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Robotics in Verwaltung und Rechnungswesen

Robotics

Mittels Robotics Process Automation (RPA) haben Unternehmen die Möglichkeit, regelbasierte Prozesse an den eigenen Softwarebot zu übergeben. RPA birgt immenses Potenzial zur Prozessoptimierung und Kostensenkung durch die Automatisierung strukturierter Geschäftsprozesse.

Michael Ginner

Senior Manager, Advisory

KPMG Austria

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In der produzierenden Industrie ist die robotergestützte Automatisierung von Produktionsschritten am Fertigungsband unter Aufsicht weniger menschlicher Experten bereits ein bekanntes Bild. Das hat in den letzten Jahren nachweislich und im hohen Maß zur Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung und Kostensenkung beigetragen.

In starkem Kontrast zur Automatisierung in der Produktion haben sich die Abläufe in den Verwaltungs- und Supportprozessen kaum verändert. Zwar wurde intensiv in die unterstützende Informationstechnologie (zB SAP ERP Systeme, Data Warehouse) investiert, die dazwischenliegenden Prozesse und der verbundene personelle Ressourcenaufwand wurden jedoch kaum optimiert.

Fehlende Harmonisierung

In vielen Unternehmen ist die IT-Landschaft über die Jahre gewachsen und ihre Komplexität hat stetig zugenommen. Eine Verschlankung und Harmonisierung der IT-Systeme blieb häufig aus. Somit stehen veraltete Legacy-Systeme zunehmend isoliert da und sind nur mit unzureichenden Schnittstellen zu anderen Anwendungen ausgestattet. Selbst zwischen aktuellen Anwendungswelten (zB Mail-Server, SAP und Microsoft Office) läuft der Austausch von Daten ohne menschliches Zutun oft nicht reibungslos.

Traditionell lautete die Lösung zur Überbrückung dieser Lücken und Erledigung anderer, wiederkehrender Aufgaben: Mehr Mitarbeiter, die aufgrund notwendiger Trainings und des hohen Aufwands für die repetitiven Aufgaben hohe Kosten verursachen. Darüber hinaus sind sie fehleranfällig und stellen damit ein hohes Prozessrisiko dar. Im Zeitalter digitaler Alternativen ist dieser Zustand jedoch nicht mehr akzeptabel.

Softwareroboter

Wer hat sich nicht schon einen Assistenten gewünscht, an den regelbasierte und wiederkehrende Aufgaben delegiert werden können, um sich selbst auf Mehrwert schaffende Datenanalyse- und interpretation konzentrieren zu können? Mit Robotics Process Automation (RPA) bietet sich eine attraktive Lösung, um solche repetitive Geschäftsprozesse schnell und effizient zu automatisieren und an sogenannte „Bots“ auszulagern. Bei den Bots im Kontext von RPA handelt es sich um Softwareroboter. Diese Bots sind in der Lage, menschliche Inputs auf der grafischen Nutzeroberfläche von Anwendungen nachzuahmen. Sie imitieren zB Mausklicks und Tastatureingaben eines Mitarbeiters und können den Prozess dadurch rund um die Uhr ausführen. Dadurch können sie bereits vorhandene Applikationen bedienen, ohne dass Änderungen vorgenommen oder teure und anfällige Schnittstellen entwickelt werden müssen. Die Bots erkennen Schaltflächen, Textfelder und ähnliche GUI-Elemente (Graphical User Interface) und sind dadurch in der Lage, wie ein menschlicher Mitarbeiter Programme aufzurufen, Daten auszulesen, Formulare zu befüllen etc. Sobald ein Bot programmiert ist, kann er verschiedene Trigger wie zB den Eingang einer bestimmten E-Mail als Anlass nehmen, einen Prozess zu starten und eigenständig zu durchlaufen. Menschliche Eingriffe sind damit im Idealfall nicht mehr notwendig.

Einteilung der zentralen Mehrwerte von RPA

Einteilung der zentralen Mehrwerte von RPA

Der Mehrwert von RPA liegt auf der Hand: Qualitätsverbesserung, Geschwindigkeitsvorteile, Kosteneffizienz, Prozesseffizienz, verringerter Dokumentationsauswand (im Hinblick auf Datenschutz und Compliance) und neue Geschäftspotenziale durch freiwerdende Ressourcen.

Ideale Ergebnisse können in der Automatisierung von strukturierten, repetitiven Aufgaben erzielt werden, die klaren Regeln folgen. Dazu gehören systembezogene, monotone Aufgaben und regelbezogene, manuelle Aktivitäten. Aber auch zeitintensive routinemäßige Aktivitäten und solche mit einem hohen Transaktionsvolumen sind besonders geeignet.
Je klarer Entscheidungspfade definiert werden können und je strukturierter die zu bearbeitenden Daten sind, desto besser wird das Ergebnis sein. Beispiele für Prozesse, die sich üblicherweise gut automatisieren lassen, sind etwa: Rechnungsverarbeitung in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Reporterstellung im laufenden Berichtswesen oder Mitarbeiter-Onboarding im Personalwesen.

Entscheidungspfade

In Kombination mit anderen Technologien wie Chat Bots oder Machine Learning wird Robotics zukünftig ein wichtiges Instrument zur intelligenten End-to-End-Automatisierung von Unternehmensprozessen darstellen, unabhängig ob der Prozess regelbasiert ist oder nicht.

KPMG RPA Center of Excellence

Als Partner der weltweit führenden Anbieter von RPA-Tools (wie zB UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism und Softomotive) kombiniert KPMG fachliche und strategische Erfahrung mit technischem Know-how in einem eigens geschaffenen Center of Excellence. KPMG kann seinen Kunden somit ein ausgereiftes Delivery-Modell anbieten, das weit über den schlichten Verkauf eines Vendoren-Tools oder die Implementierung einiger Bots hinausgeht. KPMG unterstützt die Kunden entlang des gesamten RPA- und Automatisierungsprozesses: Von Funktions- & Wertstromanalysen über die Skalierung bis hin zum RPA Operating Model und der Vernetzung der Bots untereinander.

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