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Vor einem Jahr hat etwas begonnen, das sich als eine der nachhaltigsten Veränderungen unserer Arbeitswelt herausgestellt hat. Während in den ersten Monaten das Thema des neuen Arbeitens auf die Homeoffice-Thematik beschränkt wurde, sind sich nun viele Unternehmen einig, dass sich ihre Organisation inmitten eines weitaus umfangreicheren Transformationsprozesses befindet. Flexibles und mobiles Arbeiten war der Beginn einer Reise. Nun gilt es, zu definieren, wohin diese führen soll bzw führen kann.

Über die neue Welt der Arbeit wird schon seit vielen Jahren gesprochen und geforscht. Moderne Technologien, neue Bürokonzepte sowie neue Organisationsformen haben unsere Zusammenarbeit in den letzten Jahren langsam, aber beständig verändert. Einige nationale und internationale Unternehmen hatten sich der Veränderung bereits gestellt und sich erfolgreich in der Transformation befunden. Durch die Pandemie wurden jedoch über Nacht alle Unternehmen in eine andere Arbeitswelt katapultiert.

Die Auswirkungen der letzten Monate wurden mittlerweile mehrfach analysiert und untersucht. Die Unternehmen haben gelernt, dass die Produktivität kaum beeinträchtigt wurde, Bestehendes weiterhin funktioniert hat – Neues und Kreatives wollte allerdings nicht so einfach von der Hand geht. Ein Zurück zu früher wird es jedoch nicht geben.

Aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter befragt und fast alle Ergebnisse spiegeln Folgendes wider (Quelle: Prof. Bartz, IMC FH Krems):

  • 70 bis 80 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten die gelegentliche Nutzung des Homeoffice nach der Corona-Krise beibehalten.
  • Mobiles Arbeiten wird weiterhin erwartet, im Schnitt 1,8 Tage pro Woche.
  • Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, ist für 70 Prozent der Bewerberinnen und Bewerber ein Top-Kriterium bei der Auswahl der Arbeitgeberin der des -gebers.
Herausforderungen

Viele Unternehmen sehen dadurch Potenzial für eine Verringerung der Infrastrukturkosten durch Reduktion der Büroflächen. Bevor hier jedoch zu rasch reduziert wird, sollte folgendes bedacht werden: Büroräumlichkeiten werden in einer hybriden Arbeitswelt eine neue Rolle spielen. Sie werden wahrscheinlich weniger zum „Abarbeiten“ dienen, sondern mehr der Ort für Kreatives und Innovatives, aber weiterhin auch ein Ort für soziale Interaktion, Kommunikation und Flurfunk sein, dessen Wichtigkeit für und Auswirkung auf Projekte, Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Wissenstransfer in den letzten Monaten klar zum Vorschein gekommen ist.

Aber ist es nur die Bürofläche, die aktuell im Mittelpunkt steht? Welche Stellschrauben soll ein Unternehmen denn nun bedenken, wenn es um hybride Arbeitswelten geht?

Erste Schritte der Transformation

Diese Fragen lassen sich mithilfe interdisziplinärer „Envisioning Workshops Hybrides Arbeiten“ eingrenzen und leiten damit den Beantwortungsprozess ein. Basierend auf einer kurzen Standortbestimmung des Unternehmens in Bezug auf hybrides Arbeiten werden anhand von Trends und Best Practices die Leitplanken identifiziert. In einem Workshop werden dabei die Ergebnisse dieser Standortbestimmung und die Herausforderungen für Unternehmen abgeglichen und daraus die spezifischen Stoßrichtungen für das jeweilige Unternehmen abgeleitet (siehe Abb 1).

Zum Beispiel geht es um Herausforderungen, dass Arbeitsverhältnisse purpose-getriebener und flexibler werden bzw dass die Kundin bzw der Kunde durch steigende Erwartungen an die digitale Performance den Transformationsdruck auf Unternehmen erhöht.

Daraus abgeleitet können Stoßrichtungen für Unternehmen unter anderem sein, dass Arbeitsumfelder für unterschiedliche Typen der Kategorien von Mitarbeitenden (Workstyles) maßgeschneidert sein bzw Kundenservice tiefer in der Organisation, bis in das Back Office, integriert werden sollen.

Diese individuellen Stoßrichtungen dienen als Basis für die Transformation und an diesen werden die wichtigsten Entwicklungsschritte und der Weg in Richtung „Hybride Arbeitswelt und Digitalisierung“ für das Unternehmen definiert.

Transformation Map

Das Herzstück: Die Transformation Map

Die erforderlichen Maßnahmen und Schritte, die notwendig sind, um die mittels der Kernaussagen formulierten Ziele zu erreichen, werden fachübergreifend erarbeitet. Maßnahmen können dabei Aktivitäten, Projekte oder Projektbündel sein. Diese werden gesammelt und mithilfe einer Transformation Map, einer visuellen Darstellung des Transformationsprozesses, dargestellt. Sind die Maßnahmen und wichtigen Meilensteine fixiert, folgt im nächsten Schritt die Einordnung in die Dimensionen People, Place, Technology, Partner und Kunde sowie eine laufende Betrachtung der inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten. Jede Maßnahme einer Dimension kann sich auf andere Dimensionen auswirken und daraus die Notwendigkeit weiterer Maßnahmen entstehen lassen.

In den bisherigen Projekten wird über diesen Weg das hybride Arbeiten – neben einer neuen Rolle des Büros – auch massive Auswirkungen auf und Abhängigkeiten von Führungskultur oder Security haben. Und es wird sich dadurch auch die Interaktion mit Kundinnen bzw Kunden sowie Partnerinnen und Partnern maßgeblich ändern. So entwickelt sich mit jeder Maßnahme die gesamte Transformation Map weiter (Abb 2).

Die Transformation Map stellt dabei keinen starren Projektplan dar, sondern sind Kommunikationsinstrument und Fahrplan einer Organisation, die immer wieder helfen, Zusammenhänge und Abgängigkeiten schnell zu sehen. So können die notwendigen Veränderungen ausbalanciert umgesetzt und die hybride Arbeitswelt und Digitalisierung umfassend betrachtet und weiterentwickelt werden. Die Erfahrung zeigt, dass erfolgreiche Transformationen drei bis fünf Jahre dauern, weshalb es sich lohnt bald die ersten Schritte zu setzen.