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Steuermeldungen in nahezu Echtzeit, DAC6 oder Digitalsteuer: Die Liste an zu erfüllenden rechtlichen Anforderungen an die Steuerfunktion wird immer länger. Die wachsenden Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche stehen einer konstant bleibenden Mitarbeiterzahl gegenüber. Genug Gründe, um die Ressourcen für die wichtigen Dinge des steuerlichen Lebens freizumachen.

Viele Unternehmen befinden sich im Aufbruch der digitalen Transformation. Das ist der ideale Zeitpunkt, um die Neuausrichtung zu einer flexiblen und ressourceneffizienten Steuerfunktion der Zukunft zu initiieren.

Eine lange To-do-Liste

Das Aufgabenfeld der Steuerfunktion wächst durch nationale oder internationale Gesetzesinitiativen stetig. So erfordert bspw die Erfüllung von DAC6-Meldepflichten die Implementierung eines umfangreichen, organisationsweiten Meldewesens. Oder die global von der OECD getriebene Entwicklung des steuerlichen Echtzeit-Reportings, welche oft kurzfristig nach den strengen Vorgaben staatlicher und supranationaler Institutionen umgesetzt werden müssen. Eine große Herausforderung stellt die Einführung einer neuen Digitalsteuer in vielen Ländern dar. Sie erfordert den Aufbau von Prozess-Know-how und steuerlicher Expertise. Die zudem bestehenden, traditionellen Verantwortungsbereiche und die ohnehin hohe Auslastung bei Steuermitarbeitern machen einen Wandel unausweichlich.

Eine weitere Herausforderung liegt in der wachsenden Komplexität von Organisationsstrukturen. Neue Geschäftsmodelle müssen steuerlich durchdrungen und steuerliche Stakeholder und Sachverhalte in sämtlichen Unternehmensbereichen erfasst und eingebunden werden. Letztendlich müssen sämtliche Berührungspunkte zwischen Unternehmen und den vielfältigen steuerlichen Anspruchsgruppen konsolidiert und in die steuerlichen Abläufe integriert werden.  

Ein starker Partner

Diese Aspekte führen zu einem Wandel: Hin zur Steuerfunktion als Partner der Fachbereiche, der das Geschäft durchdringt. Die Steuerfunktion muss dazu tief in die technische Systemarchitektur integriert sein und nur im Nachgang auf steuerliche Sonderlösungen zurückgreifen. „Technische Insellösungen“ mögen situativ sinnvoll sein. Letztendlich kann den Herausforderungen der Steuerfunktion aber nur mit einem ganzheitlichen Ansatz begegnet werden.

Ist eine Organisation hochgradig integriert, fallen aus steuerlicher Perspektive aufwendige Datenerhebung, Datenkonsolidierungen oder Berechnungen durch dynamisches Reporting weg. Das Ziel lautet daher: Sowohl für die Steuerfunktion als auch für die gesamte Organisation eine harmonisierte System- und Prozesslandschaft mit sauberer Datenhaltung vorzuhalten. Viele Unternehmen haben den eben beschriebenen Wandel bereits angestoßen, insbesondere mit der Einführung von SAP S/4 HANA. Dadurch bietet sich für die Steuerfunktionen eine einmalige Chance: Den Wandel mitzugestalten und seine Anforderungen frühestmöglich anzumelden, um Compliance zu gewährleisten. Realisierbar ist das nur im Zusammenspiel von Steuerfunktion, IT und den anderen Fachbereichen.

Im Wandel der Zeit

Die moderne Steuerfunktion muss dazu die komplexen Compliance-Anforderungen sicherstellen und dabei die verfügbaren Kapazitäten effektiv und effizient nutzen. Konkret bedeutet das: Wertschöpfende, steuerfachliche Tätigkeiten auszuführen, die das (steuer)fachliche Potenzial der Mitarbeiter abrufen und somit einen Mehrwert für die gesamte Organisation bringt.

Jene Aufgaben, die ohne steuerfachliche Expertise auskommen, sollten entsprechend automatisiert oder ausgelagert werden. Digitalisierungsinitiativen sind zweifelsohne der Kern dieses Vorhabens. Diese können aber erst dann ihr Potenzial entfalten, wenn sie sinnvoll in die bestehende Unternehmensarchitektur eingebettet werden, sowie mit den Mitarbeitern fachlich und emotional abgestimmt sind. Unter Berücksichtigung all dieser Aspekte orientiert sich die Entwicklung der Steuerfunktion der Zukunft an verschiedenen.

Stufe für Stufe

Den ersten Schritt stellt die Erfassung des Status quo der Steuerfunktion dar. Durch ein kennzahlenbasiertes Benchmarking mit größen- und branchenähnlichen Vergleichsorganisationen kann potenzieller Handlungsbedarf identifiziert werden. Unter Berücksichtigung der organisatorischen und strategischen Rahmenbedingungen wird dann das Zielbild der Steuerfunktion für einen Zeithorizont von etwa fünf Jahren entwickelt. Das geschieht anhand von Best Practice-Beispielen. Alternativ werden diese in Innovationsworkshops gemeinsam erarbeitet. Die Lücke zwischen Status quo und Zielbild stellt schließlich den Handlungsbedarf dar, der in den Projektplan für die Transformation überführt wird.

Die daraus resultierenden Teilprojekte können umfangreich und komplex sein und die gesamte Organisation betreffen (zB Einführung von SAP S/4 HANA). Es kann sich aber auch um kleinere Projekte auf operativer und prozessualer Ebene handeln (zB Integration von Data & Analytics- Lösungen).

Ein wertbringendes Ergebnis

Steuerliche Vollprüfungen und Analysen aller Vorfälle (bspw in der Umsatzsteuer) lösen manuelle Stichproben ab. Dies geht einher mit einer Erhöhung der Steuerrichtigkeit und der Generierung von Erkenntnissen für Fachbereiche wie dem Supply Chain Management oder dem Vertrieb. Auch hier gilt: Sämtliche Initiativen und Teilprojekte werden ganzheitlich im Unternehmen gesteuert, üblicherweise durch ein organisationsweites Projektmanagement-Office (PMO). Damit ist ein einheitliches und effizientes Vorgehen hinsichtlich Methodik, IT-Plattformen oder möglichen Synergien gewährleistet.

Neben unmittelbaren Verbesserungen auf dem Weg zur Steuerfunktion der Zukunft haben solche Projekte einen positiven Nebeneffekt: Den Mitarbeitern werden durch ganz konkrete Anwendungen technische Möglichkeiten moderner Arbeitsweisen bewusst. Diese „digitale Denkweise“ ermächtigt Mitarbeiter, permanent weitere Anwendungsfelder für die Technologieadaption zu erkennen und so Innovation voranzutreiben. „Man kann die Zukunft nicht vorhersagen, aber man kann sie gestalten“ – getreu diesem Motto ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, damit zu beginnen.

Autor

Robin Slupinski

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