Historische Strukturen, fehlende Automatisierungsprozesse und steigende Komplexitäten innerhalb der Geschäftsprozesse repräsentieren nur einen kleinen Ausschnitt der Themen, die Unternehmen heute zu bewältigen haben. Die dabei bestehenden Handlungsmuster aufzubrechen, stellt für viele Finanzverantwortliche eine Herausforderung dar. Dies ist jedoch die Voraussetzung, um effizient, kostengünstig und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Finance Efficiency setzt genau hier an und hilft Unternehmen Potenziale zu erkennen, Lösungen in verschiedensten Bereichen zu entwickeln und diese anschließend in die Finanzorganisation zu integrieren. Vor dem Start des Restrukturierungsprozesses der Finanzabteilung haben sich folgende Fragestellungen bewährt:
- Ist die Finanzorganisation für die kontinuierlich steigenden Anforderungen innerhalb der Finanzwelt gerüstet?
- Welche kritischen Aspekte wurden bereits berücksichtigt, um die Finanzorganisation nicht nur effizient, sondern auch flexibel zu gestalten?
Aus unserer langjährigen Erfahrung im Bereich der Finanztransformation haben wir sieben wesentliche Aspekte identifiziert, mit deren Umsetzung eine Kostensenkung von bis zu 50 Prozent erzielt werden kann.
Benchmarking bzw Potenzialanalyse dienen zu Beginn dazu, einen Überblick über die aktuelle Lage der Finanzorganisation zu gewinnen und diese im Vergleich zu Mitbewerbern am Markt darzustellen. Mittels Outside-in-Analyse und Referenzwerten aus der Branche garantiert das Benchmarking, dass Transparenz hinsichtlich Organisation, Prozessen und Systemen geschaffen wird und die wesentlichsten Potenziale für Effizienzsteigerungen (=„Gaps“) identifiziert werden können. Aufbauend auf den Ergebnissen des Benchmarkings wird ein zielgerichteter Maßnahmenkatalog sowie eine entsprechende Roadmap zur Schließung dieser „Gaps“ gemeinsam erarbeitet.
Die Standardisierung von Strukturen und Prozessen bietet innerhalb der Finanzorganisation in vielen Fällen signifikante Optimierungsmöglichkeiten. Heterogene, komplexe & überladene Grundstrukturen im Finanzbereich und eine nicht vorhandene Konsistenz mit der formellen Organisations- bzw Geschäftsbereichsstruktur erweisen sich als Problemstellungen. Die Optimierung und Integration von Konten- und Kostenstellenplänen sowie die Berücksichtigung von Controlling Informationen wie zB Profit Center, Funktionsbereich oder Produkt- und Kundenhierarchien im Stammdatenmanagement stellen dabei einen wichtigen Schritt hin zur effizienten Finanzorganisation dar.
Beim Prozess-Redesign wird darauf abgezielt, Prozesse und Strukturen im Controlling und Rechnungswesen möglichst ganzheitlich neu auszurichten, um eine Effizienzsteigerung herbeizuführen und folglich Zeit sowie Kosten zu sparen. Ein wesentlicher Aspekt hierbei ist die kontinuierliche und ganzheitliche End-2-End-Prozessbetrachtung, wodurch einerseits nicht wertstiftende Prozessschritte wegfallen und andererseits der Fokus auf die unternehmensspezifischen und gleichzeitig wertsteigernden Prozessschritte gelegt werden kann. Das Ziel ist somit überflüssige Prozesselemente zu eliminieren und damit einhergehend Kapazitäten zu schaffen, um wertschöpfende Elemente erhalten, optimieren & ausbauen zu können.
Bei der Methodensimplifizierung werden Richtlinien und Methoden zur Erhebung, Berechnung, Bewertung und Präsentation vereinheitlicht und vereinfacht, um Effizienz- und Kostensenkungspotenziale nutzen zu können. Die Anwendungsmöglichkeiten der Methodensimplifizierung sind breit gefächert und reichen vom Accounting und Controlling Handbuch, über eine einheitliche Governance, der Stichprobeninventur bis hin zur werttreiberbasierten Steuerung. Durch die Simplifizierung und Strukturierung dieser Inhalte lassen sich Ineffizienzen entstehend aus manuellen Berechnungen und Mappings sowie aufwendigen Integrations-, Abstimmungs- und Analyseprozessen vermeiden und darüber hinaus mittels automatisierter und intelligenter Szenarienmodellierungen basierend auf Advanced Analytics-Technologien die Qualität im Reporting und Forecasting nachhaltig steigern.
Die aktuelle und über Jahrzehnte gewachsene Struktur der Finanzorganisation ist oft nicht in der Lage, die stetig zunehmenden Anforderungen der fortschreitenden Digitalisierung, der steigenden Komplexität und der damit verbundenen Erweiterungen des Aufgabengebiets effizient zu bewältigen. Daher bedarf es einer entsprechenden Reorganisation und Harmonisierung, welche die bestehenden Strukturen in der Finanzabteilung den neuen Anforderungen anpasst und optimiert. Insbesondere das so genannte Backsourcing, bei dem die Rückholung von ausgelagerten Aufgaben in die eigene Finanzabteilung erfolgt, bietet durch den vermehrten Einsatz von Technologien eine nicht zu unterschätzende Optimierungsmöglichkeit. Dies führt unter anderem zu einer Verkürzung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, zu einer besseren Qualität des Prozesses, einer Produktivitätssteigerung und einem nachhaltigen Aufbau von Know-how im Unternehmen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt auf dem Weg zur effizienten Finanz ist die Automatisierung, welche ihre Potenziale vor allem durch den Einsatz von Skripten oder RPA (Robotic Process Automation) entfaltet. Diese effizienten Techniken helfen dabei, mühevolle und repetitive Aufgaben zu eliminieren und setzen Ressourcen frei, die für wertschaffende Tätigkeiten genutzt werden können. Als systemübergreifende sowie schnittstellenunabhängige Automatisierung, schließen diese Roboter die Lücken zwischen Anwendungen und sorgen für eine bessere Datenqualität bei gleichzeitigen Kosteneinsparungen.
Die Integration innerhalb der Finanzorganisation stellt den letzten Aspekt auf dem Weg zu einer effizienten Finanz dar. Mittels sechs Schritten, von der Methoden- und Strukturintegration bis hin zur Konzernintegration wird sichergestellt, dass sämtliche relevanten Aspekte im Finanzbereich effizient und integriert ineinandergreifen. Dies beinhaltet unter anderem die Verzahnung von GuV, Bilanz und Cashflow, die Vereinheitlichung der Systemlandschaft sowie Datenharmonisierung, die Zusammenführung von externem und internem Rechnungswesen und Integration und Harmonisierung entlang der Wertschöpfungskette.
Möchten auch Sie Ihre Finanzorganisation effizient und agil gestalten, um die steigenden Anforderungen der Finanzwelt meistern zu können und die Effizienz in Ihrem Finanzbereich nachhaltig zu steigern? Alle Details erfahren Sie in unserem kostenlosen Webinar. Auch für individuelle Anfragen stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung!
