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Historisch gewachsene Strukturen und Prozesse, überwiegend manuelle Tätigkeiten, bei steigenden Anforderungen an Geschwindigkeit und Auswertungsmöglichkeiten – das sind die Herausforderungen der Finanzbereiche. Das Ziel: eine effiziente Finanzorganisation. Doch wie lässt sich sowohl die Effizienz und gleichzeitig Flexibilität hinsichtlich der neuen Anforderungen steigern?

Finanzorganisationen aus allen Branchen sehen sich mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert. Vielen Unternehmen machen beispielsweise die über Jahre gewachsenen historischen Strukturen, ineffiziente Prozesse sowie ein geringer Grad an Automatisierung zu schaffen. Diese verursachen sowohl auf operativer als auch auf organisatorischer Ebene erhebliche Ineffizienzen und Kosten. Ein etabliertes Muster neu zu gestalten stellt für viele Finanzleiter eine erhebliche Herausforderung dar.

Dieser Schritt ist aber notwendig, um auch in der Zukunft effizient, kostengünstig und somit wettbewerbsfähig zu bleiben. Das Schlagwort lautet: Finance Efficiency.

7 Schritte zum Erfolg

Im Bereich der Finanztransformation lassen sich sieben wesentliche Aspekte identifizieren, die dabei unterstützen, den Finanzbereich effizienter zu gestalten:

1. Benchmarking & Potenzialanalyse

Durchführung von Outside-in-Analysen mittels Benchmarking zur Ermittlung von Effizienzpotenzialen

2. Standardisierung

Standardisierung von Kostenstellen- & Kontenplänen sowie Finanzstrukturen als Grundlage für einen integrierten und effizienten Finanzbereich

3. Prozess-Redesign

Neuausrichtung von Prozessen & Strukturen im Rechnungswesen inkl der Optimierung von Prozesselementen & Dimensionen

4. Methodensimplifizierung

Optimierung  & Simplifizierung von Methoden zur Effizienzsteigerung & Kostensenkung

  • Accounting & Controlling Handbuch
  • Finance Governance
  • Stichprobeninventur
  • Werttreiberbasierte Steuerung, etc

5. Reorganisation

  • Out-/Backsourcing
  • Harmonisierung
  • Spezialisierung einzelner Mitarbeiter
  • Schließung von fachlichen Qualifikationslücken

6. Automatisierung

Effiziente Automatisierung von Prozessen & Operationen, mittels Skripten & RPA (Robotic Process Automation) Technologien

7. Integration

Restrukturierung vom heterogenen Finanzbereich zur integrierten Finanz: 

  • Strukturintegration
  • Systemintegration
  • Integration ReWe & Controlling
  • Horizontale, vertikale und Konzernintegration

Die Lage bestimmen

Vor der Planung der Maßnahmen ist es essenziell, sich zuerst einen Überblick über die aktuelle Lage im Finanzbereich und die möglichen Potenziale für Effizienzsteigerung zu verschaffen. Ein Benchmarking zeigt einerseits, wo sich die eigene Finanzabteilung im Vergleich mit ähnlichen Unternehmen derzeit positioniert. Gleichzeitig hilft es dabei, erste Potenziale zu identifizieren. Die Ergebnisse der Analyse gewährleisten, dass eine Transparenz hinsichtlich Organisation, Prozessen und Systemen geschaffen wird und somit zielgerichtete Maßnahmen abgeleitet und definiert werden können.

Struktur schaffen

Eine wesentliche Optimierungsmöglichkeit in der Finanzorganisation stellt die Standardisierung der Strukturen dar. Unternehmen weisen in der Praxis oft heterogene, komplexe und überladene Grundstrukturen auf und es ist keine Konsistenz mit der formellen Organisations- bzw Geschäftsbereichsstruktur gegeben. Der erste Schritt zur effizienten Finanzorganisation: eine Standardisierung, Optimierung und Integration von Konten- bzw Kostenstellenplan. Aufbauend auf schlanken und integrierten Grundstrukturen lassen sich sowohl operative als auch dispositive Prozesse im Finanzbereich optimieren.

Die dabei erzielten Anpassungen führen zu einer Reduktion von Zeitaufwänden und somit der Kosten und gleichzeitig zu einer Qualitätssteigerung und Verkürzung der Durchlaufzeiten.

Neue Prozesse

Die Effizienz im Finanzbereich kann weiters durch ein Redesign der wesentlichsten Finanzprozesse erhöht werden. Dabei sollten die Prozesse und Strukturen möglichst ganzheitlich neu ausgerichtet werden. Zentral ist hier die End-to-End Betrachtung der Prozesse und nicht die oft gesehene „funktionale“ Prozesssicht. Das Ziel dabei: Prozesselemente zu optimieren und überflüssige Schritte zu eliminieren, damit ausschließlich wertschöpfende Prozessschritte übrigbleiben. Vereinfachte und schlanke Prozesse gewährleisten dauerhaft eine Beschleunigung in der Ausführung der Tätigkeiten sowie eine Reduktion von Komplexität.

Mehr Effizienz

Weitere wesentliche Optimierungsmöglichkeiten können durch eine Methodensimplifizierung erzielt werden. Hier kann je nach Bedarf aus einer breiten Palette von Optionen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung ausgewählt werden:

  • Accounting & Controlling-Handbuch: In diesem Handbuch werden sämtliche Richtlinien hinsichtlich Bilanzierung, Kontierung, Bewertung und Berechnung definiert und unternehmensweit festgelegt.
  • Finance Governance: Eine vollumfängliche Governance im Finance-Bereich definiert und strukturiert Finanzorganisation, Steuerungsebenen, Kennzahlenstruktur und Schnittstellen zwischen den Managementsystemen, um Reibungsverluste und Redundanzen zu vermeiden.
  • Einheitliches Reporting (zB UKV): Eine einheitliche Methodik beim Reporting erspart Koordinations- und Abstimmungsbedarf beim Jahresabschluss. Dabei erleichtert das Umsatzkostenverfahren (UKV) die interne Berichterstattung.
  • Stichprobeninventur: Die Stichprobeninventur ist eine gesetzmäßig geregelte (UGB und IFRS) Vereinfachungsmethode für die jährliche Inventur auf Basis mathematischer und statistischer Verfahren.
  • Werttreiberbasierte Steuerung inkl Advanced Analytics: Anhand von IST-Daten werden relevante Werttreiber/KPIs identifiziert, welche die Grundlage für eine automatisierte und intelligente Szenariomodellierung mithilfe von Advanced Analytics Technologien darstellen.

Neu definiert

Es sind nicht nur standardisierte Strukturen und schlanke Prozesse, die zu einer Steigerung der Effizienz führen. Die fortschreitende Digitalisierung im Unternehmen, die steigende Komplexität und die damit verbundene Erweiterung des Aufgabengebiets in der Organisation erfordern unter anderem eine Reorganisation und Neuausrichtung der Finanzorganisation. Je nach Bedarf bieten sich auch hier unterschiedliche Möglichkeiten. Beispielsweise macht der vermehrte Einsatz von Technologie möglich, davor in Shared Service Centern ausgelagerte Tätigkeiten in die eigene Finanzabteilung zurückzuholen (Backsourcing). Einen weiteren wesentlichen Punkt stellt die Harmonisierung der Finanzorganisation dar: In Rahmen dessen werden bestehende Strukturen in der Finanzabteilung angepasst und optimiert.

Zusätzlich führt eine Verantwortung der Mitarbeiter für End-to-End Prozesse zu einer Verkürzung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, zu einer besseren Qualität des Prozesses und zu einer Produktivitätssteigerung. Dies kann unter anderem auch durch Zusatzqualifizierung von Mitarbeitern erzielt werden.

Ressourcen schaffen

Eine der größten Chancen, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren sowie die Qualität der Ergebnisse zu steigern besteht in der Nutzung der Automatisierung innerhalb des Unternehmens. Der Einsatz von Skripten oder RPA (Robotic Process Automation) helfen dabei, sich mühevolle und sich wiederholende Aufgaben zu ersparen und setzen gleichzeitig Ressourcen frei, die für komplexere, wertschaffende Tätigkeiten genutzt werden können.

Hand in Hand

Zum Schluss führt eine Integration des Finanzbereichs mit Fokus auf Effizienzsteigerungen schrittweise von einem heterogenen zu einem effizienten und integrierten Finanzbereich. Diese erfolgt anhand von sechs ineinander verschränkten Phasen:

  1. Methoden- & Strukturintegration: Integration von GuV, Bilanz & Cashflow (auch im PLAN); IST/PLAN Integration, Bewertung und Präsentation/Rechnungslegungsstandard
  2. System- & Datenintegration: Integration der Systemlandschaft sowie Datenharmonisierung, Aufbau einer Single Source of Truth für Reporting-, Steuerung- & Analysezwecke
  3. Integration Rechnungswesen & Controlling: Harmonisierung von externem und internem Rechnungswesen, Datenbasis integriert interne & externe Berichterstattung
  4. Horizontale Integration: Integration entlang der Wertschöpfungskette, Aufhebung fachlicher Grenzen und Denken in bereichsübergreifenden E2E-Prozessen
  5. Vertikale Integration: Integration entlang der Planungs- und Berichtssysteme, Integration der strategischen, operativen & finanziellen Steuerung
  6. Konzernintegration: Harmonisierung (Struktur und Methoden über mehrere Gesellschaften hinweg), Integration von Gesellschaften untereinander

Ein klarer Vorteil

Unternehmen müssen flexibel bleiben und sich kontinuierlich an die sich ständig verändernde Umgebung und deren Anforderungen anpassen können. Um dieses anspruchsvolle Ziel zu erreichen, bedarf es effizienter und agiler Finanzprozesse. Nur so können Unternehmen am Markt wettbewerbsfähig bleiben. KPMG hilft Unternehmen dabei, die Potenziale in ihren Finanzorganisation zu erkennen und die Effizienz nachhaltig zu steigern.