Si le plan cafétéria se doit d’être neutre sur le plan budgétaire, il est bien sûr important que ses prestations soient financées par un budget. Après tout, un employé doit être en mesure de soumettre ou de créer un budget avant qu’un avantage puisse être choisi. Pour l’employeur Il s’agit donc de son premier défi. Dans cette quatrième contribution sur les principes d’un plan cafétéria, nous résumerons d’abord certains principes. Ensuite, nous nous concentrerons sur les formules les plus populaires. Pour chacune, nous énumérons ses avantages et ses inconvénients puis examinerons certains éléments-clefs.

Principes généraux

Pour de nombreux employeurs, la recherche de budgets disponibles constitue le plus grand défi. De nombreux obstacles juridiques et (para)fiscaux se dressent, dont ce qu’on appelle la « hiérarchie des normes juridiques ». En bref, il faut toujours déterminer à quel niveau le budget se rapporte pour savoir s’il peut être utilisé dans le plan cafétéria. En droit du travail, les différentes sources du droit sont hiérarchisées, c’est-à-dire que, dans une source inférieure, rien ne peut être déterminé et entrer en conflit avec des éléments d’un niveau supérieur. Par exemple, si un budget spécifique a été fixé au niveau sectoriel dans une convention collective de travail déclarée d’application universelle, vous ne pouvez simplement pas vous en écarter au niveau de l’entreprise ou dans un contrat de travail individuel. En tant qu’employeur, vous devez également prendre en compte certains principes (para)fiscaux car de nombreux points s’avèrent cruciaux, tels que le moment du choix. Nous en discuterons plus en détail dans une prochaine contribution.

En général, il y a trois possibilités. Premièrement, en tant qu’employé, vous soumettez votre budget. Vous introduisez donc un budget existant, auquel vous avez en principe droit, pour l’échanger contre un (autre) avantage. Dans certains cas, vous pouvez également créer du budget. La plupart du temps, vous devez alors restituer quelque chose, comme des jours de vacances ou une voiture, et le convertir en budget. La troisième possibilité est définie par l’ajout au plan cafétéria par l’employeur d’un budget spécifique, sans que l’employé n’ait à rendre quoi que ce soit. Par exemple, un employeur pourrait y adjoindre un budget mobilité afin que le salarié puisse le dépenser en mobilité alternative.

Argent comptant ou crédit?

Dans certains plans cafétéria, les budgets sont convertis en crédits ou en points. L’utilité de cette pratique est assez limitée. Nous n’y voyons que des inconvénients, dont un des plus importants est la complexité d’un tel système pour l’employé. Ce dernier traduira toujours les crédits en espèces, ce qui rend la simulation plus difficile. Les autorités font de même, qu’elles aient affaire à du cash ou à une alternative. De plus, il n’est pas conseillé de mettre tous les budgets dans le même panier. Pour des budgets précis, Il est très important que, par la suite, vous puissiez retrouver à quel avantage ils étaient liés. 

Aperçu des budgets

Énumérer l’ensemble des budgets n’est pas possible. Nous nous limiterons donc à quelques options budgétaires populaires et à des principes généraux. Nous vous recommandons de toujours analyser juridiquement et (para)fiscalement l’opportunité d’inclure tel budget dans les plans cafétéria ou de mobilité flexible.

Prime de fin d’année

En pratique, la prime de fin d’année reste le budget le plus populaire d’un plan cafétéria. Malheureusement, elle ne peut être utilisée de manière flexible que dans certains secteurs. Pour cela, il est exigé que, soit, la prime de fin d’année n’ait pas été réglementée au niveau sectoriel (le quatorzième mois ou une prime de fin d’année versée aux cadres, non prévue par la convention collective de travail applicable, illustrent bien le cas), soit, au contraire, qu’il ait été déterminé au niveau sectoriel que la prime de fin d’année peut être échangée contre un avantage équivalent ou peut être utilisée de manière flexible d’une autre manière.

L’impact administratif limité d’une prime de fin d’année représente son plus gros avantage. La prime n’est versée qu’une fois au cours de l’année civile, ce qui réduit l’impact sur le payement des traitements et les processus administratifs. De plus, la prime de fin d’année est récurrente, de sorte que ce budget peut facilement être utilisé pour des avantages à long terme.

A contrario, le budget de la prime de fin d’année n’est pas suffisant pour financer certains avantages, comme une voiture de société.

Salaire brut

Le salaire brut est également un budget très populaire. Le salaire brut peut presque toujours être utilisé comme budget dans un plan cafétéria, à condition de respecter certaines modalités : les barèmes minimaux déterminés au niveau sectoriel et la limite légale de 20 %, qui fixe à ce pourcentage maximum la valeur des prestations alternatives par rapport au salaire de base.

Le plus grand avantage du salaire brut se retrouve dans sa large application, en combinaison avec un budget élevé. Pour les travailleurs, dans la plupart des cas, il représente la seule option pour créer un budget. Cependant, les préoccupations sont nombreuses, notamment un impact administratif élevé qui doit être pris en compte, en particulier pour le service traitements. D’innombrables circonstances imprévues ont également des conséquences sur ce budget, par exemple le chômage temporaire. N’hésitez pas à dresser la liste de ces points d’attention pendant l’implémentation du plan.

Congés extra-légaux

Certains ont trop peu de jours de vacances, alors que d’autres en ont toujours trop, ce qui engendre un sentiment de frustration. Les congés extra-légaux, c’est-à-dire les jours accordés au niveau de l’entreprise ou au niveau individuel, peuvent être restitués sous certaines conditions et convertis en budget. Attention, si ces jours sont utilisés pour un avantage à long terme, l’employé devra y en principe renoncer chaque année.

Bonus

Sans le savoir, beaucoup d’entreprises belges offrent déjà les prémices d’un plan cafétéria. En effet, de nombreux employés ont l’occasion de convertir (une partie de) leur bonus en warrants. Cette option peut être élargie en offrant à l’employé l’oppportunité de dépenser également ce budget pour d’autres avantages du plan. Bien sûr, le bonus continue toujours à être payé en espèces pour ceux qui le souhaitent.

Nous vous recommandons de bien examiner légalement et (para)fiscalement cette conversion du bonus. « Tout est dans le timing », particulièrement avec un bonus. En outre, il n’est pas non plus assuré qu’un employé en reçoive un chaque année, car cela dépend des résultats. Il faut surtout y penser si le bonus est échangé contre un avantage à long terme, comme une voiture de société.

Budget voiture

L’ajout du budget de la voiture à un plan cafétéria présente de nombreux avantages. Tout d’abord, vous offrez à l’employé un aperçu du montant. Cela permet à l’employé de créer du budget en prenant une voiture plus petite, ou pas de voiture même, ou encore de sélectionner moins d’options. Il n’est pas nécessaire de tenir compte des règles complexes du budget mobilité fédéral. Si l’employé réclame simplement ce budget en espèces, la facture sera bien sûr lourde. Plus particulièrement pour les entreprises qui sont dans l’optique d’une approche TCO plus soucieuse des coûts, il semble judicieux de laisser les employés simuler la voiture qu’ils choisissent via un outil.

Budget smartphone

Dans de nombreuses entreprises, les employés ont droit à un smartphone, soit standard, soit via un budget bring your own device (un budget avec lequel l’employé peut acheter lui-même un smartphone). Dans les deux cas, l’employeur pourrait inclure ce budget dans un plan cafétéria. Cela permet aux employés de choisir eux-mêmes un téléphone et éventuellement de le mettre à niveau. On évite ainsi les frustrations chez certains si l’entreprise a opté pour un modèle moins cher ou pour une marque spécifique.

Prime de parrainage

Dans la « guerre des talents », une prime de parrainage se montre très efficace. Pourquoi ne pas encourager vos collaborateurs à trouver des talents et les récompenser pour cela ? Cependant, ce type de prime en espèces est fortement imposé. Son inclusion dans le plan cafétéria amène l’employé à choisir si cet argent est versé ou converti en une autre prestation. C’est en outre l’occasion de mettre en évidence cette intéressante prime.  

Autres budgets de mobilité

En plus du budget voiture, il existe également d’autres budgets liés à la mobilité. On peut citer, entre autres, le stationnement, qui pose un problème majeur à de nombreuses entreprises. Pourquoi ne pas valoriser ce parking et offrir aux employés la possibilité d’échanger la place de parking sous l’immeuble contre un emplacement un peu plus loin ? Le salarié pourrait, par exemple, le remplacer par un abonnement au parking de la gare.

Une dernière possibilité envisagée dans cet article est le budget carburant. Beaucoup bénéficient encore d’une carte essence illimitée, accompagnant la voiture de société. Vous pourriez laisser les employés choisir de limiter ou de renoncer à ce budget, en en créant ainsi un autre. L’avantage pour l’entreprise se situe au niveau du contrôle amélioré des coûts (éventuellement croissants) des carburants. Ceux-ci sont de plus en plus punis fiscalement.