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Die Coronakrise hat die Arbeitsweise in vielen Unternehmen in Österreich auf den Kopf gestellt. In den letzten Monaten wurde der größte Pilotversuch für mobiles Arbeiten durchgeführt und damit die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Die Herausforderung ist jetzt, Erkenntnisse in den Alltag zu transferieren und die richtigen Weichen zu stellen, um Unternehmen optimal für das Neue Arbeiten zu rüsten.

Die Arbeitswelt hat sich innerhalb kürzester Zeit massiv verändert. Das Arbeiten wurde über die Distanz durch die Pandemie zur Normalität und hat bisher erstaunlich gut funktioniert. Umfragen und Studien der IMC FH Krems belegen, dass etwa 70 bis 80 Prozent der Mitarbeiter die gelegentliche Nutzung des Homeoffices auch nach der Krise beibehalten wollen, während auf der betrieblichen Seite zwischen 30 und 60 Prozent der Unternehmen die neuen Arbeitsformen bewahren möchten. Die Mitarbeiter beherrschen mittlerweile den Umgang mit den digitalen Werkzeugen und die Zusammenarbeit auf Distanz hat sich eingespielt. Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten, ist für 70 Prozent der Bewerber ein Top-Kriterium bei der Auswahl des Arbeitgebers geworden. Thomas Schmutzer, Director bei KPMG Austria, und Michael Bartz, Professor an der IMC Fachhochschule Krems und Mitglied der Expertenkommission für mobiles Arbeiten, geben Einblicke in die aktuellen Herausforderungen aus Praxis und Forschung und zeigen auf, warum es gerade jetzt für Unternehmen essenziell ist, sich intensiv mit dem Thema „Neues Arbeiten“ zu beschäftigen.  

Was soll nach COVID-19 im Unternehmensalltag bewahrt werden und wo liegen Herausforderungen?

Michael Bartz: Viele Dinge haben erstaunlich gut funktioniert, insbesondere die pandemiebedingte Umstellung auf Homeoffice und damit die großflächige Einführung des verteilten Arbeitens. Für viele Mitarbeiter hat sich die Zusammenarbeit mit Kollegen durch den Einsatz digitaler Tools trotz Homeoffice wie eine enge Zusammenarbeit angefühlt. Auch Kunden und Lieferanten wurden schlagartig über die Distanz betreut, weswegen kurzfristig neue Wege der Interaktion gefunden werden mussten. Hier ist es wichtig, jetzt genau zu analysieren, was in der Phase von März bis Juni 2020 gut funktioniert hat, um die positiven Erkenntnisse in organisatorische Strukturen umzusetzen.

Thomas Schmutzer: Gerade aber aufgrund des verteilten Arbeitens rücken neue Fragestellungen in den Vordergrund, etwa wie man die soziale Interaktion beibehält oder wie man neue Mitarbeiter ins Team integriert. Eine zweite große Herausforderung ist deshalb das Thema „Führung“. Da das klassische Führen auf Sicht derzeit nicht möglich ist und sich das verteilte Arbeiten auch langfristig etablieren wird, müssen Unternehmen jetzt die richtigen Weichen stellen. Dazu gehören beispielsweise Themen wie das bewusste Organisieren des sozialen Miteinanders im Team.

In Zukunft wird das Büro mehr ein Ort sein, um kreativ zu sein, sich Kontext zu holen, KollegInnen zu treffen und wichtige Meetings abzuhalten.

Michael Bartz: Ein weiterer Punkt ist die Neubelegung der Rolle des Büros. Aufgrund der aktuellen Lage sind große, offene Büroflächen schwierig und selbst nach der Pandemie wird das verteilte Arbeiten – gegebenenfalls in einer etwas hybrideren Form – beibehalten werden, was große Auswirkungen auf Bürobedarf und Büroflächen hat. In Zukunft wird es weniger ein Platz für Individualarbeit sein, sondern vielmehr ein Ort, um kreativ zu sein, sich Kontext zu holen, KollegInnen zu treffen und wichtige Meetings abzuhalten. Viele Büros sind aber noch nicht auf die neuen Anforderungen ausgerichtet und es fehlt oft an Meetingflächen und Rückzugsräume, in denen man in Ruhe telefonieren oder an Videokonferenzen teilnehmen kann.

Warum sollten Unternehmen sich jetzt mit dem Thema „Neues Arbeiten“ beschäftigen?

Thomas Schmutzer: Es gibt kein „Zurück“ mehr in die Zeit vor COVID-19 und eine Beschäftigung mit dem Thema bietet Unternehmen nicht nur kurz-, sondern auch mittel- und langfristig erhebliche Chancen.

Michael Bartz: Von Anfang an kann man mit den geeigneten Maßnahmen, wie Spielregeln, den Mitarbeitern Sicherheit geben, Ineffizienzen beseitigen und im Unternehmen schnell Stabilität schaffen. Mittel- und langfristig kann man das Unternehmen dadurch krisenresistenter und zukunftssicher aufstellen, da man zum einen gerüstet für Veränderungen des Wettbewerbs ist und zum anderen durch die Flexibilität beim verteilten Arbeiten in ein positives Employer Branding investiert. Darüber hinaus kann man essenzielle Kosteneffekte erzielen: Gerade bei den Fixkosten der Büroflächen kann man langfristig Geld einsparen und dies anderweitig investieren.

Eine wichtige Methode zur Einführung neuer Arbeitsweisen ist die Workstyle-Analyse.

Thomas Schmutzer: Ein anderer wichtiger Punkt sind die Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit. Gerade jetzt ist es wichtig, trotz und mit dem verteilten Arbeiten die Customer Experience kurzfristig hochzuhalten und langfristig zu verbessern. Viele Branchen sind sich noch gar nicht bewusst, welche Potenziale aus der Krise entstanden sind. Hier muss man ansetzen, da man gerade in Krisenzeiten Grundsätzliches und sensible Themen sowie eingefahrene Strukturen radikal in Frage stellen kann und dadurch Chancen, insbesondere in Richtung Kundenzufriedenheit und Customer Journey nutzen kann.

Michael Bartz: Als ersten möglichen Schritt sollten Unternehmen schnell handeln und eine Roadmap mit den wichtigsten Entwicklungsthemen entwickeln. Dazu gehören auch Spielregeln, die der Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt ein Gerüst geben, an dem sich Mitarbeiter und Führungskräfte anhalten können.

Thomas Schmutzer: Außerdem sollte man sich dem Thema „Workstyle“ widmen, um auf Basis der Arbeitsweise der Mitarbeiter abzuleiten, welcher Bedarf an Infrastruktur, Führung und Technologie besteht. Beide Maßnahmen können binnen wenigen Wochen durchgeführt werden, sodass innerhalb kürzester Zeit greifbare Ergebnisse vorliegen und damit das Unternehmen für die Welt des neuen Arbeitens gut gerüstet ist.