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Dimensionen - Schwerpunkt Rechnungswesen der Zukunf - Bitte nicht berühren

Bitte nicht berühren

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Dimensionen

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Die KPMG Fachzeitschrift bietet Neuigkeiten aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Beratung.

Ein Großteil der Buchhaltung ist mit der manuellen Verarbeitung von Rechnungen beschäftigt. Durch Einsatz intelligenter Automatisierung kann jedoch auch dieser Prozess größtenteils vollautomatisiert und berührungsloses Accounting erzielt werden.

Dreiviertel aller Accounting-Mitarbeiter sind mit der Zuordnung, Bearbeitung und Verbuchung von Eingangsrechnungen beschäftigt. Zu dieser Schätzung kommen branchenunabhängige Benchmarks. Es ist davon auszugehen, dass ein Mitarbeiter zwischen 10.000 und 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bearbeiten kann. Mit Unterstützung von intelligenten Automatisierungslösungen ist hier eine Steigerung um das Zehnfache möglich. Der Grund: Durch diese Lösungen können über 90 Prozent aller Rechnungen „touchless“ bearbeitet werden. Da sich die intelligente Automatisierung mittels Machine Learning laufend selbstoptimiert und dazulernt, steigt konsequenterweise auch die „touchless“-Rate mit der Zeit kontinuierlich an.

Dreamteam für bessere ­Performance 

KPMG realisiert diese intelligente Automatisierung in Partnerschaft mit einem marktführenden europäischen Fintech. Gemeinsam wird eine integrale Plattform für die intelligente Vollautomatisierung des Rechnungseingangsprozesses der Kunden zur Verfügung gestellt: Von der Digitalisierung der Rechnungen über das intelligente Auslesen bis hin zur Aufbereitung und Verbuchung in das Hauptbuch. Die Lösung kombiniert die intelligente Auslese- und Dateninterpretationslogik des Fintechs mit der Accounting-Expertise von KPMG.

Die Plattform bietet jedoch nicht nur die reine Automatisierung des Prozesses. Integriert ist auch eine Workflowkomponente für den Freigabeprozess, wobei auch die Verknüpfung mit bereits bestehenden Workflow-

Lösungen möglich ist. Außerdem wird eine Analytiklösung für die detaillierte Auswertung der Einkaufsdaten auf Basis der Rechnungswesendaten angeboten (zB Lieferanten-ABC-Analysen, geografische Sourcing-Heatmaps, Anzahl Rechnungen pro Lieferant bzw auch wie viele Touches pro Rechnung je Lieferant notwendig sind). Vor allem für das Controlling aber auch für den Einkauf ist dieses Feature eine starke Ergänzung bei der laufenden Performancemessung und Wertschöpfungsoptimierung.

In 3 Schritten zum Erfolg

Wie sieht der digitale Rechnungs-Workflow mit intelligenter Automatisierung aus? (Abbildung)

Dimensionen - Rechnungswesen der Zukunft - Schritte des digitalen Rechnungs-Workflows mit intelligenter Automatisierung

Schritt 1: Digitalisierung und ­Identifikation der ­Rechnungsinhalte

Ausganspunkt bzw Basis der intelligenten Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses (P2P) ist das Auslesen bzw die Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Dadurch erzeugt man im ersten Schritt die Grundlage für die Verarbeitung der gefilterten Informationen.

Die Besonderheit der in der Plattform integrierten OCR-Lösung ist die integrierte Machine Learning Komponente. Dadurch ist es möglich, alle Formate und Scans korrekt auszulesen und somit die notwendige Daten-/Informationsbasis für die Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte zu liefern. Dies resultiert vor allem auf folgender Tatsache: Die Plattform ist in der Lage, auf Basis historischer Daten der Rechnungsverbuchungen und Stammdaten (zB Lieferanten, Kontenpläne, Kostenstellen, Steuercodes etc) die grundlegenden Informationen selbstständig automatisch zuzuordnen und zu identifizieren.

Eine weitere Besonderheit dieser intelligenten Lösung ist die automatisierte Aufteilung von Sammelrechnungen auf Einzelposten. Dadurch ist eine kundenspezifische Verbuchung auf die notwendigen Buchungsdimensionen wie Kostenstellenverteilungen oder Kostenartenaufteilungen möglich. Das erhöht vor allem die Analysemöglichkeiten für die Performancemessung durch automatische transparente Detailkostenzuteilung (zB Aufteilung von Leasingrechnungen, Telekomrechnungen, Fuhrparkrechnungen etc).

Schritt 2: Intelligente Verifikation und Optimierung der Informationen

Es erfolgt die Verifikation der ausgelesenen und gefilterten Informationen. Hier legt man für Rechnungen unterschiedlicher Lieferanten(-gruppen) den Vertrauenslevel fest. Wurden alle Informationen (wie zB Rechnungsnummer, IBAN, Bestellnummer etc) richtig ausgelesen, wird der Rechnung ein hoher Vertrauenslevel zugewiesen und zukünftig nicht mehr verifiziert. Sind Informationen fehlerhaft, werden die Anpassungen direkt auf der Plattform eingepflegt und das System angelernt, wie künftig diese Rechnung bzw Lieferanten(-gruppe) auszulesen ist.

Neben der Verifikation bietet die Plattform auf Basis der Erkenntnisse aus den historischen Daten auch noch weiterführende Informationen bzw die Identifikation von fehlenden Informationen. Dieses sogenannte Enrichment ist ein hilfreiches Feature. Etwa im Falle, dass Lieferanten die Angabe von kundenspezifischen Bestellnummern auf der Rechnung nicht angeführt haben bzw die Prediction durch die Lösung, welche Bestellnummer laut internem Bestellsystem eigentlich auf der Rechnung ausgewiesen werden sollte (zB PO Nummer gemäß SAP-MM Bestellung). Dies erleichtert die weitere Verarbeitung und das Clearing mit internen Bestellprozessen enorm.

Zusätzlich beinhaltet die Plattform sogenannte Validierungsregeln pro Land als Standardfunktion. Sie ermöglicht somit vor allem die grundsätzliche rechtliche Compliance-Prüfung von Rechnungen (zB länderspezifische rechtliche und steuerliche Vorgaben). Diese können natürlich angepasst bzw ergänzt werden. Zum Abschluss dieser Phase ist die Rechnung somit korrekt ausgelesen, validiert und um zusätzlich benötigte Informationen angereichert.

Schritt 3: Automatische Verbuchung der Rechnung

Im letzten Schritt der intelligenten Automatisierung erfolgt die automatische Verbuchung der Rechnungen im ERP-System. Hier werden auf Basis historischer Rechnungswesendaten die notwendigen Verbuchungsregeln automatisch ausgelesen, einmalig validiert und dann automatisiert in der Verbuchung abgearbeitet. Ein manueller Eingriff zB auf Basis eines verpflichtenden Vier-Augen-Prinzips kann hier bei Bedarf zwischengeschaltet werden. Grundsätzlich ist aber auch in diesem Schritt die „touchless“-Verbuchung das angestrebte Ziel der Unternehmen. Die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten ist durch den integrierten Audit Trail transparent dokumentiert. Sollten sich Verbuchungsregeln ändern, kann dies über manuell angelegte Regeln einfach und rasch in der Plattform definiert werden. Auch die Mehrmandantenfähigkeit ist standardmäßig gegeben. Dadurch können zB für Konzerne gesellschafts- oder länderspezifische Buchungsregeln in Ergänzung zu den Konzernregeln einfach berücksichtigt werden.

Zeit- & Geldersparnisse

Der größte Vorteil der Lösung: das Freischaufeln von derzeit gebundenen wertvollen personellen und finanziellen Ressourcen. Diese können dann für die wertschöpfende Datenanalyse und -interpretation eingesetzt werden. Neben den enormen Einsparungspotenzialen und Zeitersparnissen bietet die intelligente Automatisierung aber auch eine deutliche Qualitätsverbesserung:

  • vollständigere Informationen pro Rechnung
  • Nachvollziehbarkeit durch revisionssichere Dokumentation des automatisierten Rechnungsbearbeitungsprozesses
  • Sicherstellung, dass der vorgegebene P2P-Prozess auch tatsächlich entsprechend exekutiert wird

Aber auch die integrierten Datenanalysemöglichkeiten für das Controlling und den Einkauf sind ein wesentlicher Vorteil für die detaillierte Performancemessung. So kann die Wertschöpfung der Unternehmen laufend optimiert werden.

Autoren

Eberhard Bayerl

Michael Ginner