• Luca Colasanto, Author |
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Lorsque des clients me demandent de démythifier le concept de tenue de livres, j’explique habituellement qu’il s’agit d’une façon standardisée de tenir les documents financiers d’une entreprise. Sans entrer dans les subtilités de chaque méthode comptable, la tenue de livres consiste essentiellement à recueillir, à présenter et à tenir à jour l’information financière de votre entreprise de manière standardisée et répétitive. C’est un peu comme suivre les statistiques de pointage de votre équipe de hockey favorite.

Hier
Si vous êtes un propriétaire d’entreprise avisé, vous avez sans doute une idée relativement exacte de la rentabilité de votre entreprise, même sans la plus grande précision. La tenue de livres s’avère souvent avantageuse dans un contexte d’information externe, comme la préparation des états financiers pour un investisseur ou un créancier, ou comme point de départ à la déclaration de revenus d’une société. Bien qu’il s’agisse d’une fonction opérationnelle nécessaire, on la considère souvent comme un simple exercice de conformité à mener afin que le propriétaire se concentre sur l’activité première de son entreprise. Mais ce n’est ni une faiblesse ni un échec. Personne ne lance une entreprise simplement par amour de la tenue de dossiers et des tâches administratives (à part les comptables, bien sûr).

Auparavant, une tenue de livres de grande qualité avait pour effet de rationaliser la comptabilité de fin d’exercice, mais ses avantages finissaient par être limités. Les missions de certification de fin d’exercice étaient menées plus rapidement, avec moins de soucis pour les propriétaires. On pouvait aussi, dans une certaine mesure, réduire au minimum les problèmes de déclaration fiscale. Mais, tout compte fait, une bonne tenue de livres consistait surtout à réduire le fardeau administratif des propriétaires d’entreprise.

Aujourd’hui
Auparavant, la tenue de livres se faisait sur papier ou avec un logiciel sur ordinateur où les données restaient enfermées, difficiles d’accès et difficiles à analyser, ce qui en limitait l’utilité. Aujourd’hui, avec un logiciel de comptabilité infonuagique, la fonction de publication de l’information financière d’un propriétaire d’entreprise peut vraiment s’intégrer au système d’exploitation de l’entreprise. Si cette nouvelle catégorie de logiciel permet une plus grande automatisation, elle fait aussi découvrir un trésor de données qui permettent aux propriétaires d’entreprise et à leurs conseillers de prendre désormais de meilleures décisions. Au lieu d’informer exclusivement des utilisateurs externes de ce qui est arrivé dans le passé d’une entreprise, une bonne tenue de livres peut servir à soutenir des décisions concernant l’avenir de l’entreprise. C’est un peu comme la différence entre décerner le trophée Maurice Richard au meilleur compteur de la LNH et décider quel joueur envoyer sur la glace pendant la troisième période du septième match.

En utilisant un logiciel qui permet d’analyser ces données et en faisant appel à un CPA habitué à analyser des données commerciales, les entreprises peuvent maintenant employer les données générées par leur fonction tenue de livres afin de déterminer comment répartir leurs ressources. Telle est, essentiellement, la tâche principale d’un propriétaire d’entreprise. Avez-vous besoin d’embaucher plus d’employés? D’automatiser vos activités? D’acheter d’autres actifs? Aurez-vous besoin d’un prêt au cours des prochains mois? Qu’arrivera-t-il si vous perdez votre meilleur client? Ou votre pire client? Autant de questions auxquelles une bonne tenue de livres permet aux propriétaires d’entreprise et à leurs conseillers de répondre ensemble.

Le revers de la médaille
J’avais un ami employé par une petite entreprise de Toronto qui offrait des services de construction à divers clients. Un de ces clients, à l’origine d’une grande partie des revenus de l’entreprise, exigeait constamment des révisions et des mises à jour de ses plans. Au strict chapitre des revenus, il était logique de satisfaire le moindre caprice de ce client. Personne n’a envie de constater un jour que 20 % de ses revenus ont disparu. Mais mon ami, féru de données, a voulu savoir dans quelle mesure ce client contribuait à la marge brute de l’entreprise, ce qui est très différent de son apport aux revenus.

Après avoir calculé le rendement du temps consacré à ce client, il a constaté que la volonté de tout mettre en œuvre pour satisfaire son plus gros client avait amené l’entreprise à lui consacrer tellement plus de temps que sa marge bénéficiaire en souffrait. C’était peut-être l’un des plus gros clients au chapitre des revenus, mais l’un de ceux qui contribuaient le moins au bénéfice net. Mon ami et son patron avaient maintenant un choix : soit ne rien changer, soit augmenter les honoraires de ce client pour qu’il devienne aussi rentable que les autres. Ils ont opté pour la hausse des honoraires, que le client a refusée; il a changé de fournisseur. Mais mon ami, qui avait soudain beaucoup plus de temps devant lui, a réussi à trouver de nouveaux clients. Depuis, l’entreprise a largement compensé cette perte de revenus et affiche maintenant son bénéfice net le plus élevé. Si mon ami n’avait pas tiré parti des données dont il disposait, il n’aurait jamais convaincu son patron de prendre cette décision et il s’évertuerait encore à donner satisfaction à celui qu’il croyait un bon client, aux dépens des clients qui contribuaient vraiment à réaliser la vision de l’entreprise.

Vers le Temple de la renommée
Peut-être constaterez-vous un jour que celui que vous croyiez être votre meilleur client (ou employé ou contact) est en réalité le pire, ou même l’inverse. Tout compte fait, il faut considérer la tenue de livres comme un élément à valeur ajoutée d’un système d’exploitation, dont on peut tirer parti pour prendre de meilleures décisions afin de marquer des points à coup sûr.

  • Luca Colasanto

    Luca Colasanto

    Author, Senior Manager, KPMG Enterprise

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