close
Share with your friends

Aandachtspunten voor de opstelling van de jaarrekening, het jaarverslag en de bestuurs- en jaarvergaderingen

Aandachtspunten voor de opstelling van de jaarrekening

accounting

Talrijke ondernemingen ondervinden nu al de pijnlijke gevolgen van de huidige crisis en het einde is helaas nog niet onmiddellijk in zicht. Goed financieel management is nu meer dan ooit aan de orde.

Uiteraard heeft dit ook gevolgen voor de boekhouding, de jaarrekening en bijhorende verslaggeving evenals de bestuurs- en jaarvergaderingen. Wat zijn de mogelijke gevolgen van deze situatie voor de (eindejaars)werkzaamheden?

Hierna benadrukken we een aantal elementen met betrekking tot onze (eindejaars)werkzaamheden die mogelijks beïnvloed kunnen worden door de COVID-19-crisis. We hebben getracht zoveel mogelijk aandachtspunten op te nemen echter zonder exhaustief te willen.

Jaarrekening per 31 december 2019

Gelet op het moment van uitbraak van het virus is er geen aanleiding tot het aanpassen van de definitieve cijfers van het boekjaar afgesloten op 31/12/2019 en aldus van jaarrekening per 31/12/2019. De gevolgen van COVID-19 zullen opgenomen worden als “gebeurtenissen na balansdatum”. In dat verband verwijzen naar het CBN-advies 2018/8 “gebeurtenissen na afsluitdatum van het boekjaar” van 9 mei 2018.

De vennootschappen dienen zelf te beoordelen welke toelichtingen bij de jaarrekening gepast zijn om deze materiële gebeurtenissen na balansdatum getrouw weer te geven, met inbegrip van de inschatting van de aarde en de financiële impact indien dit vastgesteld kan worden. Als de financiële gevolgen niet kunnen worden ingeschat, dient het bestuursorgaan dit ook te verantwoorden in de toelichting.

Onnodig te melden dat het bestuursorgaan dient rekening te houden met alle relevante informatie die beschikbaar is tot de datum waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd.

Het bestuursorgaan van ondernemingen onderworpen aan art. 3:4 tot en met 3:6 WVV dienen eveneens deze gebeurtenissen te vermelden in het jaarverslag als ze materieel zijn.

Enkele voorbeelden van gevolgen die naar aanleiding van het corona-virus kunnen opgenomen worden onder deze toelichting:

  • Verplichte tijdelijke sluiting van het bedrijf
  • Daling van de omzet
  • Verlies van contracten
  • Onderbreking van de productie
  • Onbeschikbaarheid personeel
  • Impact op betalingstermijnen

 

Voor boekjaren die afsluiten ná het uitbreken van de crisis, ligt dit uiteraard anders en zal men bij het opstellen van de jaarrekening wel degelijk rekening moeten houden de eventuele gevolgen van deze uitbraak op de cijfers ( duurzame niet-recurrente afschrijvingen en waardeverminderingen, voorzieningen voor niet-recurrente risico’s en kosten, andere niet-recurrente bedrijfs- en financiële kosten ,…).

Volledigheidshalve melden we ook dat kosten die worden gemaakt in het kader van een herstructurering kunnen worden geactiveerd onder de rubriek “oprichtingskosten” indien ze voldoen aan de voorwaarden van art. 3:36 WVV/KB 29/01/2019.

Wat het principe van continuïteit betreft, is het aan het bestuursorgaan om te bepalen of de jaarrekening kan worden opgemaakt in “going concern”. Ons Belgisch boekhoudrecht bepaalt nergens een termijn die hiervoor dient in aanmerking te worden genomen maar algemeen wordt aangenomen dat de continuïteit moet worden beoordeeld over een periode van twaalf maanden te rekenen vanaf de afsluitdatum van het boekjaar (zie verder ook art. 2:52 WVV).

Indien het bestuursorgaan oordeelt dat de jaarrekening moet opgemaakt worden in discontinuïteit dan zijn de bepalingen art. 3:6, §2 WVV/KB 29/01/2019 zonder meer van toepassing.

  • De oprichtingskosten moeten volledig worden afgeschreven.
  • Vaste en vlottende activa moeten worden geboekt aan vermoedelijke realisatiewaarde.
  • Voorzieningen moeten worden gevormd voor alle kosten die verbonden zijn met de stopzetting van de werkzaamheden.

 

Specifiek voor de waardeverminderingen op handelsvorderingen verwijzen we naar de circulaire 2020/C/45 van FOD Financiën dd. 20/03/2020 waarin bevestigd wordt dat de COVID-19 crisis kan worden beschouwd als een bijzondere omstandigheid die de vrijstelling van waardeverminderingen op handelsvorderingen rechtvaardigt. 

Verslaggeving bestuursorgaan

Voor de grote ondernemingen die verplicht een jaarverslag dienen op te stellen, verwijzen we naar art. 3:5 en 3:6 van het WVV en vooral naar 3:6, §1, 1°, 2° en 6°.

Overeenkomstig art.3:6, §1, 1° moet immers verslag uitgebracht worden omtrent de voornaamste risico’s en onzekerheden waarmee de onderneming geconfronteerd wordt en in art. 3:6, §1, 2° dient informatie verstrekt te worden over belangrijke gebeurtenissen na balansdatum(zie supra).

In art.3:6, §1, 6° vraagt men een verantwoording van de waarderingsregels in continuïteit ingeval uit de balans een overgedragen verlies blijkt of uit de resultatenrekening gedurende twee opeenvolgende boekjaren een verlies van het boekjaar. Denk eraan dat kleine ondernemingen, dewelke dus geen jaarverslag hoeven op te stellen, overeenkomstig art. 3:4, tweede paragraaf deze verantwoording moeten opnemen in de toelichting bij de jaarrekening!

Tenslotte bevat het jaarverslag voor genoteerde vennootschappen tevens een verklaring inzake deugdelijk bestuur. Mogelijks dient vermelde verklaring mutatis mutandis aangepast of aangevuld te worden.

Algemene Vergadering

Gezien de huidige situatie zullen een aantal vergaderingen niet kunnen gehouden worden binnen de door de wet en/of statuten voorziene termijn.

Het bestuursorgaan heeft de wettelijke mogelijkheid om de algemene vergadering uit te stellen met 3 weken (5 weken voor genoteerde vennootschappen) inzake de beslissing over de goedkeuring van de jaarrekening.

Ondertussen heeft Minister K. Geens een versoepeling van de voorwaarden voor de organisatie van algemene aandeelhoudersvergaderingen aangekondigd.

Overige bepalingen

Overeenkomstig art. 2:52 WVV moet het bestuursorgaan beraadslagen over de maatregelen die moeten genomen worden om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van twaalf maanden te vrijwaren telkens wanneer gewichtige en overeenstemmende feiten de continuïteit in het gedrang kunnen brengen.  

Artikel XX 23 § 3 WER verplicht de economische beroepsbeoefenaars de onderneming schriftelijk in te lichten indien zij in de uitoefening van hun opdracht gewichtige en overeenstemmende feiten vaststellen die de continuïteit van de onderneming in het gedrang kunnen brengen. Indien de onderneming niet binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangen kennisgeving de nodige maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van twaalf maanden te waarborgen, kan de economische beroepsbeoefenaar de bevoegde ondernemingsrechtbank hierover inlichten. De (mogelijke) gevolgen van het Covid-19 virus op de financiële toestand van de onderneming is overduidelijk een “knipperlicht”  en brengt aanzienlijke risico’s mee voor uw cliënten. Aarzel dus niet om uw cliënten hiervan op de hoogte te brengen zodat ze de nodige maatregelen kunnen treffen die zich opdringen in het kader van hun deugdelijk beleid.

Wanneer overeenkomstig art. 5:153 WVV (BV), 6:119 (CV) het nettoactief negatief dreigt te worden of is geworden, moet het bestuursorgaan de aandeelhouders, behoudens strengere bepalingen in de statuten, oproepen tot een vergadering, te houden binnen twee maanden na de datum waarop deze toestand werd vastgesteld of krachtens wettelijke of statutaire bepalingen had moeten worden vastgesteld, om te besluiten over de ontbinding van de vennootschap of over in de agenda aangekondigde maatregelen om de continuïteit van de vennootschap te vrijwaren.


Tenzij het bestuursorgaan de ontbinding van de vennootschap voorstelt overeenkomstig artikel 5:157, zet het in een bijzonder verslag uiteen welke maatregelen het voorstelt om de continuïteit van de vennootschap te vrijwaren.

Op dezelfde wijze wordt gehandeld wanneer het bestuursorgaan vaststelt dat het niet langer vaststaat dat de vennootschap, volgens redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, in staat zal zijn om gedurende minstens de twaalf volgende maanden haar schulden te voldoen naarmate deze opeisbaar worden.

De alarmbelprocedure voor NV’s is vastgelegd in de art. 7:228 en 7:229.

Het is tevens aangewezen om zeer kritisch eventuele voorstellen tot uitkeringen te evalueren en het bestuursorgaan aan te sporen om bijzonder aandacht te besteden aan “de uitkeringstesten” van toepassing voor de BV en de CV.

 

Neem contact met ons op