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Dimensionen - Schwerpunkt Digitalisierung - Fleißige Roboter

Fleißige Roboter

Fleißige Roboter

Digitalisierung und Robotics prägen nicht nur die Produktionsprozesse. Sie sind dabei, auch für die Abläufe im Rechnungswesen eine neue Ära einzuleiten. Immer mehr Unternehmen lagern Prozesse mittels Robotics Process Automation (RPA) an einen Softwarebot aus und nutzen damit ein großes Potenzial zur Prozessoptimierung und Kostensenkung.

In der produzierenden Industrie ist die robotergestützte Automatisierung von Fertigungsschritten unter Aufsicht weniger menschlicher Produktionsexperten bereits ein bekanntes Bild. Das hat in den letzten Jahren nachweislich und im hohen Maß zur Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung und vor allem auch Kostensenkung beigetragen. Noch nicht ganz so weit ist die Entwicklung der Abläufe in den Verwaltungs- und Supportprozessen, darunter auch im Rechnungswesen und der externen Finanzberichterstattung. Die meisten Unternehmen haben zwar intensiv in die unterstützende Informationstechnologie (zB SAP ERP Systeme, Data Warehouse) investiert. Die dazwischen liegenden Prozesse und der damit verbundene personelle Aufwand blieb aber bisher davon noch weitgehend unberührt. Aber auch in diesem Bereich spielen Automation und Robotics eine zunehmende Rolle.

Ausgangssituation

In vielen Unternehmen ist die IT Landschaft über die Jahre gewachsen und ihre Komplexität hat stetig zugenommen. Eine Verschlankung und Harmonisierung der IT Systeme fand nicht immer oder nicht im ausreichenden Umfang statt. Somit stehen zum Teil veraltete Legacy Systeme zunehmend isoliert da und sind nur mit unzureichenden Schnittstellen mit anderen Anwendungen verbunden. Selbst zwischen aktuellen Anwendungswelten (zB Mail-Server, SAP und Microsoft Office) läuft der Austausch von Daten ohne menschliches Zutun oft nicht reibungslos.

Die Überbrückung dieser Lücken und andere repetitive Aufgaben erfordern zusätzliche Mitarbeiter. Dies verursacht nicht nur relativ hohe Kosten, sondern ist auch fehleranfällig und stellt damit ein gewisses Prozessrisiko dar. Neue Technologien können nun auch in diesem Bereich Abhilfe schaffen.

Virtuelle Roboter

Wer hat sich nicht schon einen Assistenten gewünscht, an den langweilige und wiederkehrende Aufgaben delegiert werden können, um sich selbst auf Mehrwert schaffende Datenanalyse & -interpretation konzentrieren zu können?

Mit Robotics Process Automation (RPA) bietet sich eine attraktive Lösung, um solche repetitiven Geschäftsprozesse schnell und effizient zu automatisieren und an sogenannte „Bots“ auszulagern. Wer sich nun einen physischen Androiden à la „C-3PO“ vorstellt, der einen menschlichen Mitarbeiter am Arbeitsplatz ersetzt, schießt über das Ziel hinaus: Bei den Bots im Kontext von RPA handelt es sich um virtuelle Softwareroboter.

Diese Bots sind in der Lage, menschliche Inputs auf der ­grafischen Nutzeroberfläche von Anwendungen nachzuahmen. Sie imitieren zB Mausklicks und Tastatureingaben eines Mitarbeiters und können den Prozess dadurch rund um die Uhr autonom ausführen.

Dadurch können sie bereits vorhandene Applikationen bedienen, ohne dass Änderungen vorgenommen oder teure und anfällige Schnittstellen entwickelt werden müssen. Die Bots erkennen Schaltflächen, Textfelder und ähnliche GUI (Graphical User Interface)-Elemente und sind dadurch in der Lage, wie ein menschlicher Mitarbeiter Programme aufzurufen, Daten auszulesen, Formulare zu befüllen etc. Sobald ein Bot programmiert ist, kann er verschiedene Trigger wie zB den Eingang einer bestimmten E-Mail als Anlass nehmen, einen Prozess zu starten und eigenständig zu durchlaufen. Menschliche Eingriffe sind damit im Idealfall nicht mehr notwendig. Beispielsweise können im Rechnungswesen aufwendige Prozessschritte der Eingangsrechnungsbearbeitung inkl. Validierung der steuerrechtlichen Anforderungen und die abschließende Verbuchung mittels RPA automatisiert werden.

Der Mehrwert von RPA liegt neben der Prozess- und Kosteneffizienz vor allem auch in der Qualitätsverbesserung sowie im verringerten Dokumentationsaufwand in Hinblick auf Datenschutz & Compliance. Darüber hinaus können freiwerdende Ressourcen für andere – Mehrwert schaffende – Aufgaben eingesetzt werden (Abbildung 1).

Wo liegen die Grenzen?

Natürlich übersteigt die Komplexität mancher Prozesse noch die Möglichkeiten eines Bots – nicht alle Prozesse sind gleichermaßen für Automatisierung geeignet (siehe Abbildung 2).

Ideale Ergebnisse können in der Automatisierung von strukturierten, repetitiven Aufgaben erzielt werden, die klaren Regeln folgen. Dazu gehören systembezogene, monotone Aufgaben und regelbezogene, manuelle Aktivitäten. Aber auch zeitintensive routinemäßige Aktivitäten und solche mit einem hohen Transaktionsvolumen sind besonders geeignet.

Je klarer Entscheidungspfade definiert werden können und je strukturierter die zu bearbeitenden Daten sind, desto besser wird das Ergebnis sein. Beispiele für Prozesse, die sich üblicherweise gut automatisieren lassen, sind etwa: Rechnungsverarbeitung in der Kreditoren- & Debitorenbuchhaltung, Reporterstellung im laufenden Berichtswesen oder Mitarbeiter-Onboarding im Personalwesen.

Immer noch „Handarbeit“ bleiben kognitive Denk- und Analyseprozesse, bei denen Mitarbeiter ihr Erfahrungswissen einsetzen.

Quo vadis?

Robotics Process Automation wird sich in den kommenden Jahren stark in der Unternehmenslandschaft aller Branchen etablieren. Aufgrund der vergleichsweise günstigen Anschaffungskosten und geringen Einstiegshürde wird sich diese Technologie auch im KMU Bereich und sogar in Familienunternehmen durchsetzen. Neben der Etablierung als Standardsoftware in Unternehmen wird die Skalierbarkeit für Robotics Process Automation eine entscheidende Frage sein. Schafft es diese Technologie beispielsweise in Kombination mit anderen technologischen Ansätzen wie Chat Bots oder Machine Learning eine vollständige end-to-end Prozessautomatisierung zu ermöglichen, sind die Einsatzmöglichkeiten für RPA nahezu grenzenlos und nicht mehr nur auf regelbasierte, klar definierte Prozesse eingeschränkt.

Relevant auch für den Aufsichtsrat/Prüfungsausschuss

Die Umsetzung operativer Prozesse liegt nicht unmittelbar im Aufgabenspektrum eines Aufsichtsorganes. Dennoch sollte ein Aufsichtsrat am „Reifegrad“ des jeweiligen Unternehmens im Bereich der Automatisierung von Prozessen interessiert sein. Aufsichtsräte lassen sich dazu regelmäßig vom Vorstand oder von zuständigen Abteilungsleitern über die Entwicklung und Überlegungen im Unternehmen berichten. Automatisierte Prozesse und Kontrollen spielen auch im Bereich des Risikomanagements-Systems (RMS) eine wesentliche Rolle. Die Berichte über das RMS im Aufsichtsrat sind daher auch eine gute Gelegenheit, mehr über dieses Thema zu erfahren.

Hoch automatisierte und gut eingeführte Prozessschritte und damit verbundene automatisierte interne Kontrollen leisten einen wesentlichen Beitrag zum Funktionieren des internen Kontrollsystems im Bereich der Finanzberichterstattung. Das Wissen über solche Prozesse im Unternehmen unterstützt damit den Prüfungsausschuss bei seiner gesetzlich vorgesehenen Überwachung dieser Prozesse.


Autor

Eberhard Bayerl
Michael Ginner 

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