close
Share with your friends
Dimensionen Öffentlicher Sektor - Erst rechnen, dann handeln

Erst rechnen, dann handeln

Erst rechnen, dann handeln

Dimensionen

Dimensionen – Öffentlicher Sektor

Die Sonderausgabe der KPMG Fachzeitschrift für den öffentlichen Sektor beleuchtet aktuelle Themen und Trends aus Audit, Tax und Advisory.

Bei der Entscheidungsvorbereitung von Investitionsvorhaben empfiehlt der Rechnungshof Österreich die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Zudem können öffentliche Projektinitiatoren dieses Instrument für zahlreiche andere Aufgaben und Funktionen im Rahmen der Projektplanung,
-abwicklung und -kontrolle einsetzen – und sie tun dies auch immer häufiger.

 

Die öffentliche Haushaltsführung hat unter Beachtung der Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu erfolgen. Im Rahmen der Wirtschaftlichkeit ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln (Ressourcen) anzustreben. Gerade bei der Vorbereitung und Durchführung von Investitionsvorhaben werden regelmäßig Maßnahmen erforderlich, die darüber entscheiden, ob ein Vorhaben wirtschaftlich umgesetzt wird oder nicht. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bzw Wirtschaftlichkeitsberechnungen dienen dabei als Instrumente zur Umsetzung und zum Nachweis des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit.

 

Der Rechnungshof empfiehlt

In der Bundesrepublik Deutschland ist die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für alle finanzwirksamen Maßnahmen des Bundes gesetzlich in § 7 BHO verankert. In Österreich empfiehlt der Rechnungshof (RH) in seinem Leitfaden „Management von öffentlichen Bauvorhaben“ (2018) bereits im Rahmen der Projektvorbereitungen die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen als wesentliches Instrument zur kaufmännischen Entscheidungsvorbereitung von Investitionsvorhaben. Konkret empfiehlt er in seinem Leitfaden ua Folgendes:

  • Erstellung von aussagekräftigen, langfristigen Wirtschaftlichkeitsberechnungen auf der Grundlage aktueller Daten sowie nachvollzieh- und begründbarer Annahmen
  • Überprüfung der tatsächlichen Wirtschaftlichkeit anhand von Soll-Ist-Vergleichen
  • Kosten-Nutzen-Überlegungen möglichst frühzeitig, sorgfältig und dem jeweiligen Planungsstand angepasst
  • Beurteilung von Investitionen aus Sicht der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit sowie insbesondere unter Berücksichtigung der Lebenszykluskosten
  • Genehmigung von zuständigen Gremien nur auf Basis einer gesamthaften Darstellung über die prognostizierten Kosten und deren Finanzierung

Die vom Rechnungshof beschriebenen Anforderungen können umfassend, effizient und transparent durch die Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung berücksichtigt werden. Er merkt jedoch an, dass – wie zahlreiche Gebarungsüberprüfungen zeigen – den Projektentscheidungen derzeit oftmals noch keine oder keine ausreichenden Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zugrunde liegen. Angesichts der Tatsache, dass sich Lebenszykluskosten und -erträge mit zunehmendem Projektfortschritt immer weniger beeinflussen lassen, ist es essenziell, sie frühzeitig als Instrument wirtschaftlicher Planung einzusetzen und auch die weiteren Phasen eines Projekts damit zu begleiten.

 

Instrument zur Planung und Kontrolle

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind ein Instrument zur kaufmännischen und zeitlichen Darstellung und Analyse komplexer Vorhaben für den gesamten Zeitraum eines Projektes. Die Projektstrukturen können anhand einer detaillierten Planungsrechnung und einer projektbezogenen Teilbetrachtung der Auswirkungen auf alle Projektbeteiligten übersichtlich dargestellt werden. Darüber hinaus ist es möglich, rasch die quantitativen Auswirkungen von Planungsvarianten und unerwarteten Abweichungen (zB hinsichtlich Mengen, Preis, Zeit) zu untersuchen.

Dadurch erfüllen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Vorbereitung und Umsetzung von Investitionsvorhaben zwei zentrale Funktionen:

  • Instrument zur Analyse und Beurteilung möglicher Umsetzungsvarianten hinsichtlich deren Wirtschaftlichkeit über den Lebenszyklus
  • Instrument zur Dokumentation und Kontrolle während des gesamten Projektverlaufs

Durch diese Funktionen können sie auch optimal als Kommunikationsinstrument für die Entscheidungsträger eingesetzt werden. Um diese Funktionen auch effektiv und vollumfänglich erfüllen zu können, sollten im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung insbesondere folgende kaufmännisch relevanten Aspekte behandelt und dargestellt werden:

  • Darstellung der Zielsetzung
  • Planung und Veranschaulichung der Projektstruktur
  • Beschreibung von möglichen Umsetzungsalternativen inkl Kosten (Lebenszyklusbetrachtung) und Zeitplan
  • Quantifizierung der finanziellen Auswirkungen einer Umsetzung der Alternativen
  • Einschätzung der einzelnen Umsetzungsalternativen im Hinblick auf die rechtlichen, regulatorischen und organisatorischen Rahmenbedingungen
  • Auswirkungen des Projekts auf die Projektbeteiligten
  • Darstellung möglicher (Risiko-)Szenarien und deren Auswirkung
  • Festlegung von Kriterien für ein Monitoring

Auf diese Weise schafft die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung nachvollziehbare Grundlagen für die Einschätzung von Alternativen und dient zusätzlich als Hilfsinstrument bei der Vorbereitung geeigneter Strategien für den Eintritt von Risikoszenarien.

 

Immer gut dokumentiert

Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ermöglicht damit eine vollständige Zusammenfassung der quantitativen Projektdokumentation, wodurch auch in späteren Projektphasen jederzeit und kurzfristig detaillierte Auskunft über Entscheidungsgrundlagen gegeben werden kann. Sie stellt damit das zentrale Instrument in der kaufmännischen Projektabwicklung dar und hilft somit die wirtschaftliche, sparsame und zweckmäßige Verwendung der Mittel zu gewährleisten sowie dies auch für Dritte nachvollziehbar darzustellen. Der Rechnungshof hat seine Empfehlungen zum Einsatz von Wirtschaftlichkeitsberechnungen aus dem Wissen und den Erfahrungen aus zahlreichen Prüfungen von Bauprojekten abgeleitet – er hat also gute Gründe dafür.

 

Autoren

Stefan Rufera

Verwandte Inhalte