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Neues Rundschreiben der FMA zum Thema individuelle "Portfolioverwaltung gemäß WAG 2018"

WAG 2018

Die FMA veröffentlichte am 29.10.2018 ihr Rundschreiben zur "Konkretisierung der Anforderungen an interne Kontrollmechanismen zur Überwachung der Systeme und Verfahren zur Erfüllung der Berichtspflichten im Rahmen der Portfolioverwaltung gemäß WAG 2018", welches ab 01.01.2019 zu berücksichtigen ist.

Magdalena Ortner-Wolf

Senior Manager, Advisory

KPMG Austria

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Die FMA sieht § 32 WAG 2018 unter der Überschrift „Risikomanagement und interne Revision“ als Generalnorm zur Einrichtung von angemessenen internen Kontrollmechanismen. Im Zusammenhang mit den Berichtspflichten im Rahmen der individuellen Portfolioverwaltung gemäß § 60 Abs 1 WAG 2018 iZm Art 60 del VO (EU) 2017/565 ist die FMA der Ansicht, dass auch zu deren Erfüllung Systeme und Verfahren zu implementieren sind, die wiederum internen Kontrollmechanismen zu unterwerfen sind, um deren Einhaltung sicherzustellen.

Die wesentlichen Inhalte für Sie auf einem Blick:

  • Berichtspflichten in Zusammensetzung mit der Zusammensetzung und Bewertung des Portfolios: Die Zusammensetzung des Portfolios hat den mit dem Kunden vorab vereinbarten Anlagerichtlinien zu entsprechen. Aus Sicht der FMA stellt ein „Limitsystem“, welches geeignete Obergrenzen hinsichtlich der investierbaren Finanzinstrumente festlegt und auf die Anlagerichtlinien des jeweiligen Kunden abstellt, ein geeignetes Verfahren dar. Weiters sind Bewertungsverfahren zu etablieren, welche die nachvollziehbare Darstellung der Wertentwicklung des Portfolios durch Plausibilisierung der für die Bewertung herangezogenen Kurse ermöglichen (z.B. Abgleich mit Bewertung laut Depotauszug). 
  • Berichtspflichten in Zusammenhang mit Gebühren und Entgelten: Es ist ein revisionssicheres Verfahren zu implementieren, um sicherzustellen, dass die im Berichtszeitraum angefallenen Gesamtverwaltungsgebühren durch u.a. korrekte Ermittlung der Bemessungsgrundlagen sowie Anwendung der Berechnungsparameter und die Gesamtkosten im Zusammenhang mit der Leistungserbringung durch u.a. Erfassung von Transaktionskosten nach Plausibilisierung der Daten korrekt und vollständig dargestellt werden. 
  • Berichtspflichten in Zusammenhang mit dem Vergleich der Wertentwicklung des Portfolios mit der Vergleichsgröße, falls eine solche vereinbart wurde: Es ist ein Verfahren zu etablieren, um zu gewährleisten, dass der Vergleich der Wertentwicklung des Portfolios während des Berichtszeitraumes mit der Vergleichsgröße korrekt und vollständig dargestellt wird. Die Vergleichsgrößen können je nach Kundenvereinbarung variieren (z.B. Einzel- oder zusammengesetzte Benchmarks, Ertragsziele, Risikokennzahlen etc.). Abweichungsbandbreiten relativ zur Vergleichsgröße können ebenfalls mit dem Kunden individuell vereinbart werden. Die Einhaltung des Verfahrens zur korrekten Darstellung des Vergleichs kann z.B. durch ein Limitsystem sichergestellt werden.
  • Berichtspflichten in Zusammenhang mit Dividenden-, Zins- und sonstigen Zahlungen: Durch interne Kontrollmechanismen ist sicherzustellen, dass ein Verfahren eingehalten wird, dass die Angaben zum Gesamtbetrag korrekt und vollständig dargestellt werden. Der Rechtsträger hat die Gesamtergebnisse und die Daten, welche er von der Depotbank bzw. Verwahrstelle erhält, zu plausibleren. Dies kann bspw. mittels Abgleich mit Daten basierend auf Finanzinformationssystemen erfolgen. 
  • Berichtspflichten in Zusammenhang mit Kapitalmaßnahmen: IKS soll sicherstellen, dass redliche, eindeutige und nicht irreführende Informationen zu jeder einzelnen Kapitalmaßnahme (z.B. Ausübung von Stimmrechten, Entscheidungen bei Kapitalerhöhungen) erteilt werden, bei denen vom Portfolioverwalter eine aktive Entscheidung getroffen wurde, um dem Kunden ein wahrheitsgetreues Bild vom Vorgehen des Portfolioverwalters zu vermitteln. Die korrekte und vollständige Darstellung von Informationen in Bezug auf Kapitalmaßnahmen bei im Portfolio gehaltenen Finanzinstrumenten ist durch die Plausibilisierung der von der Depotbank bzw. Verwahrstelle oder Datenprovider erhaltenen Informationen zu gewährleisten. 
  • Berichtspflichten in Zusammenhang mit den ausgeführten Geschäften: Die periodisch zu übermittelnde Aufstellung hat für jedes im Berichtszeitraum ausgeführte Geschäft korrekte und vollständige Informationen (u.a. Handelstag, Ausführungsplatz, Menge, Stückpreis etc.) zu enthalten. Informationen der Depotbank bzw. Verwahrstelle zu ausgeführten Geschäften sind zu plausibilisieren. Korrekt sind die Angaben aus Sicht der FMA dann, wenn die ausgeführten Geschäfte zum Zeitpunkt der Ausführung den mit dem Kunden individuell vereinbarten Anlagerichtlinien entsprochen haben. Dies kann z.B. durch einen Pre-Trade-Check vor Ausführung jedes geplanten Geschäfts sichergestellt werden. Die Eignungserklärungen in den regelmäßigen Berichten können bspw. auf die durchgeführten Pre-Trade-Checks hinweisen.
  • Berichtspflichten in Zusammenhang mit der Wertentwicklung des Portfolios: Die Wertentwicklung des Portfolios in Bezug auf die -10%-Verlustschwellenwerte im Vergleich zum Beginn des Berichtszeitraumes ist laufend zu überwachen. Ein effizientes Verfahren z.B. in Form eines funktionierenden Limitsystems auf Basis von korrekten Daten ist zu etablieren, um die laufende und korrekte Ermittlung des Gesamtwertes des Portfolios sowie gegebenenfalls die zeitgerechte Übermittlung von Information an Kunden (spätestens am Ende des folgenden Geschäftstags) zu ermöglichen. Selbige Anforderungen gelten auch für Finanzinstitute, die ein Kleinanlegerkonto führen (bei kreditfinanzierten Finanzinstrumenten oder Geschäften mit Eventualverbindlichkeiten), wenn der Ausgangswert des betreffenden Finanzinstruments um 10 % fällt, sowie anschließend bei jedem weiteren Verlust in 10%-Schritten. 

Der Begriff „plausibilisieren“ (RZ 16) im Sinne des Rundschreibens bezeichnet die strukturierte, überschlagsmäßige Überprüfung von Ergebnissen bzw. zugrundeliegenden Daten auf Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz. Ziel ist das Erkennen von offensichtlichen Unrichtigkeiten, es beinhaltet keine Überprüfung sämtlicher Einzelwerte auf Korrektheit.

Für sämtliche Systeme und Verfahren zur Erfüllung der Berichtspflichten sind entsprechende effiziente Eskalationsprozedere vorzusehen, um zeitnah auf Überschreitungen von Grenzen und Limits reagieren bzw. notwendige Korrekturmaßnahmen einleiten zu können.

Zusammenfassend ergeben die Anforderungen des FMA Rundschreibens für die Betroffenen, wie etwa Kreditinstitute, Wertpapierfirmen sowie Verwaltungsgesellschaften und AIFMs im Rahmen der Erbringung von individueller Portfolioverwaltung gegebenenfalls einen Anpassungsbedarf ihrer internen Kontrollmechanismen betreffend unterschiedlichen Aspekten der Portfolioüberwachung sowie Berichtspflichten.

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