De uitdaging

De afdeling facilitair beheer van een grote bank wou een flexibelere en wendbaardere organisatiestructuur om te kunnen inspelen op de snel veranderende werkomgeving. Om die doelstelling te behalen, beslisten ze alle activiteiten van de bouwcyclus, het ontwerp, de techniek en de inrichting, uit te besteden. Hierdoor moest de bestaande manier van werken, waarbij de aangewende tijd en materialen in rekening werden gebracht, plaats maken voor een flexibeler systeem waarin de vooropgestelde kwaliteit nog steeds behaald werd.

Onze aanpak

Om dit project te ondersteunen, werd een model ontwikkeld op basis van resultaatsverbintenissen voor de uitbesteding van drie activiteiten: het architecturaal ontwerp, het technisch ontwerp en het projectbeheer. De veranderingen gaven aanleiding tot een radicaal nieuwe manier van samenwerken (nieuwe bouw-organisatie) met de interne stakeholders en externe leveranciers en aannemers. 

Om de overstap naar een flexibeler systeem door te voeren, moest de volledige organisatiestructuur worden herdacht en aangepast. Dit hield in:

• De bestaande organisatie (AS IS) analyseren en documenteren door de processen in kaart te brengen vanuit de verschillende invalshoeken;
• De toekomstige organisatie uittekenen en ontwikkelen rond een model op basis van resultaatsverbintenissen (TO BE). Daarvoor moesten nieuwe processen, functieprofielen, sjablonen, SLA’s/KPI’s en project- en werklastplanningen worden ontwikkeld.
• In een latere fase wordt een uitvoeringsplan uitgewerkt, dat de verschillen tussen het bestaande en het beoogde werkingsmodel in kaart brengt en aanbevelingen bevat voor de invoering van het nieuwe model. Die fase omvat een algemeen uitvoeringsplan en een businessplan.
  

Onze bijdrage

De klant paste de nieuwe organisatiestructuur, de uitbestedingsstrategie en het model op basis van resultaatsverbintenissen die wij voorstelden toe. Om tot het gewenste resultaat te komen, koos hij voor een interactieve aanpak. Op basis van studiewerk, informatie en documentatie die de bank aanreikte, werden werkvergaderingen en workshops georganiseerd om van de situatie AS IS naar de situatie TO BE te evolueren.