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Coupa : FAQ

Coupa : FAQ

Consultez notre foire aux questions pour obtenir de l’information sur le portail des fournisseurs Coupa.

Consultez notre FAQ pour obtenir de l’information sur le portail des fournisseurs Coupa.

Portail des fournisseurs Coupa (CSP)

Q : Où les fournisseurs peuvent-ils trouver plus d'information sur Coupa?

R : Pour obtenir plus d'information, les fournisseurs peut visiter la page d'aide aux fournisseurs de Coupa ou communiquer avec l'équipe Habilitation des fournisseurs de KPMG au Canada à l'adresse suppliers@kpmg.ca.


Q : Y a-t-il des frais pour s'inscrire au portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : L'utilisation du portail des fournisseurs Coupa est gratuite.


Q : Qu'est-ce que le portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : Le portail des fournisseurs Coupa (CSP) est une plateforme infonuagique conçue pour la collaboration entre acheteurs et fournisseurs. Les fournisseurs peuvent utiliser le CSP pour consulter leurs bons de commande, créer et soumettre des factures ainsi que gérer leurs catalogues auprès d'acheteurs particuliers. Le CSP permet également aux fournisseurs de vérifier le statut de toutes leurs transactions sans avoir à communiquer avec le service des comptes fournisseurs.


Q : Comment les fournisseurs accèdent-ils au portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : En se basant sur l'information recueillie dans le cadre d'un sondage, KPMG au Canada créera des comptes fournisseurs sur le portail des fournisseurs Coupa. Environ trois semaines avant la date de mise en service, vous recevrez un courriel de Coupa pour vous inscrire. Vous pourrez ensuite gérer les processus de commande et de facturation à partir de la plateforme.


Q : Où les fournisseurs peuvent-ils aller pour apprendre à utiliser le portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : Bien que le portail des fournisseurs Coupa soit très intuitif et convivial, KPMG au Canada a créé des ressources supplémentaires, comme du contenu informatif et des foires aux questions, pour guider les fournisseurs dans les différents processus et les différentes fonctionnalités. Cliquez ici pour accéder aux renseignements et ressources supplémentaires sur Coupa.


Q : Les fournisseurs peuvent-ils conserver leurs méthodes actuelles de facturation?

R : Après la mise en service de Coupa, nous demandons et conseillons aux fournisseurs de soumettre toutes leurs factures par l'entremise du portail des fournisseurs Coupa.


Q : Les fournisseurs devront-ils installer ou télécharger un logiciel pour travailler dans le portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : Aucun logiciel n'est nécessaire. Les fournisseurs auront simplement besoin d'une connexion Internet et d'un compte de courriel pour accéder au portail des fournisseurs Coupa. Pour toute question, ils peuvent écrire à suppliers@kpmg.ca.


Q : Comment les fournisseurs peuvent-ils s'inscrire au portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : En septembre ou en octobre, les fournisseurs recevront une invitation par courriel de la part de KPMG au Canada. Ensuite, ils recevront un deuxième courriel de la part de Coupa comprenant un lien pour s'inscrire sur le portail des fournisseurs Coupa.


Q : Combien de temps prend l'inscription au portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : Le processus d'inscription ne devrait pas prendre plus de cinq minutes après réception du courriel d'invitation. Les fournisseurs devraient recevoir ce courriel de la part de KPMG au Canada en septembre ou en octobre 2019.


Q : Si un fournisseur vend des produits et des services à plus d'une organisation, devra-t-il s'inscrire sur le portail des fournisseurs Coupa (CSP) pour chaque organisation?

R : Non, les fournisseurs n'ont pas besoin de créer un compte séparé pour chaque client sur le portail des fournisseurs Coupa (CSP). Ils peuvent utiliser une seule adresse électronique pour gérer de multiples comptes.


Q : Qu'arrive-t-il si un fournisseur ne s'inscrit pas sur le portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : Si un fournisseur n'est pas capable de s'inscrire sur le portail Coupa, il aura besoin d'une adresse électronique valide pour recevoir les bons de commande dans l'interface des notifications proactives du fournisseur. Toute question concernant cette interface doit être adressée à suppliers@kpmg.ca.


Q : Qu'arrive-t-il si un fournisseur ne reçoit pas le courriel d'invitation pour s'inscrire à Coupa?

R : Si un fournisseur ne reçoit pas le courriel d'invitation, veuillez écrire à suppliers@kpmg.ca. Le courriel pourrait être signalé comme un pourriel; nous demandons donc aux fournisseurs de vérifier tous les dossiers de leur boîte de courriel.


Q : Les comptes sont-ils partagés, ou chaque personne chez le fournisseur doit-elle se créer un identifiant et un mot de passe distincts?

R : L'administrateur du compte du fournisseur peut ajouter plusieurs employés de son organisation. Chaque utilisateur recevra une invitation pour créer son propre mot de passe.


Q : Le fournisseur doit-il toujours cliquer sur le bouton d'acceptation de la commande dans le portail ou le courriel de notification?

R : Oui. En cliquant sur le bouton d'acceptation de la commande, le fournisseur confirme qu'il accepte le bon de commande et qu'il fournira les produits ou les services demandés. Cela envoie également une confirmation au titulaire du compte pour l'informer que son bon de commande est accepté.


Q : Quels renseignements les fournisseurs doivent-ils fournir pour assurer un processus de paiement automatisé sans heurts?

R : Les fournisseurs doivent entrer toutes les données requises dans le portail des fournisseurs Coupa (CSP) au moment de la création de leur compte. Une fois le compte fournisseur créé, Coupa remplira automatiquement tous les bons de commande et les factures avec les renseignements requis. Le bon de commande permet à KPMG au Canada de vérifier et d'approuver la facture du fournisseur en temps opportun et conformément aux conditions établies.

FAQ générale

Q : Pourquoi KPMG au Canada implante-t-il Coupa?

R : En passant à Coupa, KPMG au Canada entend instaurer un processus de collaboration plus simple, transparent et efficace entre ses employés et ses fournisseurs, ainsi que des processus d'achat et de facturation plus efficients.


Q : En quoi Coupa changera-t-il la collaboration entre KPMG et ses fournisseurs?

R : KPMG au Canada et ses fournisseurs travailleront sur une plateforme partagée, le portail des fournisseurs Coupa (CSP) : pour toutes leurs interactions (p. ex. envoi et réception de bons de commande et de factures, communications, mises à jour, etc.).


Q : Quand est prévu le lancement de Coupa chez KPMG au Canada?

R : KPMG au Canada prévoit mettre le nouveau système en service pour tous les fournisseurs à l'automne 2019.


Q : Qu'est-ce qu'un BC?

R : Un BC désigne un bon de commande. Après la mise en service de Coupa, les fournisseurs recevront un BC pour chaque commande.


Q : Les fournisseurs peuvent-ils entrer un numéro de facture manuellement?

R : Oui. Le fournisseur doit entrer un numéro de facture lorsqu'il en crée une nouvelle. Il peut donc utiliser le même numéro que celui créé par son administrateur pour le bon de commande.


Q : Quels sont les avantages pour les fournisseurs d'utiliser Coupa et le portail des fournisseurs Coupa (CSP)?

R : L'utilisation du portail des fournisseurs Coupa (CSP) présente de nombreux avantages :

  1. outil libre-service gratuit pour les fournisseurs – modification facile des profils et des coordonnées;
  2. facile à utiliser – réception de tous les bons de commande et suivi des paiements en temps réel;
  3. guichet unique – création et envoi faciles de factures en ligne;
  4. réduction de la paperasse – plus besoin d'imprimer, de poster ou de télécopier les factures;
  5. processus normalisés – autorisations plus rapides.


Q : Comment KPMG au Canada choisira-t-il les fournisseurs à intégrer à Coupa?

R : Les fournisseurs sont assujettis aux politiques et procédures contractuelles de KPMG au Canada. Lorsqu'un fournisseur obtient un contrat pour un service ou un produit donné, KPMG au Canada l'invitera à s'inscrire au CSP.

Facturation

Q : Mes factures sont envoyées directement de Quickbooks à KPMG sous forme de fichiers PDF. Cette méthode changera-t-elle avec Coupa?

R : Idéalement, nous aimerions que toutes les factures soient soumises à partir du portail des fournisseurs Coupa. Si vos factures sont envoyées directement par Quickbooks (ou tout autre programme de facturation) plutôt que par le portail des fournisseurs Coupa, cela pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.


Q : Nos factures sont préparées en format PDF, puis envoyées par courriel à nos clients. Cette méthode changera-t-elle avec Coupa?

R : Idéalement, nous aimerions que toutes les factures soient soumises à partir du portail des fournisseurs Coupa. Vous pouvez toutefois continuer à nous envoyer vos factures par courriel et nous les traiterons manuellement. Votre facture doit à tout le moins être en format PDF texte, avoir un numéro de BC (si vous l'avez) et indiquer le nom du contact chez KPMG. Remarque : toute facture qui n'est pas soumise par le portail des fournisseurs Coupa pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.


Q : Nous sommes une petite entreprise. Nous avons toujours envoyé nos factures par courriel, car c'est le moyen qui fonctionne le mieux pour nous. Devrons-nous changer de méthode avec l'arrivée de Coupa?

R : Idéalement, nous aimerions que toutes les factures soient soumises à partir du portail des fournisseurs Coupa. Vous pouvez toutefois continuer à nous envoyer vos factures par courriel et nous les traiterons manuellement. Votre facture doit à tout le moins être en format PDF texte, avoir un numéro de BC (si vous l'avez) et indiquer le nom du contact chez KPMG. Remarque : toute facture qui n'est pas soumise par le portail des fournisseurs Coupa pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.


Q : Nous envoyons très peu de factures à KPMG. Devons-nous tout de même nous inscrire sur le portail des fournisseurs Coupa?

R : Peu importent la fréquence ou le motif de vos factures et le statut de votre organisation (ex., organisme sans but lucratif, organisme de bienfaisance, entité publique ou privée), notre nouveau système d'approvisionnement électronique, Coupa, s'applique à vous. Vous pouvez toutefois continuer à nous envoyer vos factures par courriel et nous les traiterons manuellement. Votre facture doit à tout le moins être en format PDF texte, avoir un numéro de BC (si vous l'avez) et indiquer le nom du contact chez KPMG. Remarque : toute facture qui n'est pas soumise par le portail des fournisseurs Coupa pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.

Politique d'approvisionnement

Q : Comment KPMG au Canada choisira-t-il les fournisseurs à intégrer à Coupa?

R : Les fournisseurs sont assujettis aux politiques et procédures contractuelles de KPMG au Canada. Lorsqu'un fournisseur obtient un contrat pour un service ou un produit donné, KPMG au Canada l'invitera à s'inscrire au CSP.

Bons de commande

Q : Les fournisseurs peuvent-ils modifier les paramètres dans Coupa pour afficher seulement les bons de commande qui ne sont pas encore facturés?

R : Il n'existe pas de filtre pour afficher les bons de commande selon leur statut de facturation.


Q : À quel endroit les fournisseurs peuvent-ils voir leurs bons de commande?

R : Les fournisseurs peuvent consulter les bons de commande des clients en cliquant sur l'onglet « Commandes » du menu déroulant. Si le fournisseur a plus d'un client Coupa, il doit sélectionner le nom du client dans le menu déroulant pour voir les bons de commande de ce dernier. À noter que les fournisseurs doivent communiquer directement avec leurs clients pour accéder à l'affichage des bons de commande.


Q : À quoi sert l'acceptation des bons de commande par le fournisseur?

R : Le fournisseur doit indiquer à son client qu'il a reçu le bon de commande en cliquant sur le bouton « Acceptation de la commande ». Le client/demandeur reçoit alors une notification indiquant que le fournisseur a accepté de fournir les produits ou les services demandés.


Q : Comment le fournisseur doit-il facturer une commande permanente?

R : Les fournisseurs peuvent facturer plusieurs fois un même bon de commande en cliquant simplement sur l'icône du bon de commande voulu, comme ils le feraient normalement, et en entrant le montant à afficher sur la facture. Ils doivent répéter cette étape chaque fois qu'ils facturent un bon de commande.


Q : Le fournisseur recevra-t-il une notification par courriel lorsqu'une commande est passée dans Coupa?

R : Oui. Il est possible de configurer des notifications automatiques par courriel ou par texto pour les mises à jour de statut afin d'éviter au fournisseur de se connecter chaque fois au portail pour vérifier le statut de ses commandes.

Fournisseurs – Formation et soutien

Q : Où les fournisseurs peuvent-ils obtenir de la formation et du soutien relativement à Coupa?

R : Des références et des ressources seront disponibles sur site Coupa de KPMG au Canada et sur Coupa.com. Consultez-les régulièrement pour vous tenir au fait des nouveautés.

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