GSK, een gevestigde waarde in de farmaceutische industrie, heeft in 2020 met hulp van KPMG een innovatief en flexibel verlonings- en mobiliteitsplan gelanceerd. Via de KPMG Flex Reward Tool kunnen werknemers kiezen voor een bedrijfswagen (volledig geïntegreerd in het cafetariaplan via een interface met Traxall), een Europese tankkaart, een kortetermijnwagen, diverse multimedia of een terugbetaling van pensioensparen.

GSK lanceert het project in verschillende fasen. We stelden enkele vragen over dit innovatieve project aan Frank Vandewal, Director Reward and International Mobility bij GSK.

Frank, mobiliteit en bedrijfswagens zijn belangrijke onderdelen van het plan. Uit de eerste resultaten van het nieuwe plan blijkt dat er voor 79% van de bestelde wagens budget werd gecreëerd dat medewerkers nu kunnen besteden in het cafetariaplan. Dat toont duidelijk aan dat werknemers tevreden zijn omdat het zogenaamde ‘restbudget’ nu nuttig gebruikt kan worden. Bovendien spoort het medewerkers aan om niet het volledige wagenbudget te spenderen. Wat wilden jullie vooral bereiken op vlak van mobiliteit?

Binnen GSK volgde de lancering van het cafetariaplan vlak na een volledige herziening van de car policy in EMEA. We hebben bewust gekozen voor een lijst van wagens en een kleiner aanbod van automerken. Daarnaast hebben we, waar mogelijk, ook gebruikt gemaakt van schaalvoordelen voor de 11.000 bedrijfswagens die we momenteel in EMEA hebben.

In België hadden we in het verleden geen mogelijkheid om een soort van compensatie te voorzien voor mensen die bewust een kleinere wagen namen in vergelijking met hun budget. Het cafetariaplan laat nu wel toe om het restbudget te spenderen aan bijvoorbeeld een leasefiets, multimedia of een kaart om elektrische wagens op te laden tijdens vakantieperiodes.

 

Jullie zijn een voortrekker inzake elektrische bedrijfswagens. Wat zijn daar de voornaamste ‘lessons learned’?

Binnen GSK komt de focus steeds meer op duurzaamheid te liggen. Sinds 2017 hebben we inderdaad in België, waar we 2800 bedrijfswagens hebben, gekozen voor een interessant aanbod aan hybride en elektrische wagens. Er zijn verschillende ‘lessons learned’:

  1. Definieer een bestuurdersprofiel. Zo kan je mensen helpen bij het maken van de beste keuze voor hen, rekening houdend met hun woonplaats, het privégebruik en de mogelijkheid om een laadpaal te plaatsen bij hun thuis. We hebben ook een studie en survey gedaan over de woon-werkverkeergewoonten van onze medewerkers. Ook hebben we bekeken hoe we deze groene wagenpolitiek zouden kunnen laten gelden voor onze salesmensen.
  2. Zorg voor een duidelijk end-to-end-proces, van bestelling tot levering, met audit van thuisinstallaties en laadpalen. Communiceer ook duidelijk over de verschillen en de voor- en nadelen van de diverse opties.
  3. Zorg dat mensen hun hybride wagen correct gebruiken door zo veel mogelijk op te laden. We hebben dan ook de tankkaarten gelimiteerd qua budget voor benzine of diesel.
  4. Kijk of je on-site ook rekening kunt houden met de nood om wagens op te laden. Voorzie daarvoor dan ook voldoende infrastructuur.

 

De kortetermijnwagen is één van de blikvangers van jullie mobiliteitsplan. Werknemers hebben nu de mogelijkheid om een wagen te huren via het cafetariaplan. Hebben jullie die optie toegevoegd op vraag van jullie werknemers?

De privésituatie van onze medewerkers is vaak de drempel die de keuze voor kleinere wagens afremt. Mensen hebben vaak een iets grotere wagen nodig tijdens de zomervakantie of als ze op wintersport gaan. De optie om een grotere wagen te huren tijdens deze vakantieperiodes kan die drempel verlagen. We hebben werknemers ook ondervraagd of ze dit zouden overwegen in de context van het cafetariaplan. Op basis van die feedback hebben we een proces ontwikkeld met een provider op de markt.

 

Wat waren de voornaamste uitdagingen om dit flexibel verlonings- en mobiliteitsplan te lanceren?

Eén van onze grote uitdagingen was om een proces voor werknemers te voorzien dat bijna volledig geautomatiseerd, maar toch ook zeer gebruiksvriendelijk, was. Met de KPMG-tool hebben we daarvoor de juiste oplossing gevonden. We hebben de tool ingepast in onze huidige HR-systemen. Verder hebben we relatief snel beslist dat dit niet louter een HR-project was, maar dat we vanaf het begin verschillende interne en externe stakeholders moesten betrekken bij de implementatie.

Het percentage van werknemers dat een keuze maakt in jullie cafetariaplan ligt hoogt. 63% van de medewerkers heeft minstens één keuze gemaakt. Een goede communicatie heeft daar zeker een rol in gespeeld. Hoe hebben jullie dat aangepakt?

Door zeer duidelijk en voldoende te communiceren, proberen we de mensen duidelijk te maken wat de voordelen zijn van een cafetariaplan en tot hiertoe is het duidelijk een succes.

We hebben verschillende interactieve infosessies georganiseerd om de ‘flex strategy’ uit te leggen en een demo van de KPMG-tool te laten zien. Daarnaast hebben we een aantal policies aangepast en ervoor gezorgd dat er per keuzeoptie een duidelijke one-pager of fact sheet ter beschikking is die de gevolgen van een keuze uitleggen. Wat we ook regelmatig doen, is een aantal drop-in sessies organiseren waarbij mensen hun vragen kunnen stellen en feedback kunnen delen met ons, maar ook met hun collega’s.

We promoten ook het feit dat er een aantal mensen binnen de gebruikerspopulatie gelden als ‘superuser’ en vaak als een eerste contactpunt voor hun collega’s kunnen dienen.