close
Share with your friends
Dimensionen Öffentlicher Sektor - Arbeiten im neuen Zeitalter

Arbeiten im neuen Zeitalter

Arbeiten im neuen Zeitalter

Dimensionen

Dimensionen – Öffentlicher Sektor

Die Sonderausgabe der KPMG Fachzeitschrift für den öffentlichen Sektor beleuchtet aktuelle Themen und Trends aus Audit, Tax und Advisory.

Die Digitalisierung führt zu Veränderungen des Bürgerverhaltens, an die sich die Mitarbeiter im öffentlichen Sektor bestmöglich anpassen müssen. Dazu kommt, dass in den nächsten Jahren viele Wissensträger den Ruhestand antreten. Mit einer Transformation hin zu neuen Arbeitsweisen können die Herausforderungen gemeistert werden. Der ideale Start dafür: die Analyse der aktuellen Arbeitsweisen.

 

Unsere Arbeitswelt verändert sich derzeit grundlegend und macht auch vor der öffentlichen Wirtschaft nicht halt. Wesentlicher Treiber dahinter ist die Digitalisierung. Bürger nutzen unterschiedliche Medien, um sich zu informieren und zu interagieren. Kunden wollen selbst entscheiden, wie und wann sie mit Unternehmen in Kontakt treten und nutzen zeitgleich mehrere Kanäle: Apps, Telefon, Mails etc. Um ein konsistentes Gesamtbild zu garantieren, sind Unternehmen gefordert, alle Kanäle aufeinander abzustimmen. Hinzu kommt, dass neue digitalisierte Prozesse traditionelle Abläufe ablösen.

Im öffentlichen Bereich kommen darüber hinaus zusätzliche wesentliche Herausforderungen zum Tragen. Auf der einen Seite ist oft die Altersstruktur der Belegschaft nicht ausgeglichen. In den nächsten Jahren werden sich viele erfahrene Mitarbeiter gemeinsam mit ihrem Wissen in den Ruhestand verabschieden. Auf der anderen Seite können nicht ausreichend neue Mitarbeiter gewonnen werden. Wie können die Aufgaben in Zukunft bewältigt werden?

 

Bausteine für neues Arbeiten

Neue Technologien, Kulturfertigkeiten und Interaktionsformen sowie deren Vernetzung treiben die Neudefinition der Arbeitswelt voran. Alte Strukturen und Rollenbilder ändern sich. Auch die Mitarbeiter fordern mehr Flexibilität und zeitliche und räumliche Unabhängigkeit. Für Führungskräfte bringt das viele Veränderungen mit sich. Es verändert sich wo, wann, wie, mit wem und mit welchen Werkzeugen gearbeitet wird.
Ein Wandel der Arbeitsweisen kann aber nur interdisziplinär auf drei Dimensionen erfolgreich gelöst werden:

  • Menschen: Mitarbeiter und Führungskräfte mit bestimmten Skills und Karrierezielen, die in einer Struktur organisiert sind, um entlang von Prozessen oder in Projekten zu arbeiten.
  • Ort: Ein Ort, an dem alleine und zusammen gearbeitet oder Dinge besprochen werden.
  • Technolgie: Geräte und Systeme, die die Abwicklung der Arbeit unterstützen.

Basierend auf diesen Dimensionen wurden wissenschaftlich diverse Best Practice-Bausteine identifiziert (Abb 1).

Die Analyse der Workstyles hat sich dabei als sehr erfolgreicher erster Baustein bewiesen. Doch was sind Workstyles? Workstyles werden aus der Betrachtung der Arbeitsweisen abgeleitet und teilen Mitarbeiter anhand der Ausprägung ihrer Arbeitsweisen in Typen ein. Kernthemen der Ist-Analyse sind Arbeitsweise, Mobilität/räumliche Aufteilung der Arbeitszeit und Nutzung technischer Ausstattung. 

Arbeiten im neuen Zeitalter
Neues Arbeiten

Daraus ergeben sich vier Typen, die im ganzen Unternehmen zu finden sind, aber in jeder Abteilung in einem unterschiedlichen Mix (Abbildung 2). Sie unterscheiden sich in ihrem Mobilitätsgrad: So ist Typ I sowohl intern als auch extern wenig flexibel (meist an demselben Ort im Büro), wohingegen Typ IV sowohl intern als auch extern sehr flexibel ist (selten im Büro und wenn dann unterwegs im Gebäude).

Mithilfe der Workstyles können die Arbeitsweisen und Bedürfnisse der Unternehmensbereiche differenziert betrachtet werden. Außerdem kann festgelegt werden, wo welche Unterstützungen im Sinne von Menschen, Ort und Technologie nötig sind wie zB:

  • Anforderungen an Führung, Organisation
  • Anforderungen an Arbeitsplatz, Büro, Meetingräume
  • Optimierungspotenziale bei Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Identifikation von Synergiepotenzialen durch zB Automatisierung
Workstyles

Kleine Schritte, große Wirkung

Die Workstyle-Analyse stellt den Dreh- und Angelpunkt des Transformationsvorhabens dar. Die Einführung neuer innovativer Arbeitsweisen funktioniert nicht wie ein Stromschalter, den man einfach einschaltet. Der Wandel einer Unternehmensorganisation muss stattdessen sorgsam schrittweise erfolgen.

Die Veränderung betrifft die Mitarbeiter, Prozesse, Methoden und Technologien im Unternehmen ebenso wie die Nutzung der Büroinfrastruktur. Daher haben sich Workstyles als erster Schritt der Transformation in der Praxis bewährt. Hier können ideale erste Bereiche identifiziert, notwendige Maßnahmen priorisiert und ein Fahrplan erstellt werden. Laut wissenschaftlicher Studien und Untersuchungen lohnt sich eine Umstellung: Neue innovative Arbeitsweisen generieren messbaren Mehrwert, wodurch die Arbeitgeberattraktivität steigt und infolgedessen auch die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Produktivität. Jede Transformation beginnt aber mit einem ersten kleinen Schritt. Es gibt keinen richtigen oder falschen Zeitpunkt, um damit zu starten. Falsch wäre nur, gar nicht erst damit zu beginnen.

 

Autoren

Thomas Schmutzer 

Verwandte Inhalte