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KPMG – „Integrity Line"

Individuelles Hinweisgebersystem

Ein wirksames Hinweisgebersystem kann den Ruf Ihres Unternehmens schützen und finanziellen und rechtlichen Auswirkungen vorbeugen. Es bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, Verstöße (wie Betrug oder Korruption aber auch sonstige Fehlverhalten) vertraulich zu melden. Es unterstützt Sie dabei, die Kontrolle über das weitere Vorgehen zu behalten.

Egal ob international tätiger Konzern oder national agierendes Familienunternehmen – spätestens mit der Umsetzung der europäischen Whistleblower-Richtlinie sollten sich alle betroffenen Organisationen mit der Frage des passenden Hinweisgebersystems auseinandersetzen.

Wer ist von der neuen Whistleblower-Richtlinie betroffen?

Die im Oktober 2019 vom Europäischen Rat angenommene EU-Richtlinie zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“, verpflichtet bestimmte Unternehmen zukünftig zur Einrichtung interner Meldekanäle. Der Meldeprozess muss zudem die Nachverfolgung des Hinweises sicherstellen und einen Verantwortlichen hierfür benennen.

Die Richtlinie ist bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umzusetzen. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben für die Implementierung von internen Meldekanälen bis zum 17. Dezember 2023 Zeit.

Für wen gilt diese Richtlinie?

Private Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder mit einem Jahresumsatz von mehr als MEUR 10 sind verpflichtet, ein internes Meldesystem einzurichten, um Hinweise entgegenzunehmen. Außerdem haben auch Unternehmen bestimmter Branchen (zB Finanzbranche) dieser Pflicht nachzugehen, unabhängig von ihrer Größe. Diese Pflicht trifft auch alle staatlichen Verwaltungsstellen, alle regionalen Verwaltungen und Dienststellen, Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sowie juristische Personen öffentlichen Rechts. 

Anforderungen aus der Richtlinie

Einrichtung transparenter Meldekanäle und vertrauenswürdiger Kommunikationswege

Die betroffenen Organisationen müssen einen internen Meldeprozess implementieren, der Internen und Externen die Möglichkeit gibt, ihre Hinweise anonym zu melden. Die Hinweise müssen telefonisch, schriftlich oder persönlich abgegeben werden. Die Nachverfolgung der Hinweise muss sichergestellt sein und ein Verantwortlicher hierfür innerhalb der Organisation muss benannt und entsprechend eingeschult werden. Die Informationen zum Meldeprozess müssen transparent und leicht zugänglich bereitgestellt werden.

Mehrstufiges Hinweisgebersystem

Whistleblower sind angehalten, den Missstand zunächst intern zu melden (sofern hierzu angemessene Meldekanäle existieren). Wird die Meldung nicht innerhalb von drei Monaten von der zuständigen Stelle bearbeitet, dürfen sich Whistleblower an eine zuständige Behörde wenden. Unter bestimmten Umständen können Whistleblower dies auch direkt tun: wenn keine geeigneten Maßnahmen nach der Meldung an die Behörden ergriffen werden oder, wenn gegen Whistleblower eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses oder die Gefahr eines irreparablen Schadens besteht. In solchen Fällen können Meldungen beispielsweise direkt an die Medien weitergegeben werden.

Rückmeldepflicht innerhalb einer angemessenen Frist

Es besteht die Anforderung, dass der Whistleblower innerhalb von drei Monaten über die eingeleiteten Maßnahmen aufgrund seiner Meldung zu informieren ist.

Schutz und Mechanismen zur Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen

Die Richtlinie hat das Ziel, Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen, wie Belästigungen am Arbeitsplatz, Diskriminierungen oder Entlassungen zu schützen.

Zudem gilt die Beweislastumkehr, sollte es aufgrund von Repressalien, die ein Whistleblower erlitten hat, zu einem Gerichtsverfahren kommen, so muss der Arbeitgeber nachweisen, dass die erlittene Benachteiligung in keinem Zusammenhang mit der Meldung des Whistleblowers steht. Personen, die den Whistleblower unterstützt haben (zB Vertrauenspersonen, Kollegen oder Verwandte), sind ebenso geschützt.

Pflicht zur Einführung von Sanktionen für Arbeitgeber

Für den Fall, dass Arbeitgeber ihren Pflichten nicht nachkommen, die Anonymität der Whistleblower nicht gewährleisten oder keine Folgemaßnahmen einleiten, müssen sie mit Sanktionen rechnen. Welche genau, hängt von der konkreten Umsetzung des Gesetzgebers ab.

Wie das Hinweisgebersystem ausgestaltet ist, welche Meldekanäle den Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollten und wie die Bearbeitung und Handhabung der Meldungen erfolgt, sollte auf jedes Unternehmen individuell angepasst werden. 

KPMG Integrity Line

Daher hat KPMG gemeinsam mit EQS die „Integrity Line“ entwickelt. Es handelt sich hierbei um ein webbasiertes Hinweisgebersystem, auf welches Mitarbeiter einfach und unkompliziert über einen Link zugreifen können. Die Plattform steht in bis zu 60 Sprachen zur Verfügung und ist daher auch für international agierende Unternehmen bestens geeignet. Weiters ermöglicht das System eine Kommunikation mit dem Hinweisgeber – unter Wahrung seiner vollen Anonymität.

(Klicken Sie auf die Grafiken, um die Bilder größer dazustellen)

Ausgangslage
Ausgangslage
Die KPMG Lösung: Integrity Line
Die KPMG Lösung: Integrity Line
KPMG Integrity Line
KPMG Integrity Line
Der laufende Betrieb
Der laufende Betrieb
Mehrwert für Ihr Unternehmen
Mehrwert für Ihr Unternehmen

Unsere Integrity Line stellt einen vollumfassenden Service dar. Wir übernehmen Konzeptionierung, technische Einrichtung und Wartung des Systems und bieten zusätzlich auch das Case Management an. Unternehmen erhalten in vordefinierten Abständen aussagekräftige Berichte und Reports sowie Statusberichte für die Geschäftsführung oder den Vorstand. Durch die Zusammenarbeit der Bereiche Compliance und Datenschutz, Forensic und Law kann aus einer Hand ein Full Service, vom Case Management über die rechtliche Beratung bis hin zur Durchführung unternehmensinterner Untersuchungen im Anlassfall, angeboten werden. 

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