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Vous déménagez ?

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Articles « Repenser le risque »

Cet article a été corédigé avec Catherine Nadeau, Directrice Principale,  services-conseil en management, KPMG au Canada

Le déménagement d'un siège social ou d'une place d'affaires est un moment important pour une organisation et doit être soigneusement planifié afin d'assurer la continuité des services offerts, à l'interne comme à l'externe, et que tout se déroulera de façon harmonieuse et transparente tant pour les employés que les clients.

Malheureusement, la gestion de l'information est souvent négligée et on s'aperçoit, à la dernière minute, des enjeux qui en découlent.

Les tendances actuelles de décloisonnement des espaces bureau et de bureaux à la carte amènent une réduction des espaces dédiés au rangement (rayonnages communs, classeurs, etc.). De plus, la diminution du nombre de tiroirs par bureau oblige les employés à réduire leur masse documentaire papier. Cet exercice est fréquemment peu encadré et les employés doivent faire rapidement, selon leurs propres connaissances et les outils à leur disposition. Cela peut malheureusement mener à la violation de diverses lois, contrats ou politiques, à une réduction de la productivité mais aussi à des pertes d'opportunités. Parmi les éléments les plus fréquents, on constate :

  • Numérisation massive de documents sans discernement, causant :
    • une explosion des volumes de documents sur les répertoires réseaux ou les serveurs de courriel,
    • la conservation de documents nuisibles au-delà des périodes de rétention définies, et
    • un usage accru de la bande passante interne et la réduction de la performance réseau;
  • Numérisation à l'aide de processus ad hoc non encadrés pouvant mener à des pertes d'information (pages manquantes, qualité médiocre, documents numériques mal nommés ou classés, numérisation en format image limitant la recherche plein texte);
  • Perte de la valeur légale de certains documents officiels en cas de numérisation non conforme aux lois et standards de numérisation de documents;
  • Déchiquetage accru résultant en une augmentation des coûts ou des bacs qui débordent, pouvant ainsi mener à des bris de confidentialité lorsque des documents sont mis directement dans le recyclage;
  • Destruction massive de documents sans identification préalable des délais de conservation applicables;
  • Envoi de nombreuses boîtes pour archivage (archivage interne ou chez un tiers archiveur) avec indexation minime ou absente pouvant mener à un archivage involontaire (ex. fournitures de bureau), une perte de documents, ainsi qu'à une explosion des coûts récurrents d'archivage;
  • Réduction des espaces bureau et emphase mise sur un travail plus électronique (bureau « sans papier »), sans avoir prévu les outils et l'environnement adéquat pour les employés (ex. 2 ou 3 écrans, bureaux et chaises ergonomiques, manque d'espaces de réunion ou pour prendre des appels, etc.).

Idéalement, dès la mise sur pied de votre projet de déménagement, les aspects informationnels, dont ceux précédemment mentionnés, doivent être inclus au sein du plan de déménagement et vos ressources compétentes en gestion de l'information, archivistique, communication et avocats impliqués. Si des professionnels de la gestion documentaire travaillent au sein de votre organisation, ils devraient se joindre à vos ressources du département juridique et des groupes de technologies de l'information, de logistique, de communication, etc. au sein de votre comité de planification et d'exécution du déménagement.

Réfléchir à la gestion documentaire dès le départ permet de développer un plan d'action incluant, au minimum, les étapes suivantes :

  • Faire ou mettre à jour l'inventaire sommaire de la documentation papier (tant dans les bureaux des employés que les espaces communs) pour bien comprendre les volumes actuels et permettre l'identification de ce qui pourra être détruit, archivé ou numérisé;
  • Mesurer les écarts entre les espaces actuels dédiés à la documentation papier et les espaces projetés pour identifier le volume qui devra être traité avant le déménagement;
  • Développer ou mettre à jour des outils qui guideront les employés à préparer leur propre déménagement (par ex. règles simples de conservation et destruction des documents pour éliminer ce qui peut l'être, procédures de numérisation, procédures d'enregistrement et de classification de l'information, etc.);
  • Sensibiliser et former les employés aux différentes mesures, ce qui inclut la sensibilisation aux risques de bris de confidentialité (ex. recyclage vs déchiquetage);
  • Superviser les activités et s'assurer que tout en fait et prêt en temps opportun.

L'arrimage avec l'équipe des technologies de l'information sera crucial pour les activités de numérisation afin de planifier les espaces de stockage logiques requis pour conserver les documents qui seront numérisés, sachant que les documents numérisés sont plus lourds que les documents nés numériques. L'accès à des solutions de reconnaissance optique de caractères sera aussi nécessaire. La collaboration avec l'équipe TI est aussi très importante pour planifier les installations dans le nouvel édifice, que ce soit pour équiper les bureaux des employés et les salles de réunion ou de travail afin de s'assurer de la mise en place d'un environnement de travail plus favorable à un bureau « sans papier » ou papier sur demande.

Par ailleurs, un déménagement est aussi un moment charnière unique pour envisager et implanter des changements de processus, en introduisant des procédures et des technologies, que ce soit un virage vers l'infonuagique, la décommission de systèmes, une migration, une transformation numérique, etc.

Finalement, que votre organisation déménage sur un autre étage, à un coin de rue ou dans une autre ville, vos employés devront être accompagnés afin que le tout se déroule de façon harmonieuse avec le moins de répercussion sur eux, vos opérations et vos clients, tout en réduisant les coûts et mitigeant les risques. Une bonne planification, un encadrement et une saine gestion du changement sont des éléments clés de votre réussite.

Si vous planifiez un déménagement et avez certaines inquiétudes ou voulez valider que vous êtes sur la bonne voie, n'hésitez pas à consulter votre équipe KPMG.
 

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