• Julianna Obal, Author |
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Au cours des six derniers mois, alors que j'accompagnais mes clients dans leurs projets de réalisation d'un PAPE, mon mari et moi avons par ailleurs entrepris de transformer notre maison de banlieue de style traditionnel en un espace de vie moderne et fonctionnel. Lors de la planification de la rénovation d'une habitation, certaines questions doivent être abordées afin que le bâtiment réponde aux normes minimales en matière de sécurité et de résistance structurale. Des inspecteurs vérifieront ces éléments pour s'assurer de leur conformité et verront à ce que les travaux de charpente, de plomberie, de chauffage, de ventilation et de climatisation ainsi que les travaux électriques respectent les codes applicables.

Mais avant tout, une rénovation domiciliaire nous donne l'occasion de réfléchir sur l'apport de ces éléments fondamentaux à la concrétisation de la vision à long terme de notre demeure, et les décisions de conception, en apparence mineures, que nous prenons en cours de route contribuent à la réalisation de cette vision. Si nous devons refaire l'électricité, demandons-nous si nous pouvons disposer les interrupteurs et les prises de courant de manière à améliorer la fluidité. Si nous devons remplacer nos appareils électroménagers, évaluons s'il y a lieu d'acquérir des appareils plus performants ou moins énergivores. Ces éléments peuvent sembler anodins au départ, mais j'estime qu'ils ont la capacité de faire de notre habitation un lieu qui sera non seulement conforme aux normes, mais également adapté à nos besoins et à notre style de vie, dans l'immédiat et pour les années à venir.

Saisir l'occasion
Cela vaut également pour les PAPE. Étant donné que les processus et les politiques sont évalués et révisés au fil du temps, saisissez l'occasion, en tant que leader en finances, d'intégrer le concept d'amélioration continue à vos activités de préparation d'un PAPE afin de générer une valeur accrue. En définissant une vision pour votre fonction finances et en adoptant dès le départ un esprit d'amélioration continue, vous aurez la possibilité d'améliorer vos pratiques en matière de gouvernance et de présentation de l'information financière, tout en apportant les changements nécessaires pour répondre aux exigences immédiates liées à la réalisation d'un PAPE.

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Bien entendu, il semble que ce soit plus facile à dire qu'à faire. La période précédant la réalisation d'un PAPE est généralement courte, car le moment choisi dépend davantage de facteurs inhérents au marché que d'un appétit pour le changement ou d'une préparation au changement émanant de l'interne. Vous devrez déterminer comment affecter du temps et des ressources tant pour optimiser vos processus actuels que pour vous assurer que les politiques, processus et contrôles nécessaires pour répondre aux exigences réglementaires existent et sont exécutés à temps. En d'autres termes, vous serez probablement contraint de trouver un équilibre entre le besoin de vous conformer et le souhait de prospérer.

Une question d'équilibre
La plupart des entreprises accordent la priorité à l'aspect « se conformer » de l'équation et acceptent les inefficacités de leurs processus actuels si ceux-ci sont « suffisamment bons » dans le cas d'un PAPE. Peu d'entreprises sont prêtes à entreprendre une transformation plus importante, par crainte de rater la situation de marché optimale pour l'introduction en bourse, ce qui serait trop coûteux.

Mais le fait de favoriser uniquement l'aspect « se conformer » peut vous priver de l'occasion de mettre en œuvre des mesures à effet rapide. Pire encore, préconiser cet aspect sans tenir compte des pratiques exemplaires pourrait entraîner l'intégration de nouvelles inefficacités dans le modèle opérationnel de l'équipe des finances, lesquelles demeureraient en place jusqu'à ce qu'elles soient réexaminées à une date ultérieure indéterminée.

Comment trouver le juste équilibre?

  • Entourez-vous d'une équipe solide. Pour tirer le meilleur parti de vos activités de préparation à la réalisation d'un PAPE, formez les membres de votre équipe ou faites appel à des conseillers externes ayant une expérience des exigences de conformité et des pratiques exemplaires en matière de présentation de l'information financière. L'équipe chargée de préparer l'introduction en bourse acquerra une connaissance approfondie de votre organisation tout au long du processus. Dans le cadre de l'acquisition de cette connaissance, elle doit être à l'affût des occasions de rationaliser les processus ou de les améliorer en adoptant des pratiques exemplaires.
  • Saisissez les gains rapides. Lorsque vous définissez des domaines à améliorer, recherchez tout particulièrement les occasions à haut facteur d'incidence dont la mise en œuvre ne demandera que peu d'efforts (par exemple, l'ajustement des seuils de signification ou la simplification des processus) et tenez compte de ces gains rapides dans la refonte de vos processus avant le PAPE. Les occasions menant à des changements stratégiques à plus long terme que vous ne pouvez pas mettre en œuvre immédiatement (par exemple, l'implantation de nouveaux systèmes ou l'amélioration des outils existants) doivent être relevées et suivies, afin qu'elles puissent être revues et classées par ordre de priorité une fois le PAPE réalisé. Si vous décidez par la suite de mettre en œuvre ces changements plus stratégiques, le fait de faire appel à la même équipe que celle qui vous a soutenu dans le cadre du PAPE pour la conception et la mise en œuvre pourrait réduire considérablement votre période de déploiement.

Une simple question de mentalité
La planification d'un PAPE est une activité à forte intensité qui comporte d'énormes enjeux, et il peut être difficile de penser à long terme. Mais la réalisation d'un PAPE est, de par sa nature, un événement à long terme qui implique des engagements et des exigences permanents pour votre entreprise. Adopter un état d'esprit axé sur l'amélioration continue dans le cadre de votre processus de PAPE peut vous aider à la fois à vous conformer et à prospérer, en préparant votre entreprise pour le PAPE ainsi que pour l'avenir.

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