Die jährliche DACH-Studie wurde in diesem Jahr in Österreich bereits zum zweiten Mal durchgeführt. Der Schwerpunkt der diesjährigen Studie lag auf der Fragestellung, inwiefern sich COVID-19 auf die Digitalisierung im Rechnungswesen ausgewirkt hat. Und: Wie digitalisiert österreichische Unternehmen sind.

Im Rahmen der Umfrage teilten 350 CFOs (Österreich: 168), Rechnungswesenleiter und Digitalisierungsverantwortliche ihre Erfahrungen mit uns. Ergänzt wurden diese Erkenntnisse von acht Tiefeninterviews mit österreichischen Führungskräften, die im Zeitraum Mai bis Juli 2021 durchgeführt wurden.

Status quo

Auch in diesem Jahr zeigt sich: Die Digitalisierung bleibt nach wie vor ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie. In einigen Unternehmen wird sogar eine eigene Digitalisierungsstrategie verfolgt. Das Rechnungswesen betrifft jedoch weit mehr Bereiche in einem Unternehmen als erwartet, denn die Zusammenführung mit allen Unternehmensbereichen stellt einen wichtigen Erfolgsfaktor für die End-To-End-Anschlussfähigkeit von Digitalisierungsinitiativen dar. Bevor es jedoch so weit ist, möchten österreichische Unternehmen zuerst die digitalen Voraussetzungen schaffen. Daher haben 27 Prozent der Unternehmen die Homogenisierung der Systemlandschaft bereits flächendeckend umgesetzt, 36 Prozent davon zumindest in Teilbereichen. Rund ein Fünftel (18 Prozent) der Unternehmen hat sich von ihren Altsystemen verabschiedet und die gleiche Menge (18 Prozent) hat eine papierlose Buchhaltung eingeführt.

Wurden die Teilnehmer nach den Projekten gefragt, die in Teilbereichen umgesetzt worden sind, oder sich noch in der Umsetzung befinden, wurde am häufigsten (63 Prozent) die Standardisierung von Workflows genannt und von 59 Prozent der Teilnehmer das Management der Datenqualität (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: SCHWERPUNKTE DER DIGITALISIERUNG IM RECHNUNGSWESEN IM JAHR 2021

SCHWERPUNKTE DER DIGITALISIERUNG IM RECHNUNGSWESEN IM JAHR 2021

Inwieweit beschäftigt sich Ihr Unternehmen im Zuge der Digitalisierung im Rechnungswesen mit folgenden Themen?

Abbildung 2: HERAUSFORDERUNGEN

Herausforderungen

Welche Herausforderungen sind bei der Digitalisierung des Rechnungswesens durch die COVID-19-Pandemie besonders deutlich geworden?

Das papierlose Rechnungswesen im Aufwind

In nahezu jedem Bereich war zu Beginn der Pandemie klar: Bedingt durch das remote Arbeiten müssen bestimmte Prozesse digitalisiert werden. Demnach gaben mehr als 50 Prozent der Unternehmen an, dass sie im Bereich „Purchase to Pay“ und „Order to Cash“ das volle Digitalisierungspotenzial ausgeschöpft haben. Aus den Tiefeninterviews konnten wir außerdem noch in Erfahrung bringen, dass es etwa vor einem Jahr Fälle gab, bei denen die Rechnungsfreigabe oder Spesenabrechnung noch nicht vollständig digitalisiert war. Es bestand daher die Notwendigkeit, insbesondere in der Anfangszeit der Krise, die physische Hauspost sowie Spesenbelege manuell in den weiteren Freigabeprozess einzusteuern. Die Digitalisierung wurde in solchen Fällen mit höchster Priorität nachgeholt, sodass das Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht werden konnte.

Herausforderungen, aber auch Chancen durch COVID-19

Im Zuge der Umfrage haben wir den Teilnehmern außerdem die Frage gestellt, wie das Rechnungswesen auf die COVID-19-Pandemie und auf die sich plötzlich verändernden Bedingungen reagiert hat und zu welchen Entwicklungen es im Zuge dessen gekommen ist. Als klare Erkenntnis zeigt sich: Das Arbeiten im Rechnungswesen aus dem Homeoffice im Rechnungswesen ist nur dann möglich, wenn die Prozesse digital abgebildet sind. 61 Prozent der befragten Unternehmen in Österreich geben an, dass die Pandemie die Digitalisierung im Rechnungswesen angekurbelt bzw beschleunigt hat. 33 Prozent gaben an, dass es in Bezug auf Digitalisierungsvorhaben keine spürbaren Veränderungen gab.

Die Ergebnisse der Online-Umfrage sind deckungsgleich mit den Aussagen aus den Tiefeninterviews mit österreichischen CFOs und Rechnungswesenleitern. Diese konnten bestätigen, dass sich aufgrund von COVID-19 nichts Wesentliches an der Priorisierung sowie den Fokusthemen in ihrer Digitalisierungsroadmap verändert hat. Es kam zwar zu längeren Projektdurchlaufzeiten, Projekte wurden jedoch durch die Pandemie nicht gestrichen. Priorisiert wurde die Einrichtung von virtuellen Kollaborationstools sowie die schnellstmögliche Bereitstellung von Handys und Laptops inklusive Remote-Zugängen zu den Systemen, um das tägliche Geschäft aufrechtzuerhalten (siehe Abbildung 2).

Die Unternehmen wurden durch die Corona-Pandemie jedoch nicht nur vor Herausforderungen gestellt, sondern haben auch eine Vielzahl an Chancen erkannt, vor allem ergab sich ein neuer wichtiger Schwung bei der Entwicklung zukünftig notwendiger „digitaler Fähigkeiten“. Denn durch COVID-19 entstanden natürlich neue Aufgaben und Anforderungen für Mitarbeitende im Rechnungswesen. Als bemerkenswert zeigt sich, dass ein Großteil der Mitarbeiter ihre Fähigkeiten um neue digitale Kompetenzen erweitern konnte (84 Prozent) und Themen wie transparente Kommunikation (78 Prozent) sowie die Erhöhung der Arbeitsflexibilität (79 Prozent) deutlich an Bedeutung gewonnen haben (siehe dazu Abbildung 3).

Des Weiteren ergaben unsere Erhebungen, dass die sonst breit eingesetzte Kurzarbeit nur in 25 Prozent der österreichischen Rechnungswesenabteilungen zum Einsatz kam, bei nur 22 Prozent waren Restrukturierungsmaßnahmen notwendig. Damit zeigt sich die zentrale Rolle des Rechnungswesens für die Aufrechterhaltung der Unternehmenstätigkeit und wie stabil die Prozesse im Rechnungswesen auch in Krisenzeiten und trotz Homeoffice laufen.

Abbildung 3: CHANCEN

Chancen

Welche Chancen sind in der Digitalisierung des Rechnungswesens durch die COVID-19-Pandemie besonders deutlich geworden?

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