Le 14 juillet dernier, l’administration fiscale a publié une nouvelle circulaire qui vient faire la lumière sur certains aspects des frais propres à l’employeur relatifs au travail à domicile. Cette circulaire est particulièrement la bienvenue dans le contexte de la crise actuelle qui a vu le télétravail se développer de manière massive.
De quoi s’agit-il ?
En principe, toutes rétributions qui constituent, pour le travailleur, le produit du travail au service d'un employeur sont considérées comme des rémunérations imposables.
Néanmoins, la loi fiscale prévoit une exception pour les frais qu’un employé engage dans le cadre de son travail pour le compte de son employeur et qui lui sont remboursés par ledit employeur.
Ainsi, ces paiements échappent à la définition de la rémunération et ne sont pas taxés dans le chef de l’employé qui en bénéficie, tout en restant déductibles dans le chef de l’employeur qui les effectue.
C’est, en particulier, le cas pour les frais de bureau à domicile pour lesquels l’administration fiscale a récemment publié une circulaire.
Après avoir rappelé que les frais propres à l’employeur ne sont pas imposables qu’à la double condition que l’indemnité payée couvre des frais propres à l’employeur et que cette indemnité soit effectivement consacrée à de tels frais, l’administration fiscale confirme que ces indemnités peuvent être fixées de manière forfaitaire lorsque leur montant a été établi d’après des normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux.
Ainsi, depuis le 1er avril 2020, l’administration fiscale accepte un montant mensuel maximum de 129,48 euros à titre de frais propres à l’employeur pour les frais de bureau à domicile. Cette indemnité vise à couvrir les frais liés à l'aménagement et à l'usage (y compris la location et les amortissements éventuels) d’un bureau, de matériel informatique et d’impression, de petits matériels de bureau, de fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage, des frais d'entretien, d’assurances, de précompte immobilier, … au domicile privé du travailleur.
Quelles conditions remplir pour en bénéficier ?
L’octroi d’une indemnité mensuelle de 129,48 euros, non taxable pour le travailleur et entièrement déductible pour l’employeur, s’accompagne toutefois de conditions relevées par la circulaire.
Le télétravail doit être régulier et structurel ce qui signifie qu’il doit être effectif à raison d’au moins 5 jours ouvrables par mois pour les travailleurs. Le montant de 129,48 euros ne doit, par contre, pas être réduit proportionnellement en cas de travail à temps partiel lorsque les conditions pour recevoir l’indemnité forfaitaire sont effectivement remplies. L’indemnité peut également être payée pendant la période normale des congés de vacances annuelles.
Parmi les conditions énumérées par la circulaire, il convient de rappeler que cette indemnité ne peut être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur recevait déjà, ni être prise en charge par le demandeur sur base de pièces justificatives de frais réels.
Pour les travailleurs concernés par un salary split, la circulaire précise que les indemnités payées doivent être réduites en proportion de l’activité exercée en Belgique par ces travailleurs.
Enfin, la circulaire rappelle que les indemnités forfaitaires de télétravail payées à titre de remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles (fiches 281.10). L’employeur doit également tenir une liste nominative des travailleurs bénéficiant, pour un exercice d’imposition déterminé, des indemnités forfaitaires de télétravail octroyées en application de la circulaire.
Que faire si l’on souhaite augmenter l’indemnité ou si l’on souhaite rembourser d’autres types de frais de bureau ?
La circulaire pose pour principe le paiement d’une indemnité de travail à domicile de maximum 129,48 EUR pour des frais de bureau nettement circonscrits.
L’employeur qui souhaiterait effectuer un paiement mensuel plus élevé (ou rembourser d’autre types de frais de bureau qui ne sont pas visés par la circulaire) n’est pas empêché de le faire faire mais sera tenu de justifier dûment le paiement effectué, sous peine de voir une partie de l’indemnité requalifiée en rémunération imposable.
En tout état de cause et comme c’est le cas pour une série d’autres types de frais propres à l’employeur (tels que les frais de voiture, de réception, de restaurant, etc…), le contribuable souhaitant s’écarter des recommandations de l’administration fiscale peut obtenir la sécurité juridique et l’assurance que l’indemnité payée ne sera pas qualifiée de rémunération imposable grâce à l’obtention d’un ruling auprès du Service des Décisions Anticipées.
Chez KPMG Tax & Legal Advisers, nous disposons d’une large expérience en matière de ruling, notamment pour les frais propres à l’employeur. N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations à ce sujet.
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