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Die Auswirkungen der COVID-19 Pandemie hat nicht zuletzt auch unsere Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Eine nicht nur vorübergehende Auswirkung ist die deutliche Zunahme des Arbeitens von zu Hause aus – aus dem Homeoffice. Dies erforderte auch eine Anpassung der einschlägigen gesetzlichen Regelungen im Bereich des Arbeits- und des Steuer- und Sozialversicherungsrechts. Der folgende Beitrag bietet einen kompakten Überblick zu den verschiedenen Materien, verbunden mit Tipps zur Umsetzung in der Praxis.

Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht

Die entsprechenden gesetzlichen Grundlagen zur Arbeit im Homeoffice finden sich großteils im neu geschaffenen § 2h Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (AVRAG), jedoch auch in Sondergesetzen wie dem Dienstnehmerhaftpflichtgesetz oder dem Arbeitsinspektionsgesetz.

  • Für Homeoffice wurde eine Definition geschaffen. Homeoffice liegt demnach vor, wenn die Arbeitsleistung regelmäßig in der Wohnung einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers verrichtet wird. Nach den Gesetzesmaterialien kann dies auch ein Nebenwohnsitz oder der Wohnsitz von Angehörigen oder der Lebensgefährtin bzw des Lebensgefährten sein.

    Praxistipp: Vorsicht ist geboten, wenn sich das Homeoffice im Ausland befindet, vor allem, wenn dort ein Großteil der Arbeitszeit verbracht werden soll. Dies kann dazu führen, dass Normen anderer Rechtsordnungen anwendbar werden. Zusätzlich können steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Implikationen eintreten. Aktuell wurde bereits vom Arbeitsminister eine Evaluierung dieser Thematik angekündigt, die durchaus in weiteren gesetzlichen Änderungen münden könnte.

  • Homeoffice bleibt Vereinbarungssache. Zwischen Arbeitnehmerin bzw Arbeitnehmer sowie Arbeitgeberin und Arbeitgeber muss eine schriftliche Homeoffice-Vereinbarung geschlossen werden. Ein Mindestinhalt der Vereinbarung ist jedoch nicht vorgesehen. Die Homeoffice-Vereinbarung kann aus wichtigen Gründen unter Einhaltung einer einmonatigen Frist zum Monats­letzten vorzeitig aufgelöst werden.

    Praxistipp: Zusätzlich ist es ratsam, die Möglichkeit einer ordentlichen Kündigung oder eine Befristungsregelung vorzusehen.

  • Die Arbeitgeberin bzw der Arbeitgeberhat die erforderlichen digitalen Arbeitsmittel bereitzustellen. Nach den Erläuterungen sind damit die IT-Hardware sowie die Datenverbindung gemeint. Eine abweichende Regelung ist zulässig. Die Arbeitgeberin bzw der Arbeitgeber muss in diesem Fall aber für die Bereitstellung durch den Dienstnehmer einen angemessenen Kostenersatz leisten. Ein solcher kann – im Gegensatz zur alten Rechtslage – nicht mehr vertraglich ausgeschlossen werden. Der angemessene Kostenersatz kann auch pauschaliert werden.

    Praxistipp: In einer Homeoffice-Vereinbarung sollte die Kostenfrage klar geregelt werden und der Ersatz weiterer Aufwände vertraglich ausgeschlossen werden.

  • In Betrieben mit Betriebsrat können die Rahmenbedingungen von Homeoffice nun mittels Betriebsvereinbarung geregelt werden. Der Abschluss einer solchen Betriebsvereinbarung ist jedoch nicht zwingend. Trotz Betriebsvereinbarung muss das Arbeiten im Homeoffice zwischen Arbeitnehmerinnen bzw Arbeitnehmern und Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern schriftlich vereinbart werden.

  • Mit einer Ergänzung im Dienstnehmerhaftpflichtgesetz (DHG) soll sichergestellt werden, dass die haftungsmildernden Bestimmungen des DHG auch dann greifen, wenn Schäden, die die Arbeitgeberin bzw den Arbeitgeber treffen, etwa an digitalen Arbeitsmitteln oder abgespeicherten Arbeitsergebnissen, durch Angehörige herbeigeführt wurden.

  • Weiters wurde mit einer Änderung des Arbeitsinspek­tionsgesetzes ausdrücklich klargestellt, dass die Organe der Arbeitsinspektion die privaten Haushalte der Arbeitnehmerin bzw des Arbeitnehmers, in denen die Arbeitsleistung im Homeoffice verrichtet wird, ohne ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmerin bzw des Arbeitnehmers nicht betreten dürfen.

  • Unfälle im Homeoffice gelten auch wie schon seit Beginn der Corona-Pandemie weiterhin als Arbeitsunfälle.

    Praxistipp: Nicht zuletzt aus diesem Grund sollte die Home-office-Vereinbarung den Homeoffice-Ort klar definieren.

Steuer- und Sozialversicherungsrecht

  • Nichtsteuerbarkeit inkl Beitragsfreiheit von Leistungen der Arbeitgeberin bzw des Arbeitgebers
    • Die Bereitstellung digitaler Arbeitsmittel für das Homeoffice durch die Arbeitgeberin bzw den Arbeitgeber ist nicht steuerbar (das bedeutet sie unterliegt weder der Lohnbesteuerung noch den Lohnnebenkosten) und beitragsfrei. Zudem kann eine vom Arbeitgeber geleistete Homeoffice-Pauschale bis zu einem Betrag von maximal drei Euro pro Tag der ausschließlichen Tätigkeit im Homeoffice abgaben- und beitragsfrei gewährt werden, maximal jedoch EUR 300 pro Jahr bzw maximal für 100 Homeoffice-Tage pro Jahr.
    • Die Arbeitgeberin bzw der Arbeitgeber muss die Anzahl der Homeoffice-Tage sowie die Höhe des steuerfrei ausbezahlten Homeoffice-Pauschales am Lohnkonto und am ­Lohnzettel (L-16) erfassen.

      Praxistipp: Aus diesem Grund müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die im Homeoffice arbeitenden Arbeitnehmerinnen bzw Arbeitnehmer anweisen, die Homeoffice-Tage korrekt zu verzeichnen.
       
  • Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer
    • Hinsichtlich des möglichen Werbungskostenabzugs bei Arbeitnehmerinnen bzw Arbeitnehmern ist zu unterscheiden, ob es sich beim Homeoffice um ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer handelt oder nicht.
    • Für steuerlich anerkannte Arbeitszimmer war schon bisher geregelt, dass sämtliche Kosten aus der Nutzung des Arbeitszimmers einschließlich der Einrichtungsgegenstände abgesetzt werden können. Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung von im Wohnungsverband gelegenen Arbeitszimmern ist, dass diese den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit der steuerpflichtigen Person bilden, nach der Art der Tätigkeit der steuerpflichtigen Person unbedingt notwendig sind, und der zum Arbeitszimmer bestimmte Raum tatsächlich (nahezu) ausschließlich beruflich genutzt wird.
    • Bildet das Homeoffice kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer, dann kann der Arbeitnehmer nunmehr in zweierlei Hinsicht Werbungskosten geltend machen:
      • Soweit die Höchstbeträge für das nicht steuerbare Homeoffice-Pauschale durch die Arbeitgeberin bzw den Arbeitgeber nicht ausgeschöpft werden, kann die Arbeitnehmerin bzw der Arbeitnehmer Differenzwerbungskosten geltend machen.
      • Darüber hinaus kann er unter der Voraussetzung, dass er im Kalenderjahr zumindest 26 ausschließliche Homeoffice-Tage zurücklegt, Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar – Schreibtisch, Drehstuhl und Beleuchtung – einen Betrag von bis zu EUR 300 pro Jahr absetzen. Soweit die Anschaffungs- bzw Herstellungskosten in einem Kalenderjahr den angeführten Höchstbeitrag übersteigen, können sie in die nächsten Jahre vorgetragen und dort innerhalb der Höchstgrenze abgesetzt werden.

        Praxistipp: Die angeführten Steuerregelungen gelten zunächst nur befristet bis 2023. Die angeführte Geltendmachung von Werbungskosten für ergonomisch geeignetes Mobiliar ist aber bereits erstmalig für das Kalenderjahr 2020 möglich. Allerdings ist der maximale Betrag der Geltendmachung für die Kalenderjahre 2020 und 2021 auf insgesamt EUR 300 beschränkt. Dabei können im Kalenderjahr 2020 bis zu EUR 150 als Werbungskosten abgezogen werden. Der im Kalenderjahr 2021 geltend gemacht Betrag ist auf den maximalen im Kalenderjahr 2021 abzugsfähigen Betrag anzurechnen.