Zur Erfüllung der Vorgaben der 5. EU-Geldwäscherichtlinie (2018/843) sind die Einführung der öffentlichen Einsicht in das WE-Register und Maßnahmen zur Gewährleistung einer verbesserten Datenqualität erforderlich. Diese soll u.a. durch Berücksichtigung des Grundsatzes „Beraten statt Strafen“ und durch die Verpflichtung zur Abgabe einer jährlichen Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer (WE) für alle meldepflichtigen Rechtsträger erreicht werden.

Verpflichtete müssen künftig bei festgestellten Abweichungen „Vermerke“ im WE-Register setzen, der Registerbehörde (BMF) werden weitgehende Analysemöglichkeiten eingeräumt und Finanzstraftatbestände werden präzisiert und ausgeweitet.

Überdies werden die Meldeanforderungen für Trusts und trustähnliche Vereinbarungen erweitert.

Die Einführung einer freiwilligen Möglichkeit, relevante WiEReG-Dokumente im WE-Register zentral zu speichern und für (alle) Verpflichtete zugänglich zu machen (sog „Compliance-Package“), soll den KYC-Prozess deutlich vereinfachen, beschleunigen und helfen Verfahrens-kosten zu senken.

Die wesentlichen Änderungen im Gesetzesentwurf der WiEReG-Novelle werden nachfolgend im Überblick dargestellt:

Meldepflichtige Rechtsträger müssen binnen vier Wochen nach Durchführung ihrer Sorgfaltspflichten zur Feststellung und Überprüfung ihrer WE einmal pro Jahr eine Meldung an das WE-Register abgeben, entweder in der Form einer Änderungs- oder aber einer Bestätigungs-meldung. Dies trifft auch auf Subsidiärmeldungen zu.

Bei allen (subsidiären) WE-Meldungen der Mitglieder der obersten Führungsebene muss künftig in der Meldung angegeben werden, ob keine WE vorhanden sind oder aber, ob keine WE „nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten“ festgestellt und überprüft werden konnten.

Bei wirtschaftlichem Eigentum „Kraft Kontrolle auf andere Weise“ muss künftig auch der Anteil, auf den Kontrolle ausgeübt wird, als Prozentsatz gemeldet werden.

Treuhandschaftsverhältnisse müssen in der WE-Meldung angegeben und damit offengelegt werden, wenn diese für die Feststellung und Überprüfung der WE „relevant“ sind, dh. wenn durch treuhändig gehaltene Beteiligungen/Stimmrechte wirtschaftliches Eigentum begründet wird (auf Treuhänder- und/oder auf Treugeberseite).

Klargestellt wird, dass die 4-wöchige Frist für die Meldung von Änderungen ab Kenntnis, bzw. bei Änderungen zum Rechtsträger ab deren Wirksamwerden läuft (zB ab der Bestellung eines neuen GF), längstens aber ab der Eintragung im Stammregister (zB im Firmenbuch).

Bei meldebefreiten Rechtsträgern müssen Änderungen binnen 4 Wochen im Stammregister (zB im Firmenbuch) beantragt werden, in diesem Fall bedarf es keiner weiteren Meldung im WE-Register.

Diese Bestimmung muss uE analog auch auf meldepflichtige Rechtsträger bei Subsidiärmeldungen (zB bei GF-Wechsel) angewendet werden, nicht jedoch, wenn eine Änderung in der Beteiligungs- und Kontrollstruktur den Wegfall der Voraussetzungen für eine Subsidiärmeldung gemäß § 2 Z 1 lit b WiEReG nach sich zieht.

Eine Verlängerung der (dzt. 4-wöchigen) Frist zur Vornahme einer verpflichtenden Änderungs-meldung im WE-Register soll noch erwogen werden.

Berufsmäßige Parteienvertreter (PV) können künftig drei verschiedene Arten von WE-Meldungen für ihre Klienten vornehmen:

• WE-Meldungen laut Angaben des Klienten „als bloßer Bote“ für den elektronischen Zugang zum WE-Register über das USP, oder
• WE-Meldungen, nach vorgängiger Feststellung und Überprüfung der WE durch den Parteienvertreter selbst, oder
• WE-Meldungen nach vorgängiger Feststellung und Überprüfung der WE durch den Parteienvertreter samt Übermittlung eines vollständigen und gültigen Compliance-Packages (CP).

Künftig müssen PV bei jeder Meldung der WE für Klienten eine Emailadresse der Kanzlei für allfällige Rückfragen von Verpflichteten angeben (und optional eine weitere vom meldepflichtigen Rechtsträger).

Wenn der PV im Rahmen der WE-Meldung bestätigt, dass er die WE des meldepflichtigen Rechtsträgers selbst festgestellt und überprüft hat, muss er auch die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der an das Register übermittelten Angaben (aufgrund der von ihm eingeholten und überprüften Informationen, Daten und Dokumente) bestätigen.

Werden überdies sämtliche Informationen, Daten und Dokumente, die zur Feststellung und Überprüfung der WE des meldepflichtigen Rechtsträgers erforderlich sind, im Rahmen eines (vollständigen und gültigen) „Compliance-Package“ an das WE-Register übermittelt, so müssen sich diese Bestätigungen des PV auch auf diese Unterlagen beziehen.

Damit PV die ihnen im Entwurf neu zugedachte „Beglaubigungsfunktion“ übernehmen können, müssten aber noch spezifische Prüfungsstandards und angemessene Haftungsbeschränkungen im Gesetz verankert werden.

Mit dieser neu hinzugekommenen Bestimmung (§ 5a WiEReG), die nicht von der EU-Richtlinie vorgegeben wird, soll die Möglichkeit geschaffen werden, die für die Feststellung und Überprüfung der WE erforderlichen Dokumente als sog. „Compliance-Package“ (CP) auf freiwilliger Basis im WE-Register zu speichern.
Dies setzt voraus, dass ein PV die Feststellung und Überprüfung der WE des meldepflichtigen Rechtsträgers selbst vorgenommen hat und bestätigt, dass die zur Feststellung und Überprüfung der WE erforderlichen Informationen, Daten und Dokumente, die von ihm im Rahmen des CP an das Register übermittelt werden, aktuell, vollständig und richtig sind.

Die Geschäftsführung des meldepflichtigen Rechtsträgers muss überdies stets firmenmäßig bestätigen, dass sämtliche erforderliche Dokumente an den PV übermittelt wurden und keine von der Meldung abweichenden Stimmrechte, Kontroll- oder Treuhandschaftsbeziehungen bestehen.
Die Mindestanforderungen an erforderlichen Unterlagen eines CP werden jeweils für die einzelnen Rechtsträgertypen festgelegt und zwar sowohl für den meldenden Rechtsträger selbst, als auch für in- und ausländische übergeordnete Rechtsträger. Ein Organigramm muss in jedem Fall vorgelegt werden, aus dem sich die relevante Eigentums- und Kontrollstruktur ergibt.

Zur Aktualität der Unterlagen wird gefordert, dass Auszüge aus ausländischen Registern und die stets erforderliche GF-Bestätigung im Zeitpunkt der WE-Meldung bzw. der Änderungsmeldung nicht älter als sechs Wochen sind (außer in begründeten Ausnahmefällen).
Übermittelte Urkunden müssen beweiskräftig sein, bei ausländischen Dokumenten muss es sich jeweils um landesübliche Nachweise handeln. In weiterer Folge ist geplant, dass das BMF im Wege eines Erlasses die für einzelne Rechtsträgertypen jeweils erforderlichen landesüblichen Nachweise als „Standards“ für diverse ausländische Jurisdiktionen spezifiziert und auflistet.

Die als gültiges und vollständiges CP an das WE-Register übermittelten Unterlagen bleiben ein Jahr lang gültig.

Durch Übermittlung der jährlichen Änderungs- bzw. Bestätigungsmeldung können bereits übermittelte Dokumente eines bestehenden CP allfällig weiter verwendet und als aktuell, vollständig und richtig bestätigt werden, wodurch die Gültigkeit des CP jeweils um ein weiteres Jahr verlängert werden kann.

Jeder Rechtsträger kann selbst festlegen, ob alle bzw. welche Verpflichteten Einsicht in diese Unterlagen nehmen dürfen (eingeschränktes CP). Verpflichtete, deren Einsicht zunächst nicht zugelassen wurde, können beim PV bzw. beim Rechtsträger begründet die Einsichtnahme in das CP beantragen.

Untergeordnete meldepflichtige Rechtsträger können auf ein vom obersten inländischen Rechtsträger (zB einer inländischen „Holding“) erstelltes CP verweisen, ohne die darin enthaltenen Unterlagen selbst vorlegen zu müssen. Die Verantwortung für den Inhalt dieses CP verbleibt in diesem Fall allein beim obersten inländischen Rechtsträger.

Sofern ein CP auch die erforderlichen Unterlagen zu allfällig relevanten, ausländischen übergeordneten Rechtsträgern enthält, müssen diese Unterlagen nicht neuerlich von untergeordneten Rechtsträgern vorgelegt werden. Auch hier genügt der entsprechende Verweis in der WE-Meldung auf das bereits vorgelegte vollständige und gültige CP des relevanten obersten Rechtsträgers mit Sitz im Inland.

Bestehen berechtigte Gründe (zB Geschäftsgeheimnisse, wettbewerbsrechtliche Gründe, die Nennung von Vergütungen etc) gegen die Übermittlung von vollständigen Urkunden (zB Stiftungszusatzurkunde), so kann vom meldenden PV ein Aktenvermerk über die für das wirtschaftliche Eigentum relevanten Teile erstellt und an Stelle der Urkunde an das WE-Register übermittelt werden.

Zu einem bereits bestehenden gültigen CP können in der Folge auch zusätzliche Dokumente ergänzt/ausgetauscht werden, wobei es sich dabei nicht um eine neue oder geänderte WE-Meldung handelt (daher ist diesfalls auch keine neue, aktuelle GF-Bestätigung erforderlich).

Gemäß den Vorgaben der 5. EU-Geldwäsche-Richtlinie muss die Einsicht in das WE-Register nun auch in Österreich für jedermann zugänglich sein.

Die solcherart der Öffentlichkeit uneingeschränkt zugänglichen Auszüge aus dem WE-Register müssen Mindestinformationen enthalten, die von der EU vorgegeben werden und die neben den Rechtsträgerdaten bei den Angaben der WE (natürliche Personen) den Vor- und Zunamen, das Geburtsdatum, die Nationalität und das Wohnsitzland (nicht aber die Wohnanschrift) umfassen.

Von der nach der Richtlinie eingeräumten Möglichkeit, den Zugang zu meldepflichtigen WE-Daten von Trusts und trustähnlichen Vereinbarungen (und damit auch zu Daten der WE von Privatstiftungen, Begünstigten etc.) weiterhin nur bei Nachweis eines berechtigten Interesses zu gewähren, macht Österreich laut dem Entwurf jedoch keinen Gebrauch.

Sofern Verpflichtete (zB Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Kredit- und Finanzinstitute etc.) Abweichungen bemerken, zwischen den von ihnen im Rahmen ihrer Prüfung selbst festgestellten Daten und jenen, die im WE-Register eingetragen sind, so sind sie künftig verpflichtet, einen entsprechenden „Vermerk“ im WE-Register zu sämtlichen hiervon betroffenen Rechtsträgern zu setzen und diesen auch zu begründen.

Vom Setzen eines solchen „Vermerks“ darf nur dann Abstand genommen werden, wenn der meldepflichtige Rechtsträger nach entsprechendem Hinweis des Verpflichteten die erforderliche Berichtigung im Register in angemessener Frist vornimmt.

Die Verankerung des (widerlegbaren) Grundsatzes eines „öffentlichen Glaubens“ in Bezug auf das Vertrauen in die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der im WE-Register eingetragenen WE und Daten konnte im nun vorliegenden Entwurf – gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie – (noch) nicht umgesetzt werden.

Verpflichtete müssen daher bei der Anwendung ihrer Sorgfaltspflichten iZm der Feststellung und Überprüfung der WE eines Rechtsträgers verpflichtend einen risikoorientierten Ansatz wählen.

Dies gilt sowohl bei der WE-Meldung eines Rechtsträgers nach Feststellung und Überprüfung der WE durch einen PV als auch bei WE-Meldungen mit Übermittlung eines (vollständigen und gültigen) CP.

Demnach bestehen eigene Überprüfungspflichten (zB der Kredit- und Finanzinstitute), sofern Zweifel an der Richtigkeit der Meldung und/oder an der Echtheit und Richtigkeit der im Rahmen eines CP übermittelten Dokumente und Nachweise bestehen oder bestehen müssten.

In den zur Einsicht für Verpflichtete zur Verfügung stehenden Auszügen, WE-Auszüge gemäß § 9 Abs 4 und 5 WiEReG, werden künftig auch die neuen Meldeangaben angezeigt (ob die Feststellung und Überprüfung der WE durch PV erfolgte; die Einsichtsmöglichkeit in ein vollständiges und gültiges CP; Gründe für die Abgabe einer Subsidiärmeldung, etc).

Bei Trusts und trustähnlichen Vereinbarungen soll künftig ein Inlandsbezug, der zu einer Registrierungs- und WE-Meldepflicht führt, auch dann bestehen, wenn im Namen dieser Rechtsträger im Inland eine Geschäftsbeziehung aufgenommen oder Liegenschaften erworben werden.

Bei bereits erfolgter Registrierung im WE-Register eines anderen Mitgliedstaates entfallen aber diese Registrierungs- und Meldepflichten nach dem WiEReG.

Rechte und Pflichten nach dem WiEReG treffen immer den „Trustee“ bzw. die damit vergleichbare Person; diese haben daher auch stets den Status dieser Rechtsträger und deren WE gegenüber Verpflichteten offenzulegen (dies explizit auch bei der Durchführung von „bloß“ gelegentlichen Transaktionen nach dem FM-GwG).

Der Registerbehörde (BMF) werden eine Reihe von zusätzlichen Maßnahmen zur Analyse, Auswertung und Abgleich der an das WE-Register gemeldeten Daten eingeräumt, wodurch sichergestellt werden soll, dass die Daten im WE-Register angemessen, präzise und aktuell sind.

Darunter fällt auch der nun zulässige „Abgleich mit anderen öffentlich verfügbaren Datenquellen“, wozu im Entwurf aber nähere Erläuterungen fehlen.

Im Gesetzesentwurf wird der Katalog der strafbaren Vorsatz- und Fahrlässigkeitsdelikte beträchtlich ausgeweitet, wobei nun Finanzvergehen mit Geldstrafen von bis zu EUR 75.000 bzw bis zu EUR 200.000 bedroht sind.

Ein Finanzvergehen wird bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit generell durch das „Unterlassen der Offenlegung der WE“ in verschiedenen Begehungs- und Ausprägungsformen erfüllt.

So werden nun ausdrücklich folgende Finanzvergehen (bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit) unter Strafe gestellt:

• unrichtige oder unvollständige WE-Meldungen
• beharrliches Verweigern der WE-Meldung
• dies gilt gleichermaßen auch nach dem Wegfall einer Meldebefreiung (gemäß § 6 WiEReG)
• das Unterlassen einer Änderungsmeldung
• das Verletzen der Aufbewahrungspflichten (gemäß § 3 Abs 2 WiEReG; strafbar nur bei Vorsatz)
• das Übermitteln von falschen oder verfälschten Dokumenten an das Register im Rahmen eines Compliance-Packages (strafbar nur bei Vorsatz)

Überdies macht sich künftig einer Finanzordnungswidrigkeit schuldig, wer vorsätzlich (ohne die oben beschriebenen Finanzvergehen zu begehen) die bei der Übermittlung eines CP erforderlichen Dokumente (§ 5a Abs 1 WiEReG) nicht übermittelt oder sonstige Pflichten im Zusammenhang mit der Übermittlung eines Compliance-Packages nach § 5a WiEReG nicht erfüllt.

Wir beraten Sie gerne bei der Feststellung, Überprüfung und Meldung ihrer wirtschaftlichen Eigentümer in das österreichische Wirtschaftliche Eigentümer Register im Rahmen ihrer jährlichen Überprüfung.

Dr. Stefan Haslinger
Mag. Christiane Edelhauser