denen Daten für steuerliche Zwecke aufbereitet werden.

Das Management steuerrelevanter Daten ist nichts Neues. Trotzdem werden in den meisten Unternehmen immer noch viele Prozesse mit manuell erstellten Tabellenkalkulationen durchgeführt. Die Nachteile sind eindeutig: Die Verfahren sind langsam und teuer. Die Datenanalyse, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung von Steuervorschriften, basiert weitgehend auf mehreren Datenquellen, die durch verschiedene Berichte gesammelt werden. Demzufolge verwenden die Steuerabteilungen über 70 Prozent ihrer Zeit für die Datenverarbeitung und lediglich 30 Prozent oder weniger für die Erfüllung der Compliance. Der Aufwand für die Sicherstellung der Datenqualität wird zu einem kostspieligen Problem für Unternehmen, die sich nicht rechtzeitig für die digitale Transformation positionieren. 

Die Compliance-Anforderungen, die Vielzahl der zu meldenden Details und die Häufigkeit dieser Meldungen nehmen rasant zu. Die wichtigste Veränderung im Datenmanagement ist der Übergang von manuellen Datenprozessen zu einer hochwertigen Automatisierung. Obwohl viele Steuerabteilungen wissen, dass sie ein Datenproblem haben, benötigen sie Fachwissen, um technologische und organisatorische Änderungen wirksam umzusetzen. Die meisten Initiativen scheitern, weil entweder die falschen Technologien eingesetzt werden oder das Steuerdatenmanagement in den verwendeten Tools nicht korrekt umgesetzt werden kann.

Eine erfolgreiche Implementierung des Steuerdatenmanagements sollte immer mit einer ersten Identifizierung der bestehenden und zukünftigen Herausforderungen für das Unternehmen beginnen, die sich aus neuen Compliance- und Gesetzesänderungen ergeben können. Das Ziel besteht darin, all diese Anforderungen mit einer einzigen Datenmanagement-Lösung zu erfüllen, die möglichst viele Synergien bietet. In der Folge müssen die erforderlichen Datenprozesse entworfen werden. Diese sollen den Datenbedarf und die Struktur der Datenerzeugung widerspiegeln. Die Umsetzung dieser Kontrollprozesse in technologische Anforderungen und die Suche nach der richtigen Infrastruktur kann eine Herausforderung sein. Dazu braucht es oft jemanden, der sich mit den steuerlichen Herausforderungen und den verfügbaren Technologien gut auskennt.

Kurz zusammengefasst: Sie brauchen die richtigen Daten zur richtigen Zeit sowie Vertrauen in die Qualität Ihres Datenbestands. Ein zuverlässiger Überblick über die Buchungen und Transaktionen sowie deren Auswirkungen auf die Steuerfunktion ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung in Echtzeit.