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Das Geschäftsprozessmanagement (GPM) erlebt eine Renaissance: Das Thema findet erneut mehr Beachtung als der entscheidende Ansatz, um die Digitalisierung und den Wechsel der Enterprise Resource Planning/Kern-IT-Landschaft in der Gesamtorganisation zu bewältigen.

 

Geschäftsprozessmanagement war in der Geschäftswelt der 1990er-Jahre in aller Munde, fiel zu Beginn des neuen Jahrtausends aber dem Nebel der vergessenen Trends zum Opfer. Abgesehen von wenigen Branchen, die sich mit dem Thema ob der regulatorischen bzw Qualitätsmanagement-Auflagen weiterbeschäftigt haben, sind große Anstrengungen selten geworden. Zu viel war der vermeintlich hohe administrative Aufwand, zu stark der Kostendruck in Zeiten der Finanzkrise.

Doch eben diese Rahmenbedingungen verschaffen dem GPM nun wieder Aufwind: Kostendruck führt zur Suche nach Effizienz, Optimierung und Automatisierung. Aufgeschobene Investitionen in ERP- und andere IT-Kern-Systeme werden dringender bzw technologisch notwendig (zB S/4HANA) und das Schlagwort „Digitalisierung“ hat auch die letzte Branche erreicht (Abbildung).

Die Vorteile des Geschäftsprozessmanagements (GPM)

Die digitale Antwort

Wenn man von „Digitalisierung“ spricht, stellt sich die Frage: Welche Abläufe im Unternehmen sollen digital unterstützt werden? Kundenkontakt, interne Arbeitsabläufe und Routinetätigkeiten stehen hier normalerweise im Fokus. Da ist es nur natürlich, dass zuerst einmal die aktuellen Prozesse dokumentiert und neue, standardisierte und optimierte Soll-Prozesse definiert werden. Gerade bei der Definition der Soll-Prozesse ist Folgendes wesentlich: Es darf nicht nur der Status quo mit fallweise kleinen Anpassungen dokumentiert werden. Es gilt, aktiv Best Practices aus der Branche und aus einzelnen Silos im Unternehmen herauszuarbeiten und auf ihre Tauglichkeit für einen flächendeckenden Einsatz zu evaluieren.

Digitalisierung ist im Unternehmen aber kein Selbstzweck. Die natürlichen Treiber sind hier normalerweise Effizienzgewinn oder Verbesserung der Marktposition. Möchte ein Unternehmen sein Angebot über neue Kanäle oder neue Märkte skalieren, bietet eine definierte und gelebte Prozesslandschaft einen oftmals entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Diese Vorteile zeigen sich in einer Vielzahl an Anwendungsfällen: beginnend beim Onboarding neuer Mitarbeiter über aussage-kräftiges Monitoring bis hin zur geografischen und rechtlichen Anpassung etablierter Prozesse.

Ein einheitlicher Standard

Gesetzliche Vorgaben, erforderliche Zertifizierungen (zB ISO, ISAE, SAE) und neue Wettbewerbsbedingungen haben für alle Branchen in den vergangenen Jahren signifikant an Wichtigkeit gewonnen. Um die Einhaltung der Auflagen sicher-stellen zu können, vereinheitlichen und standardisieren immer mehr Unternehmen die Arbeit ihrer Mitarbeiter. Ein Unter-fangen, das ohne funktionierendes GPM nicht zu bewältigen ist. Entlang der so dokumentierten Prozesse lassen sich dann die unterschiedlichen Kontroll- und Qualitätssicherungsfunktionen vergleichsweise einfach definieren, implementieren und überwachen.

Vereinheitlichung und Standardisierung sind auch die Stichworte für anstehende Enterprise Resource Planning (ERP)-Projekte. Vielerorts ist die Ausgangssituation folgende: Eine heterogene System- und Prozesslandschaft, die sich noch dazu in teilweise stark unterschiedlichen Reifegraden befindet. Manche Unternehmen tendieren dazu, eine ERP-Transformation als reines IT-Projekt aufzusetzen. Eine wirklich nachhaltige und erfolgreiche Umsetzung kann man so aber nicht erzielen. Das funktioniert nur, wenn man gleichzeitig die sprichwörtlichen „alten Zöpfe“ in der Prozesslandschaft abschneidet und ein neues Soll-Prozessmodell definiert und implementiert.

Technische Unterstützung

Um das Konzept GPM hat sich in den letzten Jahren ein florierendes Ökosystem an modernen Tools gebildet, die Automatisierung, Datenanalyse und innovative Designmethoden besser als je zuvor unterstützen: Robotic Process Automation (RPA), Process Mining-Werkzeuge, Design Thinking & Customer Journeys, aber auch neuartige GPM-Softwareprodukte mit Automatisierungsmöglichkeiten befinden sich darunter.

Im Bereich der Automatisierung haben die stärksten Anbieter den Anspruch, alles aus einer Hand zu liefern: Der Prozess wird toolunterstützt in allen Varianten dokumentiert. Damit ist gleichzeitig die Basis für die nachfolgende robotergestützte Automatisierung geschaffen. Monitoring und Verwaltung der fleißigen Roboter ist ebenfalls Teil des Angebots.

Das Ökosystem profitiert ebenfalls von den rasanten Entwicklungen in den Bereichen Künstliche Intelligenz (KI) und Big Data. Diese Entwicklungen sind es auch, die das sogenannte Process Mining überhaupt erst möglich gemacht haben. Dabei werden mittels moderner Analysemethoden Logging- und Bewegungsdatenmaterial untersucht und wertvolle Erkenntnisse gewonnen: Nicht nur die Effizienz der jeweiligen Prozesse kann so gemessen werden. Ebenso ist es zB möglich, Abweichungen, Ineffizienzen und Irregularitäten schnell und mit hoher Treffsicherheit festzustellen.

Der Weg zum Erfolg

Koordiniertes Vorgehen, eine klare Vision und eine durchdachte Strategie sind die Voraussetzungen dafür, dass Organisationen die genannten GPM-Vorteile realisieren können. Damit die IT im Unternehmen erfolgreich wirken kann, braucht es eine definierte und gelebte Prozesslandschaft. Im Rahmen der IT-Strategieentwicklung wird der Zustand von GPM im Unternehmen erhoben. Entsprechend der Unternehmensbedürfnisse und des Ist-Zustandes der Prozesslandkarte werden Verbesserungsmaßnahmen – bis hin zur notwendigen Neueinführung von GPM – angestoßen.

Autor

Christian Kaliauer

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