Beitragsreihe: Hyperautomation

#2 Automatisierte Prozessabläufe

Die Verknüpfung verschiedener Technologien zur Prozessautomatisierung ist die Grundlage für Hyperautomation – mit dem Ziel, Aufgaben und Prozesse, die aktuell noch manuell stattfinden, zu automatisieren. Schwerpunkt liegt hierbei sowohl auf standardisierten regelbasierten Prozessen als auch auf komplexen End-to-End-Prozessen.

Im zweiten Teil unserer Beitragsreihe möchten wir Ihnen das Thema „Automatisierte Prozessabläufe“ als einen weiteren Bestandteil des Hyperautomation-Konzeptes vorstellen. Zahlreiche Geschäftsprozesse lassen sich heutzutage mittels unterschiedlicher Tools und Anwendungen einfach steuern und – auch über verschiedene Applikationen hinweg – automatisieren.

Ausblick: Der nächste Schwerpunkt unserer Reihe wird sich mit „Document Understanding“ im Zusammenhang mit Hyperautomation beschäftigen.

Hyperautomation

KPMG Ansprechpartner

Dr. Michael Ginner
KPMG Austria

Mag. Thomas Koch
KPMG Austria

Mag. Klaus Schatz MSc
KPMG Austria 

Die Herausforderung

Wie in unserem ersten Beitrag (Process Mining) bereits beschrieben, laufen viele Prozesse parallel ab, was bei steigender Digitalisierung und bei Verwendung unterschiedlicher Systeme zu hoher Komplexität in Unternehmen führt. Prozessabläufe wie Lieferungen, Bestellungen und Zahlungen werden von IT-Systemen wie bspw ERP- oder CRM-Systeme abgebildet und begleitet, erfordern jedoch meist auch noch manuelle Interaktion.

Sei es, um Informationen aus einem System in ein anderes zu überführen, Daten zu ergänzen oder zu prüfen oder um Aufgaben an die nächste Abteilung weiterzuleiten sowie den gesamten Ablauf zu kontrollieren und bei Bedarf weitere Maßnahmen zu setzen. Die Praxis zeigt, dass Mitarbeiter in Unternehmen oft mit einfachen, durch ihre Häufigkeit aber zeitaufwendigen Tätigkeiten beschäftigt sind, für die sie ihre Fachkenntnisse nur im geringen Ausmaß einsetzen müssen.

Natürlich bieten IT-Systeme für sich genommen einen hohen Grad an Digitalisierung. Allerdings entsteht im Zusammenspiel zwischen diesen Systemen oft die Notwendigkeit der manuellen Interaktion. Und hier setzen Lösungen zur Automatisierung von Prozessabläufen an: sie übernehmen die Agenden der manuellen Interaktion und ermöglichen somit ein automatisiertes Zusammenspiel der Systeme.

Unsere Lösung(en)

Bei KPMG werden branchenübergreifende Expertise und technisches Know-how mit dem Einsatz von zukunftsweisender Technologie gebündelt, um individuelle Lösungen auf Basis Ihrer Anforderungen umzusetzen. Wir nutzen für die Automatisierung von Prozessabläufen bei unseren Kunden unter anderem Robotics Process Automation bis hin zu workflow-basierten Lösungen, die ganze End-to-End-Prozesse abbilden können, welche mittels Low-Code-Technologie rasch und einfach erstellt werden.

Einordung zentraler Technologien in den Gesamtkontext von Prozessautomatisierungsmöglichkeiten
Einordung zentraler Technologien in den  Gesamtkontext von Prozessautomatisierungsmöglichkeiten

Robotics Process Automation (kurz „RPA“) bietet mit sogenannten „Bots“ die digitale Interaktion zwischen unterschiedlichen IT-Systemen und somit eine übergreifende Automatisierung von regelbasierten Prozessen. Hierzu zählen Finanzprozesse wie Reporting und Berichterstellung aber auch Interaktionen mit externen Diensten wie Finanzonline zur Überprüfung von UID Nummern oder Business Partner Stammdaten. Gerade bei einfachen Tätigkeiten, die in großer Häufigkeit vorkommen, erlaubt der Einsatz von Bots somit eine signifikante Entlastung der beteiligten Mitarbeiter.

IBPM (Intelligent Business Process Management) bzw workflow-basierte Lösungen wiederum bieten die Möglichkeit, standardisierte Prozesse bis hin zu komplexen End-to-End- Prozessen gesamthaft zu orchestrieren. Dabei können auch RPA und menschliche Interaktion zum Einsatz kommen bzw zusammenspielen. Zusammenfassend werden hierbei einfache und komplexe Regelwerke integriert, einheitliche Benutzeroberflächen erstellt und vorhandene interne, aber auch externe IT-Systeme und Datenbanken nahtlos eingebunden. Das bedeutet, dass mittels workflow-basierten Lösungen bestehende IT-Anwendungen ergänzt bzw erweitert oder eigenständige Applikationen erstellt werden können. Zentraler Vorteil von workflow-basierten Lösungen ist die End-to-End-Prozessbetrachtung zur Steuerung eines automatisierten oder teilautomatisierten Prozesses über zB verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.
Des Weiteren steht bei workflow-basierten Lösungen ein umfangreiches Management Informationssystem (kurz „MIS“) zur Verfügung. Das MIS bietet sowohl einen Überblick über alle Prozesse und Abläufe, deren aktuellen Status und Prozesszeiten als auch die Möglichkeit, einzelne Prozesse zu kontrollieren und ggf erforderliche Maßnahmen zu setzen.

Mittels Low-Code-Technologie können Prozesse mit workflow-basierten Lösungen als eigenständige Anwendung rasch umgesetzt und automatisiert werden. Der Vorteil der Low-Code-Technologie ist, dass durch zahlreiche Objektdatenbanken der Aufwand für die Erstellung der Anwendung geringgehalten wird und dadurch auch eine Umsetzung durch technisch interessierte Fachbereiche ermöglicht wird.

Bei der Automatisierung von Prozessabläufen unterstützen wir unsere Kunden sowohl bei der Erhebung möglicher Einsatzfälle als auch bei der Auswahl der passenden Lösung bis hin zu deren Implementierung und Einbindung in die bestehende IT-Landschaft. Darüber hinaus bieten wir auch fachliche Unterstützung und Schulungen für die Anwender an und stehen für die langfristige Integration der Automatisierungslösung beratend zur Seite, damit eine nachhaltige Sicherung der erzielten Ergebnisse gewährleistet wird. Die von uns implementierten Anwendungen bieten Ihnen eine benutzerfreundliche Bedienung und ermöglichen somit eine problemlose Integration in Ihr Unternehmensumfeld.

Elemente und Vorgehensweise einer Prozessautomatisierungs-Analyse bei KPMG

Als Business Integrator unterstützt KPMG entlang der gesamten Automatisierungs-Journey von der Idee bis zur Umsetzung und laufenden Betreuung

Prozess

Potenzialanalyse

Überprüfung der bestehenden End-to-End Prozesse durch unsere Fach- und technischen Experten, um ein Zusammenspiel aus fachlicher und technischer Expertise zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten.

Prozess

Prozess Re-Design

Hier erfolgt der Abgleich zwischen der bestehenden Technologie-Werkzeugkiste des jeweiligen Unternehmens und marktseitigen Softwarelösungen im Automatisierungsumfeld.

Prozess

Umsetzung

und Abbildung des analysierten Prozesses mithilfe der ausgewählten Automatisierungslösungen.

Prozess

Laufender Betrieb

Laufende Betreuung und kontinuierliche Weiterentwicklung des automatisierten Prozessablaufes.

Ihre Vorteile

  • Langjährige Erfahrung mit allen gängigen Lösungen zur Automatisierung von Prozessabläufen
  • Umfassende Analyse Ihrer Automatisierungsmöglichkeiten
  • Aufbereitung der Zielszenarien als fundierte Entscheidungsgrundlage
  • Anbieter-neutrale Unterstützung bei der Auswahl der passenden Lösung
  • Fachliche und technische Unterstützung bei der Implementierung ermöglichen eine rasche Umsetzung
  • Lösungen zur Automatisierung können auf bestehende IT-Anwendungen aufgesetzt werden
  • Sicherstellung von Compliance-Anforderungen
  • Reduzierung von Prozesskosten

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