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Hybrides Arbeiten bringt örtliche Distanz mit sich – das altbekannte Vier-Augen-Prinzip funktioniert nicht mehr wie bisher. Zeit, neue Methoden zu implementieren und das Interne Kontrollsystem neu zu denken. Die beiden KPMG Fachexperten Susanne Flöckner und Thomas Schmutzer sprechen darüber, wie man unter den neuen Umständen Betrug effizient vermeidet.

Die COVID-19-Pandemie ist in vielen Bereichen als „Beschleuniger“ erlebt worden. Hat sie auch Auswirkungen auf betrügerische Tätigkeiten im Unternehmen?

Susanne Flöckner (SF): Die Gelegenheiten für Betrug wurden definitiv mehr: Unternehmen können das Interne Kontrollsystem nicht über Nacht auf hybride Arbeitswelten umstellen. Gleichzeitig ist der Druck gestiegen: Beschaffungen müssen oftmals schneller vonstattengehen und es bleibt wenig Zeit für das Einholen von Vergleichsangeboten oder Verhandlungen. Solche Umstände schaffen Raum für informelle Nebenvereinbarungen, Veruntreuung oder Betrug.

Werden Mitarbeiter in Zeiten des hybriden Arbeitens also tendenziell leichter zu Betrügern?

SF: Nicht, wenn die vielen IKS-Drehschrauben im Unternehmen neu angepasst werden. Grundsätzlich gibt es drei Faktoren, die das Fraud-Risiko beeinflussen: Das Motiv, die Gelegenheit und die innere Rechtfertigung. Motive können in Zeiten der Pandemie natürlich zunehmen – etwa durch Gehaltseinbußen oder einer generellen Unzufriedenheit. Die Gelegenheiten können im Homeoffice ebenso steigen, weil die Kontrolle fehlt. Mit Rechtfertigung ist gemeint, dass die Person die Tat vor der Tatbegehung sich selbst gegenüber rechtfertigen kann. Als Unternehmen kann man aber leicht dagegenhalten: allen voran durch ein engmaschiges und angepasstes Internes Kontrollsystem.

Die Vertriebskanäle werden schnell an hybride Arbeitswelten angepasst, das IKS eher langsam. Ein großer Fehler der Unternehmen?

Thomas Schmutzer (TS): Die coronabedingte Digitalisierung, die ja mehr erzwungen als geplant war, erfolgt in den meisten Unternehmen in zwei Wellen. Zuerst wurden die Grundlagen geschaffen: das Kollaborationswerkzeug, die Technologie. Erst jetzt machen sich die Unternehmen Gedanken darüber, welche Bereiche dauerhaft digitalisiert werden müssen. Das Aufrechterhalten der internen Prozesse war in den letzten Monaten für viele nur durch massive Veränderungen möglich. Häufige Konsequenz waren die kurzfristige Vergabe von zusätzlichen Berechtigungen oder der Ausfall von sonst alltäglichen Kontrollen wie etwa dem Vier-Augen-Prinzip. Nun gilt es, diese Schnellschüsse in geordnete Strukturen zu gießen.

Sensible Firmentelefonate bei offenem Fenster, Akten, die im Altpapier entsorgt werden – wie kann man das verhindern?

SF: Es ist ganz entscheidend, eine Unternehmenskultur und Awareness für hybrides Arbeiten zu schaffen und zu kommunizieren – zB was darf ich ausdrucken und was nicht, wie gehe ich mit der Entsorgung von Unterlagen um? Jedes Unternehmen braucht eine Homeoffice-Richtlinie, die all diese Punkte klar regelt und dadurch automatisch ein Bewusstsein für die Gefahren schafft. Denn gegen Wirtschaftskriminalität nützt die beste Firewall nichts, wenn Mitarbeiter Skizzen der neuen Technologie gemeinsam mit der Tageszeitung entsorgen. Wichtig bei diesen Spielregeln: Sie müssen leicht anwendbar sein, da sonst die Bereitschaft der Mitarbeiter sinkt. Der nächste Schritt: Es gilt, durch Alternativen die Gefahrenquellen auszuschalten – also zB: Wie kann man verhindern, dass Unterlagen überhaupt ausgedruckt werden müssen?

Fordert hybrides Arbeiten Veränderungen auf allen ­Unternehmensebenen? Oder sind nur bestimmte ­Bereiche betroffen?

TS: Homeoffice ist nur der Anfang der Reise, der Ausgangspunkt. Mittelfristig wird kein Stein auf dem anderen bleiben, denn die Digitalisierung durchdringt letztendlich alle Unternehmensbereiche. Entscheidend für Unternehmen ist es, darüber nachzudenken, welche Themen in welcher Reihenfolge in Angriff genommen werden müssen. Das unterscheidet sich je nach Branche, Unternehmensgröße, Unternehmensform. Das IKS ist definitiv ein sehr entscheidender Punkt.

Wer Fraud in Zeiten des hybriden Arbeitens verhindern will, muss also auch die Arbeitsprozesse neu denken?

SF: Das IKS muss Schritt für Schritt digitalisiert werden, um betrügerische Handlungen im Unternehmen zu vermeiden. Workflows müssen so umgestellt werden, dass Freigaben und Kontrollen effizient sind, auch wenn die Personen nicht physisch anwesend sind. Natürlich ist das auch ein Kostenthema. Wenn es kurzfristig nicht möglich ist, müssen zwischenzeitlich die nachgelagerten Kontrollen verstärkt werden. Den Digitalisierungsprozess sollte man immer als große Chance sehen: Er schafft Möglichkeiten, die IKS-Prozesse effizienter zu machen und unnötige Arbeitslast der Mitarbeiter zu reduzieren.

Kurzfristig finden Mitarbeiter oft selbstgestrickt ­Workarounds – gut oder schlecht für das IKS?

TS: Mitarbeiter haben in der Pandemie oft schnelle Lösungen gefunden – zumeist im Graubereich, um effizient arbeiten zu können. Diese muss man schnellstmöglich aufgreifen und nachadjustieren: Was ist eine gute Lösung, was geht gar nicht? Daraus wächst eine neue, proaktive Unternehmenskultur. Die Ideen kommen so direkt von den betroffenen Abteilungen. Wichtig ist darauf zu achten, dass sie schnell, sinnvoll aber vor allem sicher integriert werden. Denn natürlich gibt es Best Practice-Beispiele aus anderen Unternehmen. Doch letztendlich sind jene Ideen die effizientesten, die Bottom-up im Unternehmen reifen, weil sie exakt der DNA des Unternehmens entsprechen.

Welche Rolle spielt die Unternehmenskultur, um Fraud zu vermeiden?

SF: Der „Tone from the Top”, also das Vorleben des Code of Conduct durch die Führungsspitze, ist ein sehr entscheidender Punkt in der Betrugsprävention. Nehmen wir ein Corona-Beispiel: Wenn Mitarbeiter mitbekommen, dass das Topmanagement bewussten Förderbetrug begeht, indem Personen in Kurzarbeit geschickt werden, obwohl sie normal arbeiten, fühlen sich auch Mitarbeiter eher ermutigt, das Unternehmen zu betrügen – im kleinen oder großen Stil. Die Vorbildfunktion ist also entscheidend, ebenso wie eine „Null-Toleranz-Politik“.